شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| گاهی اوقات مذاکره کردن آسان است، اما برخی اوقات نیز که با عدم اطمینان بالایی مواجه هستیم، مذاکره کردن می‌تواند کار دشواری باشد. ما می‌خواهیم درباره نکاتی در زمینه مذاکره موثر صحبت کنیم که به شما کمک می‌کنند با مشتریان، همکاران و رییس خود موثرتر همکاری کنید. این نکات همچنین برای شرایط دیگر و تعامل‌های بین فردی نیز صادق هستند.


مروری بر فرآیند مذاکره
مذاکره فرآیندی است که در آن دو یا چند دسته با خواسته‌ها و اهدافی متفاوت به دنبال یافتن راهی قابل قبول برای موضوع مورد بحث هستند. از آنجا که مذاکره فرآیندی میان فردی است، شرایط مختلف در هر مذاکره متفاوت است و مواردی نظیر مهارت‌ها، گرایش‌ها و سبک‌های هر دسته بر آن تاثیر می‌گذارد. گاهی اوقات به مذاکره به عنوان فرآیندی ناخوشایند نگریسته می‌شود، چراکه مذاکره به معنی درگیری است، اما مذاکره نباید در دسته‌بندی احساسات بد و یا رفتار خشمگینانه قرار گیرد. درک بیشتر از فرآیند مذاکره این اجازه را به ما می‌دهد که مذاکرات‌مان را با اعتماد سازماندهی کنیم و احتمال نتایج مثبت برای هر دو جناح را افزایش دهیم.

محدودیت‌هایی که بر سر راه مذاکره موفق قرار می‌گیرند:

نگریستن به فرآیند مذاکره به عنوان جایگاهی برای رویارویی
مذاکره نباید رویارویی باشد. در واقع یک مذاکره موثر به عنوان فرآیندی شناخته می‌شود که در آن دسته‌های مختلف با هم همکاری می‌کنند تا راه‌حلی پیدا کنند، نه اینکه هر کدام برای بردن مسابقه و دستیابی به خواسته‌ها، تلاش کنند. به یاد داشته باشید که گرایش شما در مذاکره (به عنوان مثال گرایش دوستانه و یا خصمانه) نوع تعامل شما را مشخص خواهد کرد. اگر گرایش شما بر اساس رویارویی و درگیری شکل گرفته باشد، باید منتظر دعوا باشید.

تلاش برای بردن به هر قیمتی
اگر شما برنده باشید، باید بازنده‌ای نیز وجود داشته باشد و این موضوع ممکن است سبب بروز مشکلات بیشتری در آینده شود. بهترین رویکرد در مذاکره تلاش برای پیدا کردن راه‌حلی است که در آن هر دو جناح پیروز باشند.

احساسی شدن
احساسی شدن در جریان مذاکره امری طبیعی و البته مهم است. با این وجود، هر چه احساسی‌تر شویم، کمتر قادر خواهیم بود که رفتار خود را در مسیر سازنده بودن پیش ببریم. کنترل کردن احساسات امری بسیار مهم است.

عدم تلاش برای درک نفر مقابل
از آنجایی که ما به دنبال یافتن راه‌حلی پذیرفتنی برای هر دو جناح هستیم، باید خواسته‌های طرف مقابل را نیز درک کنیم. اگر خواسته‌ها و نیازهای طرف مقابل را ندانیم، قادر نخواهیم بود که به صورت مناسب مذاکره کنیم. گاهی اوقات هنگامی که برای درک خواسته‌های طرف مقابل زمان صرف می‌کنیم، درمی‌یابیم که اختلافات قابل توجهی وجود ندارد.

تمرکز کردن روی شخصیت‌ها و نه روی مشکلات
ما تمایل داریم در مواردی که از طرف مقابل مذاکره خوشمان نمی‌آید، با تمرکز روی منفور بودن فرد در نظرمان، تمایلی به پیش بردن فرآیند مذکره از خود نشان ندهیم. زمانی که این اتفاق بیفتد، مذاکره موثر غیرممکن است. بسیار مهم است که روی موضوع تاکید کنیم و مخالفت‌ها و ناسازگاری‌هایمان را کنار بگذاریم.

مقصر دانستن طرف مقابل
در هر کشمکش یا مذاکره، هر یک از طرف‌های مذاکره در بهتر یا بدتر شدن اوضاع سهیم‌اند. اگر فرد مقابل را در به وجود آمدن شرایط ناخوشایند مقصر معرفی کنید، موقعیت بدی ایجاد کرده‌اید. اگر مسوولیت مشکل ایجاد شده را بر عهده بگیرید، روح همکاری را پرورش خواهید داد.

برخی نکات مهم در مذاکره
پرسش در باره رویکرد و تفکرات دیگران
در فرآیند مذاکره از سوالاتی استفاده کنید تا دریابید که دغدغه‌ها و نیازهای دیگران کدامند. مثال‌هایی برای چنین تلاش‌هایی عبارتند از: از دست من چه کمکی برمی‌آید؟یا نظرتان درباره پیشنهاد من چیست؟
زمانی که به اظهارنظرها و دغدغه‌های دیگران گوش می‌دهید، واکنش‌ نشان دهید تا مطمئن شوند که درست شنیده‌اید.
به عنوان مثال: «اگر درست برداشت کرده باشم، شما می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که تلفن‌ها در هنگام صرف ناهار پاسخ داده می‌شوند. درست می‌گویم؟»

خواسته‌های خود را بیان کنید
دیگران باید بدانند که شما چه خواسته‌هایی دارید. مهم است که علاوه بر ذکر خواسته‌های تان، علت چنین خواسته‌هایی را نیز بیان کنید. گاهی اوقات ممکن است مخالفت‌ها در روش حل مشکل باشند، نه درباره هدف کلی.

پیشاپیش گزینه‌هایی را آماده کنید
قبل از آنکه وارد مذاکره شوید، گزینه‌هایی آماده کنید تا اگر راه‌حل ترجیحی شما مورد قبول واقع نشود، بتوانید آنها را پیشنهاد کنید. پیش‌بینی کنید که چرا ممکن است دیگران در مقابل پیشنهاد شما مقاومت کرده و برای مقابله با گزینه‌های دیگر آماده شوند.

مشاجره و استدلال نکنید
مذاکره پیدا کردن راه‌حل است، اما استدلال کردن تلاشی است در راستای اثبات اینکه دیگران اشتباه می‌کنند. ما می‌دانیم هنگامی که مذاکره جای خود را به تلاش طرفین برای اثبات اشتباه کردن طرف مقابل بدهد، هیچ پیشرفتی حاصل نمی‌شود. زمان خود را با استدلال کردن تلف نکنید. اگر با چیزی مخالف هستید، مخالفت خود را به آرامی، اما قاطعانه بیان کنید. خود را درگیر منازعات قدرت نکنید.

زمان‌بندی را در نظر بگیرید
زمان‌های خوب و بدی برای مذاکره وجود دارد. زمان‌های بد شامل موقعیت‌هایی هستند که در آنها: در هر یک از طرفین میزان آشفتگی بالا باشد، هر یک از طرفین درگیر مسائل دیگر باشند و میزان استرس زیاد باشد.
مذاکرات را در زمان مناسب انجام دهید تا از این مشکلات دوری کنید. اگر در حین مذاکرات چنین مشکلاتی ظهور کنند، یک دوره استراحت یا برنا‌مه‌ریزی مجدد می‌تواند مفید باشد.

نتیجه‌گیری
مذاکره یک فرآیند پیچیده است، اما ارزش خوب یاد گرفتن را نیز دارد. اگر به یاد داشته باشید که مسوولیت موفقیت یا شکست مذاکرات را بر عهده دارید و اگر نکات ذکر شده در این مقاله را رعایت کنید، فرآیند مذاکره آسانتر به نظرتان خواهد رسید.


منبع: www.donya-e-eqtesad.com