شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، مدیران کسب‏وکارهای کوچک دوست دارند که همه کارها را خودشان انجام دهند. آنها محصولات و خدمات خود را می‌شناسند و می‏دانند که چه‌چیز را می‌خواهند ارائه کنند، چگونه تحویل دهند، چگونه به بازار عرضه کنند و پرداخت‌های آن چگونه باشد. اما هنگامی که فعالیت یک کسب‌وکار زیاد می‌شود، رسیدگی به همه امور مشکل می‌شود و مدیران مجبورند کارها را به تیمی جدید محول کنند. واگذاری مسوولیت‌های مهم یکی از سخت‏ترین تصمیمات مدیران است به‌خصوص اگر در زمان رشد کسب‏وکار اتفاق بیفتد.

نقش اصلی شما به‌عنوان مدیر یک کسب‏وکار، نظارت بر همه امور است.باید توجه داشته باشید که شما باید برای اطمینان از درست انجام شدن کارها استراتژی‏های درستی به‌کار ببرید تا به این ترتیب افراد مناسب در جایگاه‏های مناسب گذاشته شوند.

شش استراتژی که به شما در اتخاذ تصمیم واگذاری امور به افراد کمک می‌کند به شرح زیر است:

1. مشخص کنید چه کسی چه کاری را باید انجام دهد.

اگر به جای اینکه در راستای رشد کسب‌وکارتان افرادی را استخدام کنید، براساس نیاز این کار را انجام دهید، تعریف نقش‏ها و مسوولیت‏ها به راحتی از بین می‌رود. عناوین کلی و شرح شغلی نامشخص برای چند سال اول جوابگو است. ولی با رشد کسب‏وکار، سرمایه‏گذاران و کارمندان به دنبال ساختاری روشن هستند. عناصر ساختاری را با دقت تعریف کنید و یک چارت سازمانی تعیین کنید. سرمایه‏گذاران و تامین‏کنندگان به دنبال نقش و مسوولیت‏های معین برای قضاوت در مورد پتانسیل کسب‏وکار شما هستند. کارمندان نیز به دنبال رضایت شغلی و رشد شخصی خواهند بود.در اولین فرصت استراتژی و ساختار را ایجاد کنید. باید صادقانه مهارت‌ها و توانایی‌های فردی را دریابید تا بتوانید از آنها در جایگاه مناسب بهره ببرید. یک گام به عقب برگردید و چگونگی رشد کسب‏وکارتان را ارزیابی کنید. ببینید برای رسیدن به موفقیت چه چیزهایی نیاز دارید، در مورد همه نقش‏ها و افرادی که برای رسیدن به رشد و موفقیت نیاز دارید فکر کنید. حتی اگر نمی‏توانید همه‌افراد موردنیازتان را استخدام کنید، بهتر است یک برنامه‌ریزی و خط مشی بلندمدت برای رشد کسب‏وکار داشته باشید.

2. وظایف و نتیجه موردانتظار هرکدام را مشخص کنید.

قبل از تفویض یک وظیفه، مشخص کنید که چه چیزی برای موفقیت آن لازم است و چگونه می‏خواهید این موفقیت را اندازه‏گیری کنید. سپس این تعاریف را با اعضای تیم درمیان بگذارید. بعد از تکمیل همه وظایف، با آنها به بررسی عینی نتایج بپردازید.

3. مسوولیت‌پذیری را ترویج دهید.

پس از اینکه نقش‏ها و مسوولیت‏ها را تعریف کردید، می‌توانید برای توانمندسازی تیم خود اقدام کنید. دستورالعمل‏ها برای کارمندان خسته‌کننده هستند اما سپردن مسوولیت به آنها این‌گونه نیست. با دادن آموزش‏های مرتبط به کارمندان می‌توانید الهام‏بخش آنان باشید و به آنها توضیح دهید که نقش آنها در پیشرفت و موفقیت کسب‏وکار بسیار موثر است، سپس مسوولیت کارها را به ایشان واگذار کنید.با ترویج مسوولیت‌پذیری در میان کارمندان، نیازی به کنترل جزئی کارها ندارید و زمان کافی را برای تمرکز روی نقش خود و لذت بردن از آن به‌عنوان یک مدیر خواهید داشت. برای پیشرفت کسب‏وکارتان باید حتما این کار را انجام دهید.

4. در فرآیند تصمیم‌گیری دموکراسی ایجاد کنید.

زمینه مسوولیت‌پذیری را در کارمندان خود ایجاد کنید و به آنها اجازه دهید تصمیم‏های مستقل بگیرند. این کار در ابتدا غیرممکن به نظر می‌رسد؛ ولی واگذاری کار به افراد توانمند، هم در زمان انجام کارها صرفه‌جویی می‏کند و هم از بحث‏های بی‌نتیجه جلوگیری می‏کند. می‏توانید برای هر کارمند حد و حدود عملیاتی را که در آن مجاز به اتخاذ تصمیم است تعیین کنید و با دادن آزادی عمل رابطه‏ای کارآمدتر و سرشار از اعتماد برای آنها ایجاد کنید.

5- استراتژی گروهی ایجاد کنید.

هنگامی که کارمندان را استخدام می‏کنید، مطمئن شوید که آنها اهداف کسب‏وکار را درک کرده‏اند و می‏دانند که نقش آنها برای رسیدن به این اهداف چه خواهد بود.‏ به این ترتیب آنها می‏دانند که حتی برای انجام کوچک‌ترین وظایف و کارها باید چشم‏انداز کلی شرکت را در نظر داشته باشند. از آنجا که کارمندان برای دوره معینی استخدام می‏شوند، در شروع کار آنها را با استراتژی‏های کسب‏وکار آشنا کنید و در جلسات برنامه‏ریزی هر سال شرکت دهید. آنها قسمت مهمی از کسب‏وکار شما هستند و ضروری است که اطلاعات و دانش آنها از کسب‏وکار به‌روز باشد.به‌عنوان مثال اگر شما وظایف فروش کالا را به افرادی واگذار کرده‏اید، آنها باید از دیدگاه‏های مشتریان مطلع باشند. اگر وظایف بازاریابی و تبلیغات را واگذار کرده‏اید، آن افراد باید دانش و درک بالایی از صنعت کسب‏وکار شما و آنچه که در این بازار رقابت سودمند است، داشته باشند.

6. رها کردن را بیاموزید.

هنگامی که کاری را واگذار می‏کنید و از کنترل شما خارج می‏شود، ممکن است زمانی فرا برسد که کارها براساس آنچه انتظار داشتید، پیش نرود. شما خودتان را مسوول این پیش‏آمد می‌دانید چون کنترل آن را به افراد دیگری واگذار کرده‏اید. بنابراین ممکن است دیگر به کارمندان اعتماد نکنید. به جای اینکه خودتان دوباره کنترل امور را به دست بگیرید، بهتر است که از این اتفاق درس بگیرید. ابتدا بررسی کنید که در موقعیت مشابه کدام کارها را متفاوت انجام می‌دهید. سپس در مورد آن با کارمندان صحبت کنید و از آنها بخواهید که خود را در آن موقعیت قرار دهند و بگویند که اگر دوباره این اتفاق بیفتد چگونه آن را حل‏وفصل خواهند کرد. تا زمانی که همه اتفاقات را بررسی نکنید و همه اطلاعات را نداشته باشید، متوجه اشتباهات کار نخواهید شد، بنابراین یک نفس عمیق بکشید و با چشمانی باز همه اتفاقات را بررسی کنید تا در آینده بتوانید از پیش‌آمدن چنین اشتباهاتی جلوگیری کنید. در نگاه اول واگذاری مسوولیت به کارمندان بیشتر آزاردهنده است تا ارزشمند اما با انجام آن بلافاصله متوجه افزایش بهره‏وری در کارتان خواهید شد. کلید موفقیت در این کار انتخاب افراد مناسب برای واگذاری مسوولیت‏ها است. این کار باعث رشد بیشتر کسب‏وکار شما خواهد شد.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3874