شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، جلسات و گردهمایی های مرتبط با کسب وکار برای هر شرکتی یکی از بهترین اتفاقات ممکن خواهد بود. در این جلسات امکان آشنایی با مدیران سایر برندها، پایه ریزی همکاری، مذاکره روی همکاری  در راستای زنجیره تولید و همچنین تشکیل اتحادیه به منظور ساماندهی امور صادراتی وجود دارد. از سوی دیگر در کنفرانس های تخصصی، هدف اصلی ارتقای دانش مدیران و کارمندان است.

در چنین کنفرانس هایی علاوه بر امکان آشنایی با سایر مدیران، دانش و مهارت افراد نیز به طور قابل ملاحظه ای به روز می شود. با این حال تمامی این دستاوردها در صورتی رنگ واقعیت به خود خواهند گرفت که آن جلسه به صورت کاملا برنامه ریزی شده و مفید برگزار شود. در عین حال شایان ذکر است که کارها همیشه به صورت مناسب پیش نمی روند.

وقوع مشاجره و در مراحل شدیدتر زدوخوردهای غیر قابل باور حاصل خروج جلسات از روال عادی خود هستند. جای هیچ تردید وجود ندارد که باید از وقوع چنین اتفاقاتی جلوگیری شود. با این حال بررسی علت وقوع این حوادث در وهله نخست اهمیت بیشتری در مقایسه با جلوگیری از آنها دارد.

به طور معمول هدف از شرکت افراد در جلسات و کنفرانس ها، استفاده از مزایای آن  است. در شرایطی که جلسات فاقد چنین ویژگی هایی باشند، اختلافات به آرامی ظهور کرده و در برخی موارد غیر قابل کنترل می شوند. اگر بخواهیم علت اصلی این مشاجرات را در یک جمله خلاصه کنیم، باید گفت افراد به هیچ وجه مایل به هدر دادن وقت گرانبهای خود نیستند و این گردهمایی ها دقیقا همین کار را انجام می دهند.

ایده

بهترین راه برای جلوگیری از رخ دادن مشاجره و کدورت های ناشی از آن، دقت در تنظیم محتوای نشست هاست. در واقع اگر کیفیت جلسات در حد بالایی باشد، دیگر دلیل برای وقوع اختلافات و به تبع  آن بدنامی برگزار کننده جلسه وجود نخواهد داشت. در همین راستا و به عنوان برگزار کننده یک کنفرانس، شما باید علاوه بر تنظیم دقیق محتوا، سازوکار اجرایی جلسه را نیز به شیوه مناسب سازماندهی کنید.

توصیه ابتدایی در این زمینه انتخاب رئیس جلسه است. در واقع بدون وجود یک نفر برای ریاست جلسه، این گردهمایی ممکن است به هر سویی منحرف شده و در نهایت بدون هیچ دستاورد مشخصی به پایان برسد.

 بنابراین در انتخاب ریاست جلسه نهایت دقت را به خرج دهید. شخصی را انتخاب کنید که علاوه بر دانش کافی در موضوع کنفرانس، قدرت کنترل و هدایت افکار شرکت کنندگان را نیز داشته باشد. اگرچه پیدا کردن فرد مناسب در این زمینه می تواند بسیار دشوار باشد، با این حال در مقایسه با نتیجه رضایت بخشی که در پی خواهد داشت کاملا ارزش صرف وقت و هزینه بالا را دارد.

در وهله بعد، سازماندهی سیستم مناسب در راستای سهولت ارائه پرسش ها از اداره کنندگان جلسه و به خصوص سخنران ها ضروری است. طبق تحقیقات به عمل آمده اغلب نارضایتی های افراد از جلسات، مربوط به عدم امکان طرح پرسش در آن نشست هاست.

به این ترتیب بهتر است در جلسات کوچک از روش معمول توزیع برگه های کاغذ و در نشست های وسیع تر از کلیدهای مخصوصی در راستای درخواست فرصت پرسش استفاده کنید. کلیدها روی هر صندلی نصب شده و شرکت  کنندگان با فشار آن اعلام می کنند که قصد طرح پرسشی را دارند.

همچنین اگر در زمینه کنفرانسی که قصد برگزاری آن  را دارید صاحب نظر بوده و اطلاعات کافی دارید، ریاست آن توسط شخص شما می تواند یک دستاورد بزرگ دیگر را نیز به ارمغان آورده و بر اعتبار حرفه ای  شما بیفزاید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

مزایای استفاده از فرد مناسب به عنوان رئیس جلسه عبارت است از:

- نشست به طور بهتری روی اهداف خود متمرکز شده و به آن دست خواهد یافت.

- پرسش شرکت کنندگان به طور کامل توسط ریاست جلسه که آگاهی مناسبی در خصوص محور نشست دارد، پاسخ داده خواهد شد.

- رئیس جلسه، همانطور که در قسمت قبل ذکر شد بهتر است از میان اساتید آن حوزه انتخاب شود و توان جمع بندی مطالب نشست را داشته باشد، به این ترتیب خروجی جلسات بسیار بهتر خواهد بود.

- کنفرانس به صورت کاملا تجاری اداره خواهد شد و اهداف شرکت کنندگان نیز از حضور در آن محقق می شود.

منبع: فرصت امروز