شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، لازمه ادامه حیات هر سازمان کارآمد، حضور مدیران آموزش دیده، کارآمد و توانمند در هماهنگ سازی فعالیت های کارکنان تحت نظارت شان و بهینه سازی بهره وری شغلی آنان و بهره وری سازمان است. پیش نیاز هماهنگ سازی بین عناصر مادی و انسانی شاغل در هر مجموعه، برقراری ارتباطات شفاف، بدون سکته و سالم سازی ارتباطات درکلیه بخش های سازمان است.

اگر این نوع ارتباطات مخدوش، مبهم و غیر اثربخش باشند، سازمان گرفتار سکته و فعالیت آن متوقف می شود. دهه های متمادی است که از ارتباطات سالم و جریان شفاف اطلاعات، به عنوان شاهرگ حیاتی سازمان ها نام برده می شود.

براساس «نظریه چند عاملی بهره وری» و مدل واره مرتبط با آن، یعنی مدل نظام مند انتخاب و به کارگیری اثربخش منابع انسانی در سازمان (مناباماس)، یکی از عوامل درون سازمانی مهم در بهینه سازی بهره وری سازمانی، بهبود کمیت و کیفیت ارتباطات در همه بخش های سازمان است. 

هرچند مقوله ارتباطات سازمانی اکنون و در پهنه علوم انسانی و به ویژه در مدیریت، زمینه جدیدی تلقی نمی شود؛ ولی از آغاز ورود مقوله ارتباطات سازمانی در مباحث مدیریت وکاربردهای گسترده آن، توجه به اهمیت این مقوله در بهره وری سازمانی، رشد قابل توجهی داشته و توجه بسیاری از متفکران علوم رفتاری و سازمانی در غرب را به خود جلب کرده است.

از چند دهه قبل نیز برخی از متفکران ارتباطات سازمانی یا «مشاوران مدیریت» در غرب و صاحب نظران مدیریت و روانشناسی بهره وری راهبردی در ایران، به یافتن نارسایی های سازمان ها در زمینه ارتباطات سازمانی و کاستی های آن در سازمان ها پرداخته اند و به این باور رسیده اند که بسیاری از مسائل و مشکلات حاکم در بهینه سازی بهره وری سازمان ها، شبکه ناسالم ارتباطات و عدم توجه مدیران به شیوه ها و ظرافت های «ارتباطات سالم» در سازمان محل کارشان بوده است. اکنون اطمینان داریم که بدون برقراری ارتباطات اثربخش، امکان مبادله سالم و شفاف اطلاعات در سازمان ها وجود ندارد.

پیش نیاز آگاهی از وضعیت و کارآمدی نظام ارتباطات در هر سازمان، جمع آوری اطلاعات درباره کمیت وکیفیت ارتباطات در آن سازمان است. با جمع آوری و استفاده از این نوع اطلاعات می توان مشکلات ارتباطی سازمان ها را شناخت و برای رفع این نوع موانع سازمانی بهره وری شغلی کارکنان، راه حل ها، روش ها و فنون مناسب را به کار گرفت. یکی از پویاترین شیوه های دستیابی به رشد اقتصادی درکشور، بهینه سازی بهره وری کلیه سازمان های فعال درکشور است.

با بهینه سازی بهره وری سازمان ها؛ سطح زندگی مردم ارتقا می یابد، نرخ تورم کاهش پیدا می کند، در قیمت ها تغییر نسبی ایجاد می شود، جلوی فساد اداری گرفته می شود و تولید واقعی افزایش می یابد. به هر حال باید دانست که رشد اقتصادی کشورها وابسته به آهنگ رشد بهره وری آنان است و با بهینه سازی بهره وری سازمان ها، می توان درآمد و تولید سرانه را افزایش داد. 

برای سالم سازی ارتباطات سازمانی می توان اقدامات بسیاری را انجام داد. پیشنهاد موجز ما به مدیران عامل سازمان ها آن است که؛

(1) اهمیت ارتباطات سالم در سازمان تحت نظارت شان را درک کنند و به این باور برسند که ارتباطات سالم سازمانی، نقش مهم و غیر قابل انکاری را در بهره وری شغلی کارکنان برعهده دارد؛

(2) گفتار وکردار خود را یکی کنند و پیام های تلویحی خود را با پیام های رسمی که به کارکنان می دهند، یکسان سازند؛

(3) موجباتی را فراهم آورند تا ارتباطات سازمانی که نوعی تعهد دو جانبه است، مسیر دو طرفه (یعنی از بالا به پایین و از پایین به بالا) را طی کند؛

(4) نسبت به ارتباطات رو در رو تاکید کنند، ارتباطات رو در روی خود با افراد تحت نظارت شان را بدون ابهام و صمیمانه برقرار سازند، به نیازهای اعضای سازمان توجه کنند و برای آنان ارزش قائل شوند؛

(5) در برقراری ارتباطات سازمانی، تصویری شکوهمند از سازمان ارائه دهند، لزوم مشارکت خود در مسئولیت ها را بپذیرند و مسیر آن را نیز مشخص سازند؛

(6) اگر وضعیت سازمان از حیث ارتباطات مناسب باشد، نباید از رساندن خبرهای ناگوار به کارکنان سازمان، وحشتی داشته باشند. پیام های ناگوار را با صداقت و با زبانی آرام گزارش دهند و آنچنان «جو سازمانی» را خلق کنند که افراد نیزگرفتار وحشت نشوند؛

(7) پیام ها را درخور هرگروه خاص از کارکنان سازمان ارسال دارند. افراد از نظر نیازهای اطلاعاتی در سازمان ها متفاوت هستند و اطلاعات با اهمیت برای خود را به شیوه های گوناگون به دست می آورند. به همین دلیل باید پیام ها متناسب با نیاز و جایگاه سازمانی افراد ارسال شود؛

(8) ارتباطات را نوعی فرآیند دائمی تلقی کنند، علت اتخاذ هرتصمیم را اعلام نمایند و پس از آگاهی از واقعیت ها، افراد و اعضای سازمان را در جریان امور قرار دهند. این اقدام مدیریت باعث می شود شایعه قوت نگیرد و اعتماد افراد به مدیریت نیز افزایش یابد؛

(9) به این باور برسند که بهبود در بهره وری و کیفیت کالاها و خدمات سازمان، در نتیجه تصادف یا از روی شانس حاصل نمی شود؛ بلکه نتیجه فرآیندی آگاهانه است و... برای مطالعه بیشتر در این زمینه، به کتاب روانشناسی بهره وری راهبردی اثر نویسنده سطور حاضر و از انتشارات نشر ویرایش مراجعه شود.

منبع: فرصت امروز