شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- معمولا برای تدوین گزارش های اداری به شیوه فوق عمل می شود ولی از آنجا که روابط عمومی ها تامین کننده بخشی از اخبار و مطالب مطبوعات می باشند آشنایی کارشناسان روابط عمومی با ساختار گزارش مطبوعاتی ضروری به نظر می رسد به همین جهت شیوه تهیه و تنظیم گزارش مطبوعاتی را نیز به اختصار بررسی می کنیم.

گزارش گر کیست ؟

گزارش مطبوعاتی تلفیق (( خبر )) و (( تحقیق )) می باشد به علاوه بازسازی هنرمندانه صحنه ها، موضوعات، حوادث و واقعیت مهم زندگی اجتماعی ))

 گزارش را می توان کاملترین کار روزنامه نگار یدانست چرا که مجموعه عناصر روزنامه نگاری را در خود دارد در گزارش خبر، مصاحبه و هنر مقاله نویسی به نوعی وجود دارد دید و شم خبری و دانش و اطلاعات اجتماعی نویسنده نیز شرط مهمی است همچنین روش تحقیق که یکی از دروس مهم رشته روزنامه نگاری است کاربرد پیدا می کند. در تعریف گزارش گر و در یک جمله کوتاه می توان گزارشگر را کسی دانست که می تواند حواس خود را به خواننده و بیننده، یعنی حوادث و واقعیات را به طور عینی منعکس نماید و علاوه بر آن بتواند مفصل و تحلیل گر خوبی باشد.

انواع گزارش

 گزارش را می توان به انواع مختلفی تقسیم کرد و مطبوعات بسته به دوره انتشار و زمینه انتشارشان می تواند اقدام به تهیه و انتشار گزارش نمایند ولی در مجموع هیچ محدودیتی برای استفاده از انواع گزارش در نشریات مختلف وجود ندارد.

1. گزارش های خبری :

گزارش از رویدادها، سخنرانی ها، کنفرانسها، مجامع، مراسم مختلف، گزارش درباره خبری که اتفاق افتاده یا در شرف وقوع است یا در آینده اتفاق خواهد افتاد در این قالب گزارش تدوین می شود. این گزارش شکل گسترش یافته خبر است که در خلال آن مخاطب با جزئیات بیشتر در مورد کم و کیف یک رویداد آشنا می شود.

2. گزارش های تحقیقی و اجتماعی:

 این نوع گزارش ها مسایل، مشکلات و واقعیت های اجتماعی موجود در جامعه را با توجه به شرایط خاص مکانی و زمانی و نیازهای عمومی بررسی می کند.

3. گزارش از محل:

 این نوع از گزارش بر اساس بازدید از محلی خاص تهیه می شود و برای مخاطبان خود جاذبه خاصی دارد مثل بازدید از آثار باستانی کارخانه ای مجهز، طبیعت یک منطقه و... در تهیه این نوع گزارش، گزارشگر باید در نظر داشته باشد که با توصیف و فضا سازی امکان تجسم محل را در ذهن مخاطب به وجود آورد. در واقع گوش، چشم و حواس گزارشگر، باید حواس کلیه مخاطبان او باشد همچنین گزارشگر برای ذکر تاریخچه و مشخصات جغرافیایی محل نباید به صورت مستقیم و مشابه کتب درسی عمل کند بلکه این مشخصات تاحد امکان باید به شکل هنرمندانه در میان توصیف ها و تصویر ها مطرح شوند.

4. گزارش از شخص:

 این گونه گزارش ها هم می تواند در مورد اشخاص معروف و سرشناس باشد - چرا که بسیاری از مردم تمایل دارند بیشتر در مورد وضعیت زندگی و شخصیت آنها بدانند - و هم در این گونه گزارش ها افراد غیر مشهور و گمنام که شخصیت زندگی، کار با خصوصیات آنها برای مخاطبان جاذبه داشته باشد، می توانند سوژه این گزارش ها واقع شوند. تهیه گزارش درباره شاعران، نویسندگان دانشمندان، استادان و مخترعان و افراد موفق در حرفه های مختلف از این نمونه گزارش می باشد.

5. گزارش سفر:

این نوع گزارش ها بر اساس یافته ها و دست آوردهای خبرنگاران و گزارشگران در جریان سفرهای حرفه ای یا غیر حرفه ای تدوین می شود. همچنین باید درنظر داشته باشیم که گزارش سفر با سفرنامه نویسی فرق می کند چرا که در گزارش سفر انتخاب سبک گزارش بسته به اقتضای موضوع و سلیقه گزارشگر تا حدودی آزاد است در حالی که سفر نامه اساساً به سبک تاریخی و به ترتیب وقوع رویدادها و سیر مشاهدات شکل می گیرد از طرفی هم در گزارش سفر، گزارشگر محور گزارش نمی باشد بلکه آنچه می بیند و می یابد بطور دقیق بازگو می کند ولی در سفرنامه، نویسنده محور می باشد.

6. گزارش عملی - تخصصی:

رویدادها یا موضوعات علمی در زمینه های تخصصی همچنین انعکاس عملکردها، موفقیت یا شکست مراکز و مؤسسات علمی - تحقیقاتی در قالب این نوع از گزارش تشریح می شود. اکتشافات علمی، یافته ها و موفقیت های پزشکی، ارایه یک الگوی جدید تولید و با صرفه برای تولید یک کالا، و .... از جمله نمونه های قابل ذکر در این باره می باشد.

7. گزارش های مصور:

یکی دیگر از انواع گزارش، گزارش های مصور می باشد که در آن واقعیت ها، رویدادها و اطلاعات با بیان علمی و تصویر مطرح می شود و مثل صحنه های مربوط به یک حادثه غیر مترقبه همچون زلزله یا نحوه کمک رسانی به آسیب دیدگان، جنگ و درگیری گروه ها در واقع این گونه گزارش ها زمانی کاربرد دارد که جنبه تصویری موضوع قویتر و بر جسته تر از زبان نگارش است.

مراحل عملی تهیه گزارش

1. تعیین موضوع: موضوعاتی که برای تهیه گزارش و درج در روزنامه ها انتخاب می شود باید اولاً موضوع (( روز )) باشد یعنی تا گزارش تهیه می شود مطلب کهنه نشود ثانیاً فراگیری و پوشش هر چه وسیعتر داشته باشد. درمورد مجلات نیز بسته به تخصص و زمینه ای که در آن  بستر حرکت می کنند سوژه های متناسب انتخاب می شود غالباً در روزنامه ها دست برای انتخاب سوژه بازتر است زیرا روزنامه عام تر است و مخاطبانش از هر قشر و گروهی هستند ولی مجله معمولاً مخاطبانی دارد که علاقه مند به مالب بخصوص هستند.

2. مطالعه ابتدایی روی موضوع:  بعد از تعیین سوژه گزارش، گزارشگر یک مطالعه ابتدایی را روی موضوع شروع می کند تا آشنایی اولیه با کم و کیف مسئله پیدا شود برای این کار منابع مختلفی در اختیار گزارشگر است که در مطبوعات و رادیو، تلویزیون می توان از آرشیو آنها استفاده کرد یا اینکه در کتابخانه نشریات آماری و ... به دنبال مطالب مورد نظر جستجو کرد.

 در واقع اگر گزارشگر بدون مطالعه و زمینه قبل به دنبال تهیه گزارش برود در تمام مراحل با مشکل و سردرگمی روبرو می شود همچنین گزارشگری که در حوزه کاری خود مطالعه و اطلاعات داشته باشد بتدریج و بعد از مدتی کار کردن بصورت یک کارشناس و صاحب نظر در آن رشته و زمینه در می آید.

3. گفتگو با مردم: یک پای ثابت اکثر گزارش های اجتماعی مردم هستند. مگر در مورد نادری که با مردم در آن مورد اطلاعاتی ندارند و یا موضوع بطور خاص به مسئولان مربوط می شود. در این مرحله، گزارشگر با اطلاعات اولیه ای که درباره موضوع دارد به میان مردم می رود و به کمک نمونه گیری با مردم مصاحبه می کند. گزارشگر باید یکوشد که با همه گروهها و اقشار ذیربط و ذینفع در مسئله گفتگو کند. اما درپاره ای اوقات ممکن است، افراد مورد مصاحبه - مردم - اطلاعات چندانی راجع به موضوعی خاص نداشته باشند که از گزارشگر وظیفه دارد در این موارد اطلاعاتی درست و بیطرفانه به مصاحبه شونده بدهد و بعد از او نظر خواهی کند.

4. نظر خواهی از کارشناسان: در این مرحله گزارشگر به سراغ کارشناسان و صاحبنظران می رود و در زمینه مسایل مور نظر از آنها سئوالاتی می کند چرا که کارشناسان معمولاً بیطرف تر از مسئولان هستند و بدون ملاحظات اداری می توانند نظرات صائب تری درباره موضوع بدهند و نظرات آنها  علاوه بر اینکه تکمیل کننده گزارش است، می تواند از  زوایه انتقادی در گزارش وارد شود و هم اینکه راه حل معقول و منطقی برای مسائل ارایه دهند.

گزارشگر در تمام مراحل تهیه گزارش

در جریان تهیه گزارش، گزارشگر یکسری مشاهدات و دریافت های شخصی دارد که این مشاهدات اگر در روند تهیه یک گزارش خبری باشد و در فضایی که موضوع جریان داشته یا محلی که اتفاق افتاده، مشاهدات شخصی اهمیت بیشتری پیدا می کند. گزارشگر می تواند در برخی موارد و گزارش ها، برداشت و تلقی خاصی نسبت به موضوع گزارش داشته باشد.

اما باید نظرات خود را طوری مطرح کند که کاملاً مشخص باشد نظر خود اوست ولی در هر حال اصل بیطرفی گزارش و گزارشگر که معیار آن واقعیت ها و قاونمندی های عینی اجتماع است نباید فراموش شود.

گفتگو با مسئولان: مجموعه اطلاعات و نتایجی که گزارشگر تا اینجا از مطالعات اولیه، گفتگو با مردم، گفتگو با کارشناسان و مشاهدات شخصی و عینی خود به دست آوردن با مسئولان در میان گذاشته می شود تا سئوالات، ابهام ها  و مشکلات از سوی آنها پاسخ داده شود و اگر طرح، برنامه، نظر یا توضیحی روشنگرانه وجود دارد مطرح شود. وقتی مرحله جمع آوری اطلاعات به پایان رسید گزارشگر باید به کار تنظیم و نوشتن گزارش بپردازد و در این  راه می تواند از سبک های مختلف استفاده کند ولی باید توجه داشته باشد برای نوشتن هر گزارش سبک مناسبی را انتخاب کند و بالطبع در هر مورد همه تکنیک ها نمی تواند به یک میزان جاذبه، گیرایی و در عین حال رسایی به گزارش بدهد.

لیدنویسی در گزارش: نخستین کاری که یک گزارشگر بعد از تهیه مواد خام برای نوشتن گزارش انجام می دهد نوشتن (( لید )) گزارش است. لید همچنان که در خبر، مصاحبه و... از مهمترین عناصر نگارش است. در گزارش، حساسیت و اهمیت مضاعف دارد چرا که گزارش نسبت به مصاحبه و خبر حجم بیشتری دارد و وقت و حوصله بیشتری را می طلبد بنابراین اگر لید گزارش در نهایت زیبایی، انسجام، روانی و رسایی نباشد خواننده به مطالعه گزارش ترغیب نمی شود و همچنین باید توجه داشت که لید در عین حال که چکیده مهمترین مطالب گزارش را در بردارد نباید چنان فشرده نوشته شود که متن و دیگر بخش های گزارش ضرورت و اهمیت خود را از دست بدهد. از طرفی لید نویسی را نباید با مقدمه نویسی اشتباه گرفت. در بسیاری موارد مقدمه نوعی تعاریف و تبلیغات است و در واقع دور کردن خواننده از اصل و اوج موضوع است در حالیکه لید حساس ترین بخش گزارش است که با پرهیز از حشو وزواید خواننده را با عصاره و چکیده گزارش آشنا می سازد.