شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، من یکی از طرفداران پر و پا قرص توصیه‌های کاربردی شما هستم. به تازگی و برای اولین‌بار در یک سمت مدیریتی مشغول به کار شده‌ام. البته سابقا عضو ارشد واحدمان بودم و با تمام اعضای تیم ارتباط خوبی دارم. مدیر ما شرکت را ترک کرد و برای پذیرش یک سمت دیگر، راهی کانادا شد. اعضای تیم، من را به ناهار دعوت کردند تا اولین روز کاری من به‌عنوان یک مدیر را جشن بگیرند. همه چیز خوب پیش می‌رود. در ماه آینده در جلسات سالانه تعدیل و اصلاح پرداخت‌ها، بودجه‌ای را به افزایش حقوق کارکنان اختصاص خواهیم داد اما این مبلغ تنها کفاف هزینه‌های ضروری زندگی را می‌دهد. حقوقی که ما به کارکنان پرداخت می‌کنیم معقول است اما هیچ کارمندی دوست ندارد افزایش حقوقش ناچیز باشد. وقتی ترفیع رتبه گرفتم، حقوقم اضافه شد و کارکنانم می‌دانند که میزان افزایش حقوق من، بسیار بالاتر از افزایش حقوق آنهاست.

من و کارکنان بخش منابع انسانی در حال بررسی پرداخت‌ها هستیم تا ببینیم آیا حقوق کارکنان ما در مقایسه با سایر شرکت‌ها منصفانه است یا خیر. اما فعلا قصد ندارم درباره این پروژه با کارکنانم صحبت کنم چون نمی‌خواهم آنها را امیدوار کنم. هنوز نمی‌دانم این بررسی‌ها به کجا خواهد رسید. سوال اینجاست که چطور می‌توانم بدون هزینه یا با صرف کمترین هزینه، از کارکنانم تشکر و قدردانی کنم؟ با مدیرم صحبت کردم و به او گفتم که قصد دارم از شما مشورت بگیرم. او نیز از طرفداران شماست. به من گفت: «وقت آن رسیده که روش‌های جدید را امتحان کنیم. مثلا می‌توانیم یک مطالعه «امکان‌سنجی» ترتیب دهیم و ببینیم آیا قدردانی از کارکنان، بدون صرف هزینه ممکن است یا خیر. می‌توانیم این تحقیقات را از واحد شما آغاز کنیم و اگر نتیجه داد، آن را در سایر واحدها نیز اعمال کنیم.» مشاور عزیز، ما منتظر ایده‌های فوق‌العاده شما هستیم.

پاسخ:

دوست عزیز، ترفیع رتبه‌ات را به تو تبریک می‌گویم. راه‌هایی وجود دارد که می‌توانی بدون حتی صرف یک ریال از اعضای تیم خود تقدیر و تشکر کنی. این ایده‌ها را امتحان کن و بعدا به ما بگو که کدام یک را بیشتر پسندیدی. این روش‌ها از این قرارند:

۱) از کارکنان خود بپرس که ترجیح می‌دهند در کدام روز هفته، به جای حضور در محل کار، از خانه کار کنند. روز «کار از خانه» هر یک از کارمندان را مشخص کن. کارکنان می‌توانند کار از خانه را با یک نصف روز شروع کنند و پس از اینکه به این روش عادت کردید، نیمه روز را به یک روز کامل بسط بده. «انعطاف‌پذیری» یکی از بهترین شیوه‌های تشکر از کارکنان و از ارزنده‌ترین پاداش‌هایی است که می‌توانی به کارکنان خود تقدیم کنی.

۲) اگر بعضی از کارکنان نمی‌خواهند از خانه کار کنند، اجازه بده تا ساعات کار خود را مطابق با برنامه‌هایشان تغییر دهند.

۳) در بسیاری از شرکت‌ها مقررات سفت و سختی در رابطه با پوشش کارکنان وجود دارد. در این شرکت‌ها کارکنان موظفند همیشه یونیفورم یا لباس کاملا رسمی بپوشند. برای تشکر از کارکنان، می‌توانی قوانین سهل‌گیرانه‌تری اعمال کنی. بعضی از شرکت‌ها، تغییر در قوانین مربوط به پوشش را با «جمعه‌های خودمانی» آغاز کردند، یعنی کارکنان اجازه داشتند در روزهای جمعه با لباس غیررسمی در محل کار حاضر شوند. بعضی از این شرکت‌ها حالا این سیاست را در تمام روزهای هفته اجرا می‌‌کنند. حالا نه تنها استارت‌آپ‌های سیلیکون ولی، بلکه سایر شرکت‌ها نیز به مرور دریافته‌اند که نباید کارکنان را به پوشیدن لباس رسمی وادار کنند.

۴) از کارکنان بپرسید که دوست دارند چه کارها یا پروژه‌‌هایی را در سال جدید بر عهده بگیرند و ترتیبی دهید تا این فرصت به آنها داده شود.

۵) از مدیر ارشد اجرایی یا ‌عالیرتبه‌ترین مقامی که در دسترس‌تان است دعوت کنید تا در جلسه اعضای تیم شرکت کند. می‌توانید درباره استراتژی، چشم‌اندازهای مدیر ارشد، واحد خودتان یا سایر موضوعات مورد علاقه کارکنان صحبت کنید.

۶) همین حالا تقویم خود را بردارید و از کارکنان بپرسید که چه برنامه‌هایی برای سال بعد دارند. تعطیلات و برنامه‌های شخصی کارکنان را یادداشت کنید تا اگر در آینده کارمندی از شما درخواست مرخصی کرد، نه شما غافلگیر شوید و نه او ناامید شود.

۷) برای تک‌تک کارکنان، یک توصیه‌نامه صمیمانه لینکدین بنویسید. به آن‌ها بگویید: «اگر در آینده تصمیم به ترک شرکت گرفتید، خوشحال می‌شوم که ارزیابی عملکرد شما را در اختیار کارفرمای بعدی‌تان قرار دهم.»

۸) با تک تک کارکنان جلسات دو نفره تشکیل دهید. این جلسات باید طبق برنامه و به‌طور منظم تشکیل شوند. اگر مدت‌زمان جلسات 30 دقیقه است، بیشتر از 10 دقیقه درباره عملکرد کارمندتان صحبت نکنید. پس از 10 دقیقه، اجازه دهید او صحبت کند. از او بپرسید: «حالت چطور است؟ به چه فکر می‌کنی؟ چطور می‌توانم کمکت کنم؟» و بر اساس بازخوردهایش، سعی کنید به مشکلاتش رسیدگی کنید.

۹) به مدیرتان و مدیران ارشد سازمان بگویید که از عملکرد اعضای تیمتان راضی هستید. هر نظر مثبتی که درباره اعضای تیمتان می‌شنوید به خودشان انتقال دهید. به آن‌ها بگویید که وقتی بر مشکلات غلبه می‌کنند یا موانع را از سر راه برمی‌دارند، شما آن‌ها را می‌بینید و قدردان زحماتشان هستید. هیچکس از قدردانی خسته نمی‌شود.

۱۰) به کارمندان خود بگویید: «کارت را به روش خودت انجام بده. من به تو اعتماد دارم. اگر حس می‌کنی که خسته‌ای و در میانه روز، نیاز به استراحت داری، می‌توانی به خانه بروی. اگر قصد داری فردا صبح دیرتر در محل کار حاضر شوی، از قبل به من خبر بده و کسی را معطل خودت نکن. کارت را انجام بده و زندگی کن. یکی از وظایف من به‌عنوان مدیر این است که اجازه ندهم سیاست‌های نادرست، روی شما تاثیر منفی بگذارد. اگر در انجام وظیفه‌ام کوتاهی کردم، به من تذکر دهید.» اعتماد به کارکنان و احترام به شعور، تعهد و زندگی شخصی آن‌ها، پاداش‌هایی هستند که هر کارمندی آرزویش را دارد اما کمتر کسی این پاداش‌ها را دریافت می‌کند. یک فرصت عالی بر سر راه تو قرار گرفته است. به کارکنانت بگو که بدون سختکوشی و ایده‌های آن‌ها، موفقیت تو در سال جدید ممکن نیست. یک مدیر قابل اعتماد کسی است که از گفتن این جمله به کارمندش هراسی ندارد: «بیشتر از آنکه تو به من نیاز داری، من به تو نیاز دارم. بابت تمام تلاش‌هایت از تو متشکرم.»

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد - شماره 3990