شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- ایمیل مخفف (Electronical Mail)، نامه‌ای الکترونیکی است. سرویس ایمیل ( E-mail Service) : سامانه‌ای است که این خدمات را ارائه می‌کند. نشانی پست الکترونیکی (E-mail address) : نشانی است که برای ایمیل مشخص شده‌ است. یکی از کاربردهای اینترنت فرستادن و دریافت نامه‌های الکترونیکی است؛ این کاربردی است که برای روابط عمومی چند مزیت دارد:

• افزایش بهره وری: با استفاده از ایمیل روابط عمومی می تواند حداکثر استفاده را از زمان ببرد.
• کاهش هزینه های ارتباطی: پست الکترونیکی یکی از ارزانترین روش های برقراری ارتباط است.
• آرشیو مکاتبات با امکان دسترسی آسان: در ایمیل تمام نامه ها با اطلاعات زمانی و آدرس ها برای طولانی مدت قابل دسترسی است.
• سهولت ارتباط: ایمیل امکان برقراری ملاقات های فوری را فراهم می سازد.
• ایجاد فضای دیالوگ: به دلیل سهولت در ارتباط، برقراری ارتباط مستمر به راحتی ممکن است.

آدرس ایمیل شامل بخش های زیر می شود.
1. ID: نامی است که شما از سرویس ایمیل دریافت می کنید. این نام می تواند نام شخص، سمت وی یا واژه info باشد.
2. @ که با ات ساین خوانده می شود: فاصله میان ID سایتی که ایمیل را از آن دریافت می کنید.
3. Mail Sever یا خدمت دهنده ایمیل: آدرس سایتی که خدمات ایمیل را به شما ارائه می دهد. شما می توانید از خدمات دهنده رایگان (مثل یاهو، گوگل یا هات میل) و یا از خدمات ایمیل سایت سازمان استفاده کنید. تفاوت بین این دو در حجم محتوا، امنیت و اعتبار آن است. معمولا برای مکاتبات رسمی توصیه می شود از ایمیل سازمانی استفاده شود.
4. پسوند انتهای ایمیل: (.com,.Ir, ...) پسوندهای متداول سایت های ایمیل هستند.
نهایتا آدرس ایمیل به شکل: YourID@MailServer.com در می آید. این آدرسی است که شما در کارت ویزیت خود درج می کنید و دیگران با دانستن آن می توانند به شما ایمیل بزنند.

نکات مهم در استفاده از ایمیل در روابط عمومی:
1. آدرس ایمیل را با آدرس سایت اشتباه نکنید. آدرس سایت عموما با http:// یا www شروع می شوند در حالیکه آدرس ایمیل همانطور که اشاره شد با نام شخص آغاز می شود.
2. برای دریافت و ارسال ایمیل می توان از برنامه های آفلاین و وب استفاده کرد. تفاوت این دو در اتصال کاربر به اینترنت است. با استفاده از برنامه های آفلاین می توانید در مدت زمان کوتاهی ایمیل های مورد نظر را از اینترنت دریافت کنید و سپس از اینترنت خارج شوید و ایمیل های خود را مطالعه کرده و به آنها پاسخ دهید. برای ارسال ایمیل ها نیز پس از ارسال آن، کافیست مدت کوتاهی به اینترنت متصل شوید تا نرم افزار ایمیل شما را ارسال کند.
3. نرم افزار ایمیل، علاوه بر امکانات ایمیل، امکان نگهداری اطلاعات تماس، تقویم وقایع و مناسبت ها و ... را در اختیار کاربران قرار می دهد.
4. امنیت ایمیل با استفاده از رمز عبور تامین می شود. بنابراین توصیه می شود که رمز عبورتان را در اختیار هیچ کس قرار ندهید، از کامپیوترهای ناشناس وارد ایمیل خود نشوید و رمز عبورهای ساده و قابل حدس زدن انتخاب نکنید. سعی کنید رمز عبور خودتان را به طور دوره ای عوض کنید.
5. با استفاده از ایمیل می توانید فایل های صوتی، تصویری، عکس، کتاب الکترونیک و سایر انواع فایل را ارسال کرد.
6. معمولا سیستم های ایمیل برای ارسال محتوای شما محدودیت هایی را در حجم ارسالی مطلبتان اعمال می کنند.
7. ارسال فایل های اجرایی با پسوند .exe به دلیل امکان ویروسی بودن از طریق ایمیل امکان پذیر نیست. برای انتقال این فایل ها باید ابتدا پسوند آن را عوض کنید و از گیرنده بخواهید برای استفاده، پسوند آن را به .exe تغییر دهد.
8. بسیاری از سیستم های ایمیل، امکان چت همزمان را هم به شما می دهند. می توانید افرادی را که از همان سیستم ایمیل استفاده می کنند در دوست

روابط عمومی ها علاوه بر استفاده های معمول از ایمیل باید از ویژگی های خاص ایمیل نیز بهره مند شوند. این ویژگی ها عبارتند از:
1. آرشیو مرتب نامه های دریافتی با استفاده از قابلیت فیلتر ایمیلها
2. ارسال پیام های خودکار برای زمان هایی که در دسترس نیستند.
3. استفاده از چت برای تماس های فوری با خبرنگاران
4. استفاده از ویژگی پاپ سه برای اتصال ایمیل به نرم افزار آفلاین ایمیل
5. استفاده از تقویم ایمیل برای برنامه های روزانه
6. سازماندهی نشانی های تماس در ایمیل برای دسترسی فوری به اطلاعات تماس
علاوه بر این ها ارسال خبرنامه در قالب ایمیل های کلی برای مخاطبان گروه بندی شده برای روابط عمومی ها توصیه می شود.