شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، پنج هفته پیش در یک مصاحبه شغلی شرکت کردم و به نظر خودم، عملکردم عالی بود. مدیری که مسوول مصاحبه بود، در تمام مدت مصاحبه با سرعت یادداشت‌برداری می‌کرد. از من درباره چگونگی راه‌اندازی یک برنامه «اطمینان از کیفیت عرضه‌کننده» (SQA) کلی سوال پرسید و من هم هرچه می‌دانستم گفتم. سرانجام از او یک ایمیل دریافت کردم که در آن نوشته بود: «نه! ممنون». از قرار معلوم آنها برای جایگاه شغلی مربوطه، یکی از کارکنان خودشان را استخدام کرده‌اند و حالا شنیده‌ام که دارند تک‌تک ایده‌های من را اجرا می‌کنند. طی مصاحبه، چطور می‌توانم جلوی خودم را بگیرم و ایده‌ها و توصیه‌هایم را به حراج نگذارم؟متاسفانه بلد نیستم بگویم «قصد ندارم دانسته‌هایم را در اختیار شما بگذارم». لطفا راهنمایی‌ام کنید.

پاسخ: وقتی طی مصاحبه یک مدیر از صحبت‌های تو به سرعت یادداشت‌برداری می‌کند، به این دلیل نیست که مجذوب صحبت‌های تو شده. آنها در واقع تخم‌مرغ طلایی را می‌خواهند، نه خود مرغ را (ایده‌های تو را می‌گیرند اما خودت را استخدام نمی‌کنند).

اگر در مصاحبه از تو خواستند که به آنها مشاوره بدهی، می‌توانی موقعیت را به این شکل مدیریت کنی:

ریک (مدیر فرضی): خب در رزومه شما نوشته شده که شما قبلا یک برنامه SQA راه‌اندازی کرده‌اید. چگونه این برنامه را طراحی و اجرا کردید؟

تو: حتما! اما باید مطمئن شوم که توضیحات من به‌کار شما می‌آیند یا خیر. برای شروع، امکان دارد بگویید که در حال حاضر برای اطمینان از کیفیت عرضه‌کننده چه اقداماتی انجام می‌دهید؟

ریک: خب، ما سالی یکبار هنگام تحویل محصول، عرضه‌کنندگان را ارزیابی می‌کنیم و ملاک ارزیابی ما این است که آیا عرضه‌کننده، محصول خود را به موقع تحویل داده یا تاخیر داشته است. ما برای ارزیابی به همین حد اکتفا کرده‌ایم اما به یک برنامه جامع‌تر نیاز داریم. چطور می‌توانید در راه‌اندازی چنین برنامه‌ای به ما کمک کنید؟

تو: البته. شما می‌گویید که به یک برنامه موثرتر نیازمندید؟ چرا فکر می‌کنید که برنامه فعلی شما موثر نیست؟

ریک: خب، ما مشکلاتی داشتیم که برای شناسایی و حل آنها، ارزیابی سالانه کافی نبود.

تو: ممکن است درباره این مشکلات کمی توضیح دهید؟ (پایان نمایشنامه)

نقش تو در این نمایشنامه چیست؟ تو سعی می‌کنی مشکلی را که این شرکت با آن مواجه شده، کشف کنی. اگر ندانی که مشکل مربوطه چیست، هرگز نمی‌توانی به سوال مصاحبه‌کننده، هوشمندانه پاسخ دهی. اگر از شرایط آنها مطلع نباشی نمی‌توانی به آنها کمک کنی.برنامه اطمینان از کیفیت، در هر شرکتی با شرکت دیگر متفاوت است و هر برنامه با توجه به محیط و بستر همان شرکت طراحی می‌شود. هیچ فرآیندی از این قاعده مستثنی نیست، چه سیستم حقوق و دستمزد، چه مدل بازاریابی مخروطی. در طراحی هر فرآیندی، محیط و بسترسازمان نقش اساسی دارد.وقتی از تو می‌پرسند که «چگونه این فرآیند را طراحی می‌کنی؟»، باید اول سوالات متعددی بپرسی تا بعد بتوانی به این سوال یک پاسخ هوشمندانه بدهی.

اجازه بده ببینیم گفت‌وگوی تو و ریک چگونه ادامه می‌یابد:

تو: ممنون بابت این گفت‌وگو. واقعا مفید بود. برداشت من این است که مشکل اصلی شرکت شما احتمالا به آموزش اعضای تیمتان مربوط می‌شود. آیا این یکی از اولویت‌های شماست؟

ریک: بله، کاملا درست است. ما کارمندان فوق‌العاده‌ای داریم اما آنها آن‌قدر سریع به تیم ما ملحق می‌شوند که فرصت نمی‌کنیم به درستی ارزیابی‌شان کنیم. وقتی یک عضو جدید وارد تیم می‌شود، بهتر است 6 ماه اول را تنها به آموزش، ارزیابی و تشویق او اختصاص دهیم.

تو: بله، این بهترین راه است. به نظر می‌رسد که در کنار کنترل کیفیت عرضه‌کننده، آموزش و پیشرفت کارکنان نیز یکی از اولویت‌های اصلی مدیر خرید شماست.

ریک: بله، قطعا. حالا برگردیم به موضوع برنامه اطمینان کیفیت. شما چطور چنین برنامه‌ای را اجرا می‌کنید؟

تو: اگر من را استخدام کنید، ابتدا با شما و سایر همکارانتان مصاحبه خواهم کرد تا با هم کشف کنیم که کجای کار ایراد دارد. با اعضای تیم شما، ده یا بیست نفر از عرضه‌کنندگان اصلی و کارکنان بخش تولید نیز گفت‌وگو خواهم کرد. تجربه به من نشان داده که راه‌حل اصلی، جمع‌آوری داده‌های مفید و ارزیابی نیازهاست. سپس چند راه جایگزین، طراحی کرده و به شما ارائه خواهم کرد.

ریک: راستش را بخواهید، به نظرم این فرآیند خوبی است اما من هنوز اصل قضیه را نفهمیده‌ام. زمانی که راه حل شما تایید شد، چگونه آن را به یک برنامه تبدیل می‌کنید؟

تو: منظورتان چگونگی اجرای آن است؟ کار را با طراحی مفهومی آغاز می‌کنیم. این طرح پس از گفت‌وگوهای سازنده میان کارکنان شکل می‌گیرد و باید بر سر آن توافق حاصل شود. البته شرکت در گفت‌وگوها اجباری نیست. این یک فرآیند مشارکتی است. سپس در یک میزگرد متشکل از کارکنان، یافته‌های خودم را به صورت پاورپوینت ارائه خواهم کرد و از کارکنان نیز می‌خواهم که اطلاعات خود را ارائه کنند. این تنها راه طراحی یک برنامه موفق است.

ریک: این عالی است اما دوست دارم بدانم شما به‌طور مشخص، برنامه شرکت ما را چگونه طراحی خواهید کرد.تو: برای طراحی یک برنامه باید داده‌های موردنیاز را در اختیار داشته باشم و با شما و اعضای تیمتان درباره دیدگاه‌هایتان صحبت کنم. بدون جمع‌آوری اطلاعات، امکان ارائه یک برنامه وجود ندارد.ریک: راستش را بخواهید چند نفر از کسانی که برای این شغل مصاحبه کرده‌اند جزئیات برنامه‌های خود را ارائه کرده‌اند.

تو: به نظر من، طراحی یک برنامه بدون داشتن اطلاعات کافی به ضرر شماست و در تضاد با کیفیت قرار می‌گیرد، به‌خصوص که هدف اصلی اجرای این برنامه، اطمینان از کیفیت است. اگر به نظر شما من فرد مناسبی برای این جایگاه نیستم، مشکلی نیست. به هر حال از آشنایی با شما خوشحالم. از اینکه متفاوت باشی نترس. کسی که به دنبال یک کارمند «بله قربان‌گو» است، رئیس مناسبی برای تو نیست.مصاحبه شغلی و بذل و بخشش ایده‌ها دو مقوله جدا هستند. اگر بتوانی مرز میان این دو را تشخیص دهی، با افرادی همکار خواهی شد که دوست دارند با حرفه‌ای‌ها کار کنند.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3862