شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، در محیط کسب‌وکار امروز که تغییرات اساسی، پی‌درپی و سریع در حوزه‌های مختلف، همواره چالش‌های فراوانی را برای سازمان‌ها ایجاد کرده و سودآوری، سهم بازار و چه بسا بقای آنها را تهدید می‌کند تنها شرکت‌هایی می‌توانند با خیال راحت به بازی ادامه داده و با موفقیت به پیش بروند که از یکسو در شناسایی، پیش‌بینی یا خلق این تغییرات پیشرو و پرقدرت بوده و از سوی دیگر از توان و سرعت کافی جهت انطباق و همگام شدن با این تغییرات برخوردار باشند. در این مقاله سعی بر آن شده تا با تعریف مجدد دو واژه هوشمندی و چابکی سازمانی و معرفی یک رویکرد جدید به این دو مفهوم اساسی که در ارتباط تنگاتنگ با یکدیگر می‌توانند تاثیر چشمگیری بر عملکرد سازمان‌ها داشته باشند، پرده از راز موفقیت شرکت‌های بزرگ در هزاره سوم برداریم.

تعریف هوشمندی سازمانی: در ادبیات حوزه برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک عوامل تاثیرگذار بر سازمان به دو دسته عوامل محیط دور و محیط نزدیک تقسیم می‌شوند. عوامل محیط دور شامل عوامل سیاسی، اقتصادی، تکنولوژیک، قانونی، محیط زیست و... عوامل محیط نزدیک شامل رقبا، مشتریان، شرکای تجاری، سهامداران، منابع انسانی، فرآیند‌ها می‌شود. در رویکرد اخیر، هوشمندی سازمانی به معنای سطح توانمندی سازمان در شناسایی، پیش‌بینی یا خلق تغییر در هرکدام از موارد بالا که بر میزان موفقیت سازمان تاثیرگذار هستند، است که به سطوح زیر تقسیم می‌شود:

سطح 1 (خواب): سازمان‌هایی که در این سطح از هوشمندی قرار دارند هیچ‌گونه آگاهی از وضع موجود سازمان و محیط کسب‌وکار نداشته و از تغییرات آن بی‌اطلاع هستند و بدیهی است که هر تغییری می‌تواند سازمان را تهدید کند. این سازمان‌ها معمولا از بروز تغییرات غافلگیر شده و قدرت مقابله با تهدیدات یا بهره‌برداری از فرصت‌ها را ندارند.

سطح 2 (بیدار): در این سطح از هوشمندی، سازمان‌ها قدرت شناسایی و تشخیص وضع موجود و تغییرات به‌وجود آمده یا در حال وقوع را دارند و می‌توانند تهدیدها و فرصت‌های ایجاد شده را شناسایی کنند ولی شاید برای مقابله با تهدیدها یا استفاده از فرصت‌ها کمی دیر شده باشد.

سطح 3 (هوشیار): در این سطح از هوشمندی، سازمان‌ها توان پیش‌بینی تغییرات آینده را دارند و می‌توانند فرصت‌ها و تهدیدهایی را که در آینده ایجاد می‌شود شناسایی و برای استفاده از فرصت‌ها یا مقابله با تهدیدها خود را آماده کنند.

سطح 4 (هوشمند): در این سطح از هوشمندی، نه تنها سازمان‌ها قدرت پیش‌بینی تغییرات آینده را دارند بلکه خود خالق این تغییرات هستند. آنها به دنبال خلق فرصت برای خود یا تهدید برای رقبای خود هستند. آنها واکنشی عمل نمی‌کنند، کنشی عمل می‌کنند. خودشان جریان ساز هستند و دستخوش هیچ جریانی قرار نمی‌گیرند.

عوامل موثر بر هوشمندی سازمانی: دسترسی به منابع اطلاعاتی گسترده پیرامون عوامل محیط دور و نزدیک، سرعت دسترسی به منابع اطلاعاتی نسبت به رقبا، سرعت و دقت تجزیه و تحلیل اطلاعات به‌دست آمده از منابع، برخورداری از دانش و علم روز پیرامون عوامل محیط دور و نزدیک، خلق ایده، تولید دانش و نوآوری و ایجاد تغییرات شامل می‌شود.

تعریف چابکی سازمانی: سازمان‌ها از طریق اجرای مجموعه‌ای از فرآیندها به دنبال نیل به اهداف مشخص خود هستند. فرآیند تامین و خرید مواد اولیه، فرآیند طراحی محصول، فرآیند ساخت محصول، فرآیند عرضه محصول، فرآیند ایجاد تغییرات، فرآیند تصمیم‌گیری یا حتی فرآیند هوشمندسازی سازمان تنها تعداد کمی از فرآیندهایی است که در سازمان‌های مختلف اجرا می‌شوند. در رویکرد اخیر، چابکی سازمانی به معنای سطح سرعت و دقت سازمان در اجرای فرآیندهای مختلف تعریف شده در آن سازمان است که به سطوح زیر تقسیم می‌شود:

سطح 1 (سست): سازمان‌هایی که در این سطح از چابکی قرار دارند از سرعت لازم برای اجرای اقدامات، فعالیت‌ها و فرآیندها برخوردار نیستند و به همین دلیل نمی‌توانند در زمان مناسب خود را با تغییرات وفق دهند. نمی‌توانند در زمان مناسب تهدیدها را شناسایی کنند یا با آنها مقابله کنند. نمی‌توانند به موقع فرصت‌ها را تشخیص داده و از آن بهره ببرند. آنها حتی در صورت هوشمندی سازمانی بالا نیز با وجود اینکه قدرت تشخیص تغییرات را دارند ولی از سرعت کافی برای واکنش نسبت به تغییرات برخوردار نیستند.

سطح 2 (سرحال): در این سطح از هوشمندی، سازمان‌ها با سرعت و دقت بالا فرآیندها را تعریف و اجرا می‌کنند و می‌توانند به سرعت به تغییرات واکنش نشان داده و اقدام لازم را انجام دهند. سطح 3 (چابک): در این سطح از هوشمندی، نه‌تنها سازمان‌ها از سرعت و دقت بالا برای اجرای فرآیندها برخوردارند، بلکه همواره به دنبال راه‌هایی برای سریع‌تر و دقیق‌تر کردن فعالیت‌ها هستند. آنها مدام فرآیندهای درون سازمان را بازنگری کرده و بهبود می‌بخشند. این عوامل عبارتند از:

عوامل موثر بر چابکی سازمانی عبارتند از: تجربه و مهارت پرسنل، دانش و سواد پرسنل، تمرکز و آزادی فکر پرسنل، توان فیزیکی و انرژی پرسنل، روحیه و انگیزه پرسنل (شایسته سالاری، ارزیابی عملکرد، نظام پاداش و...)، آگاهی پرسنل از فرآیندها، آزادی عمل و تفویض اختیار به پرسنل، فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی، اثر بخشی فرآیندها، سهولت فرآیندها، زیرساخت‌ها و تکنولوژی.

دو مقوله درجه هوشمندی و چابکی سازمان در فضای متغیر محیطی توأمان از عوامل موفقیت سازمان محسوب می‌شود که ارتباط این دو، به صورت ماتریسی بیان می‌شود: کلام آخر اینکه در هوشمندی سازمانی به دنبال پاسخ به این سوالات هستیم که چه کاری را در چه زمانی و چگونه باید انجام دهیم و در چابکی سازمانی به دنبال انجام هرچه سریع‌تر و دقیق‌تر آن کار هستیم و وجود هر دوی آنها رمز موفقیت یک سازمان را با توجه به شرایط متغیر محیطی ایجاد می‌کند.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3786