شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- یک بسته رسانه ای سندی است که حاوی اطلاعات مهم درباره کسب و کار، محصول یا رویداد است. آنها اساسا برای رویدادها و ارائه محصول یا خدمت استفاده می شوند و در اختیار خبرنگاران قرار می گیرند تا بتوانند با توجه به آن داستان خودشان را تنظیم کنند.

نقطه بسته رسانه ای این است که بایستی برای یک خبرنگار چشم نواز باشد و آنها را برای نگارش مقاله یا انجام یک مصاحبه ترغیب کند. این همچنین باید فروشگاهی یک مرحله ای برای همه اطلاعاتی باشد که روزنامه نگاران به آن نیاز دارند.

در گذشته بسته رسانه ای اغلب در یک فایل مقوایی قرار می گرفت، اما اکنون به برکت انقلاب دیجیتال، بیشتر بسته های رسانه ای در قالب پی دی اف هستند و شما می توانید آن را در وبسایت خود آپلود کرده یا در ایمیلی ضمیمه کنید.

بسته رسانه ای باید شامل چه مواردی باشد؟
بسته به کسب و کار شما یا دلیلی که می خواهید از یک بسته رسانه ای استفاده کنید، این فهرست ممکن است متفاوت باشد. اما موارد اصلی معدودی وجود دارند که همیشه باید در بسته رسانه ای موجود باشند و سبب می شوند که بسته رسانه ای تا حد ممکن موثر باشند.

1. اطلاعات تماس: شامل جزئیات شخصی که می خواهد مصاحبه شود، یک شماره تماس روابط عمومی یا هر شخص مرتبط دیگر.

2. اطلاعات درباره شرکت یا شخص: شامل چکیده ای کامل برای کمک به روزنامه نگاران و اطلاعات جذابی که آنها برای بدست آوردن آن نیاز به تحقیق دارند. سعی کنید که این اطلاعات از سه پاراگراف برای هر شخص تجاوز نکند.

3. یک گزارش رسانه ای: خبرنگارانی که می خواهند از روندها مطلع شوند و جزئیاتی را درباره رویداد داشته باشند. گزارش مطبوعاتی شما باید شامل نقل قول هایی از شخصی که مصاحبه با وی ممکن است باشد.

4. تصاویر: اطمینان حاصل کنید که تصاویری را در بسته رسانه ای خود قرار دهید که روزنامه نگاران بتوانند برای داستان های خود از آن استفاده کنند. اکثر خبرنگاران نیازمند تصاویر با کیفیت هستند اما اگر فضای کافی برای ارسال تصاویر با کیفیت ندارید، می توانید یادداشتی در بسته رسانه ای خودتان قرار دهید که در آن گفته شده خبرنگاران می توانند برای دریافت تصاویر با کیفیت به دفتر روابط عمومی تماس بگیرند.

برخی گزینه های دیگر که به اندازه موارد فوق اساسی نیستند اما شما ممکن است بخواهید به آنها فکر کنید عبارتند از:
1. توصیه های از مشتریان و مصرف کنندگان: مشتریان راضی شما بهترین بازاریابان هستند. از بهترین توصیه های آنها برای نشان دادن اعتبار خود استفاده کنید.

2. گزارش سالانه: اگر کسب و کار شما در زمینه ای است که خبرنگاران به گزارش سالانه شما علاقه دارند، مطمئن شوید که برای دسترسی آسان یک نسخه از آن را در بسته رسانه ای خودتان بگنجانید.

3. سایر حقایق جذاب: نمای کلی از هرچیز دیگر اعم از فرد یا کسب و کار ممکن است برای روزنامه نگاران جالب باشد. به خاطر داشته باشید که خبرنگاران همیشه دنبال زوایای جذاب هستند بنابراین کار را برای آنها آسان کنید.

4. نمونه های محصول: اگر محصولی را تولید می کنید، نمونه هایی از آن را همراه با بسته رسانه ای خود برای خبرنگاران ارسال کنید، آنها سعی می کنند محصولات شما را برای خودشان بردارند.

5. پوشش های خبری اخیر: اگر شما اخیرا توانسته اید پوشش خبری را از سایر نشریات دریافت کنید، آن را برای نمایش اعتبار و ثبات اجتماعی خود مطرح نمایید.

بسته رسانه ای را برای کجا ارسال کنید؟

همانطور که گزارش مطبوعاتی و پیچ های رسانه ای خودتان را ارسال می کنید، دانستن اینکه بسته رسانه ای خود را چه زمانی و کجا ارسال کنید، حیاتی است. پیش از ارسال آن به همه رسانه ها، زمانی را صرف تحقیق برای نشریات و مطبوعات انجام دهید تا بدانید که احتمال بیشتر برای دریافت پوشش رسانه ای از کدام یک بیشتر وجود دارد.

شما می خواهید ایمیل های شخصی را برای هر یک خبرنگاران به همراه معرفی خودتان، شرکتتان ارسال کنید و طی آن توضیح دهید که بسته مطبوعاتی را برای چه ارسال می کنید. این به شما کمک می کند که ارتباطی را با شخصی که می خواهید به او دسترسی پیدا کنید برقرار نموده و دقیقا آن را برای فرد مورد نظرتان ارسال کنید و از ارسال آن برای 100 نفر دیگری که هرگز بهایی به بسته رسانه ای شما نمی دهند پرهیز کنید.

اگر شما می خواهید که نمونه ای از محصول خودتان را برای آنها ارسال کنید، آگاه باشید که برخی رسانه ها قواعدی را برای دریافت هدیه دارند. اگر شما مطمئن نیستید، پیش از ارسال بسته رسانه ای با رسانه تماس بگیرید و بسته رسانه ای خودتان را بسیار عجیب ارائه نکنید.

بسته های رسانه ای الزاما برای همه زمان ها مورد استفاده قرار نمی گیرند بلکه برخی اوقات در جهان روابط عمومی مورد نیاز هستند.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)