شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، روبات ها در حال تسخیر فضای کاری سازمان های امروزی هستند. این تیتر یکی از مجلات علمی به نام knowledge  است که نشان دهنده چگونگی تغییر مشاغل با اتوماسیون است. اما آیا این موضوع حقیقتا بد است؟ ما اخبار زیادی درباره تاثیر ماشین ها بر مشاغل امروزی می شنویم؛ از راننده های کامیون تا روزنامه نگاران و برنامه نویس های کامپیوتر. دلایلی برای خوشبینانه نگاه کردن به این اتفاق وجود دارد. اتوماسیون سبب انتقال فرصت ها هم برای کارمندان و هم برای موسساتی می شود که در آن کار می کنند.

همگرایی و غنی سازی

برای درک بهتر این موضوع بهتر است نگاهی به آخرین کتاب وینی میرچندانیز یعنی Silicon Collar بیندازیم که در مورد رنسانس دیجیتال نوشته و ابتدای کتابش را با این جمله شروع کرده که: «به عنوان فردی که سال هاست علاقه مند به تکنولوژی هستم، به این فکر می کنم که با جدی شدن اتوماسیون در ادارات حقیقتا چه چیزی را از دست خواهیم داد و چرا بعضی از افراد در این خصوص بدبین هستند؟» افراد بدبین توانایی مشاهده مزیت های این رویکرد و چگونگی اتصال میان نیروهای کسب وکارهای مختلف، کار، جامعه و تکنولوژی را ندارند، اتصالی که سبب همگرایی و غنی سازی آنها می شود.

امروزه روبات ها و دستگاه ها، همکار ما در انجام امور شده اند و نباید بیش از حد نگران حضور روبه رشد آنها در آینده سازمان ها باشیم. وینی می گوید: حضور این وسایل و ابزارها در کنار ما سبب می شود کارمندان برجسته ای باشیم و روزبه روز نیز بهتر شویم.» او فرهنگ ژاپنی را ترکیبی از هنر و اتوماسیون در کار مثال می زند که در آن صنعتگری و هنر به شیوه ای مناسب با یکدیگر آمیخته شده اند.

در دنیا، ژاپن به سمبل استفاده از روبات ها در کار تبدیل شده است. وینی می گوید: ما از کار کردن با انسان ها خسته نیستیم،  بلکه خواهان کاهش اشتباهات و قصور آنها در کار هستیم. ماشین ها می توانند همان کار را با اشتباه کمتری انجام دهند. علاوه بر این، هنگامی که انسان و ماشین برای انجام یک کار با یکدیگر همکاری می کنند، معمولا نتیجه بهتری کسب می شود.

دوره های مختلف تکامل فناوری در سازمان ها

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهم ترین شاخصه های این دوره انجام مطالعاتی درمورد مکان یابی و فضاسازی برای محیط های اداری بود. (دهه 20 به بعد) درحقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی بود و درنهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا شدند.

تفکر این دوره این بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم شود. در دوره دوم یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد.

دوره سوم یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک از این سیستم ها در یکدیگر همراه بود. در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. نوعا ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است.

از مشخصات دیگر این دوره که در حال حاضر در آن به سر می بریم، این است که سازمان ها و شرکت ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام یا کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط، به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جواب گو بودن نسبت به تغییرات است.

مزایا و معایب اتوماسیون

کانال های دیجیتالی، کلودها، روباتیک و تحلیل داده ها، روش جدیدی برای هوشمندانه و بهتر کارکردن ارائه داده اند. از جمله مزیت هایی که اتوماسیون می تواند برای ما به همراه داشته باشد می توان به موارد زیر اشاره کرد: وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر، نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات.

به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص رضایت شغلی آنها افزایش می یابد و به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود، اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربر دارد که عبارتند از: ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیت ها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.

تغییر

گاهی اوقات پیش می آید که مجبور به مکانیزه شدن و اجرای اتوماسیون در سازمان هستیم. یکی از این موارد مدیریت تغییر است. در اکثر موارد برای مدیریت تغییر نیاز است که فعالیت هایی در جهت دیجیتالی شدن پیش گیریم. بیشتر پروژه های اتوماسیون از عناصر مدیریت تغییر بهره می برند و برعکس.

در پروژه های اتوماسیون ذکر دو مورد حائز اهمیت است؛ اول اینکه تغییرات فناوری همیشگی و پیوسته است. از دهه 50 میلادی به بعد علم روباتیک روز به روز پیشرفته شده و در بسیاری از کسب وکارها جای انسان را گرفته است.

دوم اینکه در کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آنها باید به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تکنیک های مناسب غلبه بر مقاومت آنها نیز توجه اساسی داشته باشیم و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهم ترین عامل ایجادکننده تغییر و هم پذیرنده و اجراکننده آن است.

شایستگی در انجام امور دقیق و ظریف

توانایی انتقال محصولات و خدمات بر مبنای همکاری در همه سطوح و بر مبنای آن چیزی است که سیستم های منفرد می توانند به انجام برسانند. روبات ها، دستگاه  ها و الگوریتم های مختلف می توانند از پس وظایف دقیق و جزیی برآیند. تولیدکننده ها و سیستم ها ممکن است نیاز به همکاری با یکدیگر برای توسعه محصولات سفارشی داشته باشند و در این میان چیزی جز دیجیتالی شدن و اتوماسیون به آنها کمک نخواهد کرد. مهندسان اتوماسیون نیاز به همکاری نزدیک با یکدیگر دارند.

بیشتر سازمان ها دارای پیشینه ضعیفی در اجرای پروژه های مرتبط با تکنولوژی هستند. اتوماسیون به آنها مبنای ارزیابی واقع گرایانه در موفقیت پروژه ها را خواهد داد. وینی اعتقاد دارد که اتوماسیون کارمندان و سازمان را تا جایی ارتقا خواهد داد که رقبا تا چند سال آینده نتوانند به آنها برسند. خودتان را درگیر کارهای کسل کننده، کثیف و خطرناک نکنید، بلکه اجازه دهید ماشین ها و دستگاه ها این وظایف را به عهده بگیرند.

آیا دوست ندارید که کارهای تان را خلاقانه  تر و با بهره وری بیشتر انجام دهید؟ دوستی با اتوماسیون به نفع شماست. کار کردن با این ابزارهای دیجیتالی در نهایت به شما مهارتی خواهد داد که در آینده ای نه چندان دور تبدیل به مزیت رقابتی شما برای تسخیر بازار خواهد شد.

منبع: فرصت امروز