شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، در قسمت قبل، به راه‌های کنترل و مدیریت تماس‌های تلفنی به عنوان یکی از راه‌های اصلی ارتباط با دیگران در محیط کار پرداختیم.در این قسمت قصد داریم به یکی دیگر از راه‌های ارتباطی کلیدی در دنیای کسب و کار امروز بپردازیم و توصیه‌هایی را درباره آن بیان کنیم.امروزه همه ما از پست الکترونیک یا ایمیل برای انجام بخش عمده‌ای از ارتباطات خود استفاده می‌کنیم و تعداد زیادی ایمیل بین ما و کسانی که با آنها کار می‌کنیم رد وبدل می‌شود. با این همه، همین سرویس و فرصت ارزشمند ممکن است در صورت عدم مدیریت و کنترل نشدن توسط شما به یک تهدید و عامل مزاحم تبدیل شود که نه تنها گرهی از کار‌ها باز نمی‌کند بلکه کاهش بهره‌وری و بازدهی کاری افراد را به دنبال دارد. در ادامه رهنمون‌هایی برای مدیران و کارمندان برای خودمدیریتی در دنیای ایمیل ارائه شده است.


ایمیل‌هایتان را به شکل کنترل شده‌ای چک کنید

اگر مجبور نیستید به‌طور دائم به ایمیل‌هایتان جواب دهید و به اصطلاح همیشه آنلاین باشید بهتر است که در طول ساعات کاریتان فقط دو تا سه بار ایمیل‌هایتان را چک کنید. چک کردن پی در پی و پرتعداد ایمیل‌ها نتیجه‌ای غیر از اتلاف وقت و از بین رفتن تمرکز کاری تان به دنبال نخواهد داشت. علاوه‌بر این توصیه می‌شود زمان‌هایی برای این کار اختصاص دهید که جزو ساعات طلایی کاری نباشد. به‌عنوان مثال هیچ‌گاه ایمیل‌هایتان را در ساعات اولیه صبح چک نکنید، چرا که به شدت به برنامه کاری و تمرکزتان روی پروژه‌ای که در حال انجامش هستید لطمه می‌زند.

حتما از برنامه‌های مدیریت ایمیل استفاده کنید

امروزه برنامه‌های قدرتمند و پرطرفداری همچون Mozilla Thunderbird و Outlook در بازار وجود دارند که کمک شایانی به افراد در مدیریت هدفمند ایمیل‌هایشان می‌کند. پس با نصب این نرم‌افزارها روی کامپیوتر و تلفن همراه خود زمام امور مربوط به ایمیل‌ها را در دست بگیرید و از شر پیام‌های مزاحم و بی‌موقع خلاص شوید.

فقط یک میل باکس فعال داشته باشید

خیلی از مدیران و کارمندان و حتی افراد عادی دارای آدرس‌های ایمیل متعددی هستند که به شکل‌های مختلفی از آنها استفاده می‌کنند و معمولا هر روز اغلب آنها را چک می‌کنند، اما این کار بخش زیادی از وقت افراد را می‌گیرد و بهره‌وری زمان‌شان را کاهش می‌دهد، بنابراین توصیه می‌شود تمام ایمیل‌های دریافتی خود را به یک آدرس ایمیل هدایت کنید و هر روز فقط همان میل باکس را چک کنید.

در محل کارتان، از زدن دکمه refresh خودداری کنید

بارها برای همه ما پیش آمده که با زدن دکمه Refresh ایمیل خود با انبوهی از پیام‌ها مواجه شده‌ایم و وسوسه شده‌ایم که آنها را مرور کنیم که نتیجه این کار تلف شدن وقت مان در محل کار بوده است و بس. برای اجتناب از این مشکل در صورتی که منتظر ایمیل کاری فوری نیستید از زدن این دکمه خودداری کنید.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3750