شارا- در بیانی ساده مفهوم نظام اداری به معنی روند تصمیم گیری ،اداره تصمیم ها و اجرای تصمیم هاست.
بر اساس تعریفی کلان ، نظام اداری عبارت است از فرایندی که به واسطه آن موسسات دولتی به اداره امور عمومی می پردازند . منابع عمومی را مدیریت و از حقوق افراد جامعه حمایت می کنند و به تعبیری دیگر نظام اداری عبارت است از شیوه به کارگیری قدرت توسط دولت و مدیریت توسعه اقتصادی ، اجتماعی و سیاسی کشور که در تعریف اخیر نظام اداری که مستقیما" با مدیریت فرآیند توسعه پیوند یافته است هر دو بخش عمومی و خصوصی را به طور هم زمان در بر می گیرد.
از آنجا که نظام اداری حدود و میزان انتظارات ، اعطای قدرت ، صحت عملکرد چگونگی انجام هر فرآیند بصورت مستقل یا تابع مدیریتی و راهبردی گردش کارها را شامل می شود ، در تحلیل نظام اداری باید توجه خاصی به ارکان و عوامل رسمی و غیر رسمی دخیل در فرآیند های تصمیم گیری ،اداره تصمیمات و اجرای تصمیمات و نیز ساختارهای رسمی و غیر رسمی مؤثر در راه رسیدن به نتایج و پیاده سازی آنها معطوف نمود.
نظام اداری می تواند در مفاهیم متعدد دیگری نیز تجلی پیدا کند مانند :
نظام های بین المللی ، حکومت ها ، نظام های مشارکتی ، حاکمیت ملی.
National governance/Corporate governance /Governments/ Global governance
همچنین از عوامل درگیر و مؤثر در نظام اداری دولتی به عنوان مثال می توان به اتحادیه ها ،تعاونی ها ، انجمن ها ، مؤسسات خصوصی ، بنگاهها ، مؤسسات پژوهشی و آموزش عالی ، رهبران مذهبی ،احزاب سیاسی ،نهادهای مالی ،شوراها ،مؤسسات پولی و بانکی و بیمه ، نیروهای نظامی و انتظامی ،رسانه ها ، سرمایه داران ، مؤسسات سرمایه گذاری داخلی و خارجی ، نمایندگی ها و ادارات ، قدرت های محلی و شهرداری ها را بر شمرد و همچنین عواملی که می توانند نقشی را به هر میزان در تصمیم گیری یا تأثیر گذاری بر روند تصمیم گیری ایفا نمایند.( که تمام این عوامل به جز دولت ، قوای قضایی و مقننه و همچنین نیروهای نظامی خود در زیر گروه جامعه مدنی دسته بندی می شوند .) البته از آنجا که در برخی از کشورها علاوه بر جامعه مدنی بعضی افراد تحت پوشش و سندیکاهای جرایم سازمان یافته نیز دارای تأثیر و نفوذ در تصمیم گیری ها و بویژه در سطوح شهری و حتی در سطح ملی هستند که در این اجتماع اضافه می گردد.
ساختارهای دولت هم رسمی هستند و هم غیر رسمی ، هر چند نفوذ عوامل غیر رسمی ، غالبا" نتیجه ای جز تبانی های خلاف و بروز فساد نخواهد داشت.
ساختارهای رسمی ، بر اساس فرآیند تصمیم گیری کلان به اجرا در می آیند و ساختارهای غیر رسمی در حوزه مشاوران یا سازمانها یا گروههایی که برای اهداف خاص طراحی می شوند فعالند.
بطور کلی نظام اداری از سه طریق محقق می شود .
۱- از طریق شبکه های عمومی و خصوصی وهمکاری و تعامل بین آنها و با جامعه مدنی و دولت.
۲- از طریق استفاده از مکانیسم بازارو بواسطه بخش خصوصی که حسب نیاز و ضرورت تبعیت از اصول و مقررات خاص برای حفظ خود تحت نظارت و کنترل دولت قرار می گیرد و از این طریق منابع آن مدیریت می شود.
۳- به روش بروکراتیک دولتی و از بالا به پایین.

نظام اداری شایسته
نظام اداری شایسته دارای ۸ ویژگی عمده است :
- مشارکت پذیری : 
مشارکت با همه اقشار و قومیت ها و جنسیت ها شرط کلید ی یک نظام اداری شایسته است این مشارکت می تواند مستقیم باشد یا از طریق نهاد های قانونی و یا از طریق رسانه ها به عنوان نمایندگان افکار عمومی به صورت غیر مستقیم . و صد البته که مفهوم مشارکت لزوما" به این معنی نیست که تمام نگرانی های همه بخشهای جامعه عیناً در تصمیم گیری ها لحاظ شود ولی این نکته اهمیت دارد که مشارکت باید آگاهانه و سازمان یافته باشد و این به آن معنی است که یک جامعه آزاد در یک طرف و یک جامعه مدنی سازمان یافته در سوی دیگر و آزادی بیان در پیش رو باشد. مهم این است که برآیند این مشارکت بتواند تحقق دموکراسی را نمایندگی کند.

- اجماع گرایی:
عوامل متعدد یک نظام اداری شایسته مطرح کننده نقطه نظرات بسیاری در یک جامعه هستند. نظام اداری شایسته نیازمند وساطت بین نظرات و منافع مختلف یک جامعه برای رسیدن به یک اجماع گسترده آن است به نحوی که منافع آن متوجه تمام جامعه باشد . و این جیزی است که به جز با تدوین یک چشم انداز بلند مدت برای آنچه که در جهت توسعه پایدار مورد نیاز است نمی توان به آن دست یافت .
- پاسخگویی :
پاسخگویی یک نیاز کلیدی نظام اداری شایسته است ، نه تنها نهاد های دولتی بلکه همه عوامل شامل افراد – بخش خصوصی و نهادهای جامعه مدنی و عمومی باید مسئولیت پذیر و پاسخگو باشند هم نسبت به عموم و هم به یکدیگر و البته میزان این پاسخگویی متغیر است و وابسته به این است که کدام یک و از چه بخشی ، چه توقعاتی دارد ، حدودش چگونه است و تصمیمات و اجرای تصمیمات و داخلی و خارجی هر عامل تا چه میزان بر آن تأثیر دارد و صد البته پاسخگویی بدون صداقت ، شفافیت و قانون مداری - نظام اداری شایسته را محقق نمی کند.
- شفافیت :
شفافیت به این معنی است که تصمیم های گرفته شده و اجرای آنها به صورت کاملاً روشن و واضح در چارچوب قوانین و مقررات انجام پذیرد. همچنین بدان معنی است که اطلاعات موجود آزادانه و بطور مستقیم قابل دسترسی برای همه کسانی که تصمیمات نسبت به آنها اتخاذ شده ویا خود در اجرای آنها تأثیر گذارند نیز قرار گیرد.
- مسئولیت پذیری :
در یک نظام اداری شایسته لازم است که نهادها و فرایند ها در خدمت همه ذینفعان بوده و فعالیت ها در یک بازده زمانی معقولی صورت پذیرد.و هر یک از عوامل مسئولیت خود نسبت به انجام صحیح موارد و تصمیمات را پذیرفته و بر خطیر بودن آن مسئولیت ها و تأثیرات اقدامات خود آگاه باشد .
این ویژگی در نظام اداری ، شهروندان را از مصرف کنندگان منفعل خدمات دولتی به بازیگرانی فعال تبدیل می کند. که می توانند درباره نوع و چگونگی خدماتی که به آن نیاز دارند اظهار نظر کنند.
- مؤثر و کار آمد:
اثر بخشی و بهره وری نظام اداری شایسته بدان معنی است که گردش کارها و رویه ای اجرای آن به گونه ای باشد که حداقل مشکلات را و کمترین توقعات را از جامعه و عوامل نظام اداری داشته و بهترین نحوه استفاده از منابع و تسهیلات مربوطه را در اختیار آنها قرار دهد و ضمن تأکید بر توجه به افزایش بهره وری ، استفاده پایدار از منابع طبیعی و حفاظت از محیط زیست نیزرا هم مد نظر داشته باشد.
- انصاف و قائل بودن حق (عدالت) :
یک جامعه زمانی پویا می شود که هم اعضای آن احساس اطمینان کنند که در شرایط برابری از حیث اعمال قوانین و ضوابط قرار دارند و هیچگاه این احساس را نداشته باشند که از بخشی از حقوق اصلی خود محروم گردیده اند . نظام اداری شایسته می داند که به همه گروههای جامعه نیازمند است و بخصوص توجه لازمی را باید به اقشار آسیب پذیر با ایجاد فرصت ها در جهت بهبود و ضع و حفظ کرامت ایشان داشته باشد.
- تعهد و قانون مداری :
نظام اداری شایسته همانگونه که در جهت پیشبرد اهداف متعالی خود و تسهیل ارتباط و حفظ امنیت عموم و سلامت گردش کارها به موجب شناسایی نیازها وتوجه به خواست عمومی نسبت به وضع قوانین و نظارت بر آن و اجرای حدود اقدام می نماید خود نیز می بایست در هر شرایطی تابع قانون بوده و هیچگاه از مسیر و حدود قانونی خود خارج نشود ، و نظارت کاملی داشته باشد بر ان که در هر شرایطی از اعمال رویه های بالاتر و فرا قانونی و انجام هر گونه فعل یا ترک آن که حتی ممکن است در ظاهری قانونی اجرا شود ولی سبب خدشه دار گردیدن سایر اصول ماهیتی آن می گردد خود داری نماید . نظام اداری شایسته هم علاوه بر چارچوب های اخلاقی و ارزشی ، تکیه اساسی ای دارد به موازین قانونی ، قوانینی که تحت حاکمیت آنها کسب و کار و ارتباط عمومی تسهیل و امنیت و آرامش برای تمام جامعه و نه فقط آن ها که تصمیم گیری می کنند تامین می شود.

نظام اداری الکترونیک
سه مفهوم اصلی در نظام اداری الکترونیک برجسته است:
- دولت (G) Government
- شهروندان (C) Citizens
- بخش خصوصی (تجارت) (B) Business
تعامل میان دولت وشهروندان که در واقع ارتباط و روابط روح نظام اداری الکترونیک است ، مهم ترین و گسترده ترین نوع کاربرد نظام اداری الکترونیک می باشد . این رابطه شامل اخذ اطلاعات توسط شهروندان از سازمانهای دولتی و ارایه خدمات توسط دولت به شهروندان وهمچنین دریافت پیام ها پذیرش نظرات ، پیشنهادات و انتقادات شهروندان به شیوه الکترونیک است .
مدیران سازمان ها ، مؤسسات و مراکز و حتی افراد ، اگر توقعشان حفظ نظام کلان اداری حاضر است و برداشتشان از نظام اداری الکترونیک - به عنوان یک خرده نظام و بلکه کمتر و در حد همان تفکر اتوماسیون و مکانیزه کردن برخی فعالیت ها بنا به قصد کاهش هزینه ها و افزایش امکان گزارشات گیری و ساخت گزارشات ادغامی باشد ، مثل اتفاقی که در اکثر ادارات در تایپ مکاتبات با کامپیوتر و بعد شماره گیری و ثبت رایانه ای و در نهایت اخذ پرینت و ایجاد سابقه کاغذی و نگهداری پرینت مکاتبه در دبیرخانه به عنوان سند است ، خوب - البته باید اذعان کنیم که

اقدامات مناسبی تا کنون بعمل آمده و در این مسیر پیشنهاد می کنم تا به جای برپایی کنفرانس بین المللی در حوزه نظام اداری الکترونیک ، جلساتی در باب اتوماسیون و البته در چگونگی اجرای صحیح آن برگزار کنیم .
و اگر توقع ما از الکترونیکی شدن امور؛ ژست مجهز شدن به امکانات و تجهیزات نوین و عموماً گرانی است که شاید حتی نحوه کار بری و قابلیت های آن برای بسیاری از استفاده کنندگان آن تجهیزات نیز پوشیده و نامعلوم است که حتی همین الان در تحقق آن می توانیم جشن موفقیت بگیریم و جشنواره آخرین مدل دستگاه های جدید الکترونیکی را برگزار کنیم
فکر می کنید دولت چه جایگاهی را در نظام اداری الکترونیک برای خود قائل است :
- قیم نظام اداری الکترونیک
- متولی ایجاد نظام اداری الکترونیک
- یک رکن منتخب مسئول و تأثیر گذار در نظام اداری
ظواهر نظام اداری الکترونیک هرچند در بعضی حوزه ها به لحاظ تکنولوژیکی به خوبی قابل شناسایی است ، ولی وقایع روزهای اخیر نشان داد که نظام اداری الکترونیک، در کشور هنوز ماهیتاً شکل نپذیرفته وهویت مستقلی ندارد . چرا که دولت همچنان با رویکردی سنتی ، خودش را قیم – لا اقل در حوزه ارتباطات – ابزار های اداری و الکترونیک دانسته و ارکان دیگر این نظام را مهجورمی شناسد و آنچه که از آنان توقع دارد ، هر چیز در خدمت و با محوریت خودش با همان تعبیر حکومت داری است .
و آن قطع اسباب ارتباطی و اختلال در شبکه ها و اعمال محدودیت ها در کاربری اینترنتی بود ، که با کمک عزیزان ITو ICT اتفاق افتاد.
بر این فرض نظام اداری الکترونیکی ما اینگونه می شود:
امروز عوامل مختلفی دست در دست هم داده تا دولت ها را وادار به تجربه شکل جدیدی از اداره امور جامعه نمایند ، انتظارات افراد در مورد خدمات ، تنوع محصولات و نیز نحوه ، کیفیت و هزینه ارایه آنها به طور روز افزون در حال تغییر است و دولت نیز باید بتواند پاسخگوی این نیازها و انتظارات باشد . این ساده ترین حق عمومی است که پشت دروازه ها و در صف ها معطل نشود ، خدمات با کیفیت تری دریافت کند و محصولات متنوع با قیمت های متفاوت در اختیارش باشد و بتواند انتخاب نماید .
همانگونه که در ابتدا نیز گفته شد ، جهت و سوی نظام اداری الکترونیک ، تحقق نظام اداری شایسته است - البته شرایط تحقق نظام الکترونیک مهیا نمی شود مگر آنکه دولت در راس هرم اداری بخواهد به سمت تغییر و بهبود حرکت کند و فرآیندهای سیاسی ، اقتصادی و اجتماعی را با کمک فن آوری های نوین ارتباطات و اطلاعات اصلاح کند و از این طریق به شیوه کار آمد تری بتواند ارائه خدمات به شهروندان بپردازد.
وباز اشاره میکنم که : این وظیفه روابط عمومی هاست که با اصلاح نگرش مدیران خود در سازمان ها گام اصلی خودرا در راه تحقق ، با شناساندن نظام اداری الکترونیک بردارند .
در اولین گام نظام اداری الکترونیک باید وضعیتی اینگونه داشته باشد
دولت در محور این نظام منظومه ای قرار دارد تا :
۱- زیرساخت ها را ایجاد نمایند و امکانات تخصصی ، تکنیکی وفنی را به دیگرارکان این نظام جهت بهره گیری از خدمات ارایه نماید و در جهت فراگیری تکنیکی آن تلاش و هزینه نماید و با مدیریت مشارکتی خود منابع امور را اداره کند.
۲- با تدوین و تنظیم قوانین مورد نیاز و تطبیق خود با شرایط نظام اداری الکترونیک در فضایی فرا منطقه ای و جهانی - در محیط سایبر- به جای تلاش در تطبیق نظام الکترونیکی با خودش - با رفع موانع بستر لازم برای انجام فعالیت های اقتصادی و اجتماعی را در نظام اداری الکترونیک فراهم کند.
۳- برای افزایش سواد عمومی و ارتقای فرهنگ عمومی تلاش نماید و در چهارچوب قوانین مشخص هم حدود دیگران را مشخص کند و هم حدودش را بشناسد و حقوق دیگر ارکان نظام اداری را محترم شمارد.
۴- با ایجاد شفافیت در عملکرد خود در کانون نظام اداری ،در مرکز نظارت دیگر ارکان نظام قرار بگیردو الگو سازی کند
۵- با سرویس دهی خود در قالب دولت الکترونیک هم بتواند پاسخگوی نیازهای اولیه و اساسی ارکان نظام اداری الکترونیک باشد و هم الزام کننده عموم به تطبیق با وضعیت جدید شود و شرایط تحول به نظم جدید در نظام اداری الکترونیک را مهیا نماید.
۶- با کوچکتر کردن مجموعه خود موجب شکل گیری و رشد نهادهای جامعه مدنی را فراهم کند
۷- آزادی را تعریف و قانونمداری را نهادینه کند.

و البته باید بدانیم که امروز دیگر سیاست پوشینگ PUSHING یعنی استفاده از ابزار ها و وسایل ارتباطی و تکنولوژیکی برای تحمیل مضامین و خواست ها - بصورت یک جانبه به مصرف کنندگان ، کارآیی ندارد و امروز سیاست های ارتباطی در نظام های الکترونیکی برمبنای پولینگ polling استوار است . یعنی باید در واقع به جای ابزار مداری ، روابط عمومی مداری و مخاطب محوری به عنوان یک اصل ضروری مورد توجه قرار گیرد .
با تحقق این فرض ، دولت خود دیگر در مرکز کانون این نظام قرار ندارد ، بلکه این شهروندان هستند که در کانون نظام اداری الکترونیک - مورد توجه دیگر ارکان یعنی دولت و بخش خصوصی قرار دارند .
دولت خودش را نماینده منتخب مردم می داند و در خدمت عموم و بنای نظم این نظام بر اصل دموکراسی استوار و پایدار است .
چرا روابط عمومی
یک رابطه تنگاتنگ وجود دارد بین مفاهیم هشت گانه نظام اداری شایسته با ماهیت نظام اداری الکترونیک و اهداف روابط عمومی ؛
مشارکت پذیری و پاسخگویی و شفافیت ضروریت ها ی اصلی یک نظام اداری شایسته و بخش های جدا نشدنی از روابط عمومی است همچنین نظام اداری الکترونیک نیازمند وجود ارتباطات مؤثر و مناسب است و به طور کل در هر ارتباط ، نوع رابطه و نقش روابط و بویژه روابط عمومی در آن بسیار برجسته می باشد .
- سازمان ها در هر حد و اندازه ای که باشند ، نیاز دارند تا حمایت و توجه عمومی را جلب نمایند ، این امر می تواند با محوریت روابط عمومی و از طریق یک مجموعه جلب رضایت مشتری و ارایه خدمات خاص به شهروندان ، موجب مشارکت و همراهی مردم در جهت تامین منافع و مقاصد سازمان ها شود .
- روابط عمومی می توانند تاثیرات بنیادینی را با تسهیل در ظهور رهبری منتخب جمعی و ایفای نقش در اصلاح عملکرد سازمانهای خودشان با تغییردر نگرش مدیران و کارکنان سازمان ها و ایجاد یک همبستگی و عزم در باز طراحی ساختارهای سازمانی و شیوه های اجرای امور ایفا نمایند .
- روابط عمومی ها در ابعاد بیرونی می توانند با ایجاد امکان دسترسی عمومی به اطلاعات و متقابلاً شنیدن صداهای بخشهای مختلف جامعه ،گام های مهم دیگری را در جهت اطمینان از تحقق یک فرآیند توسعه محور مشارکتی در کشور بردارند .
- روابط عمومی ها میتوانند با همکاری سازمان های غیر دولتی ، شبکه های اجتماعی و رسانه ها سبب مشارکت فعال سطح وسیعی از جامعه در پیشبرد اهداف خود شوند .
- ایفای نقش توسط روابط عمومی ها در ابعاد بیرون از سازمان ها هم می تواند با گام ساده ای در دریافت نظرات عمومی از یک سو و ایجاد امکان دسترسی عمومی به اطلاعات ازسوی دیگر که البته این خود مهمترین گام جهت اطمینان از تحقق فرآیند توسعه وجذب مشارکت در استقرار نظام اداری شایسته درکشور است ، آغاز شود .

استراتژی تحقق نظام اداری الکترونیک:

- اولین مرحله : حضور در وب
- اطلاعات عمومی و اطلاع رسانی (G۲B-G۲C ) را ارائه می کند قالب وب سایتها مرحله اول کار بیشتر شبیه است به بروشور یا جزوه الکترونیکی .نکته مهم در این کا رارزش دادن به عموم مردم است و اینکه دولت اطلاعات عمومی خود را در دسترس قرار می دهد فرآیندهای دولتی مشخصا" توصیف شده و شفاف تر می شوند.
- خدمات داخلی دولت (G۲G ) دولت همچنین می تواند انتقال اطلاعات بخش خصوصی درون خود را به صورت الکترونیکی به انجام رساند
* در این مرحله شهروندان می توانند موجودی حساب های خود را ببینند و از دستگاه های خود پرداز وجه دریافت کنند
- مرحله دوم : تعامل بین دولت و عموم (شهروندان و تجارت )
- در یک زمان افراد می توانند سؤال بپرسند ، از طریق سرویس های پست الکترونیکی –ارتباط آنلاین از موتورهای جستجو اختصاصی و سراسری استفاده کنند و فرم ها و مدارک مورد نیازشان را دریافت کنند ، به صورت ۲۴ ساعتی ودر طی ۷روز هفته در حالیکه به طور معمول مردم این کارها رُا فقط می توانستند در ساعت های اداری و با مراجعه به دوایر مختلف انجام دهند.
- شهروندان می توانند وجه کالای مورد نیاز خود را از طریق الکترونیکی پرداخت نمایند و جابجایی های مبالغ خود را انجام دهند .
- سرویس های خود پرداز نیز مجموعه ای از خدمات را می توانند ارائه کنند.
- مرحله سوم : بهره گیری از مجموعه هایی از فن آوری به صورت مرتبط
- امتیازات مشتریان نیز همچنین افزایش یافته است .
–تمامی نقل و انتقالات و معاملات می توانند بدون نیاز به مراجعه به یک دفتر یا اداره بصورت آنلاین صورت پذیرد.
- خدماتی چون اخذ مالیات / جرائم / تجدید و صدور گواهی ها / اخذ مجوز ها / اخذ روادید / دریافت گذرنامه و حتی رأی دادن به صورت الکترونیکی قابل انجام است .
- مرحله چهارم : زمانی است که تمام اطلاعات سیستم ها یکپارچه و در دسترس هستند و عموم می تواند همه خدمات ممکن را بصورت مجازی G۲G و G۲B و G۲C را هم زمان دریافت نمایند .
آن هم تنها از طریق یک نقطه تماس و این غایت و هدف نهایی است .

نتیجه گیری :
و در این قسمت می خواهم بر این نکته که قبلاً نیز ذکر کردم مجدداً تأکید کنم که : نظام اداری الکترونیک به این معنی نیست که گمان کنیم هر نظامی که به تکنولوژی ها ی روز ارتباطی و رایانه ای مجهز شد الزاما" الکترونیک شده است .
بنابراین در جمع بندی صحیح نظام اداری الکترونیک باید گفت که مفهوم نظام اداری الکترونیکی نه فقط به واسطه استفاده از ابزارها و وسایل الکترونیکی است بلکه در استواری بینشی دموکراتیک و مردم محور و در چارچوب ضوابط و رویه هایی قانونمند وتوام با کاهش توقعات و تجملات به حداقل و اطلاع رسانی و خدمات رسانی حداکثری بصورت تمام وقت و ارزان به عموم مردم است .
به قول استاد عزیزم جناب آقای دکتر شکرخواه ، نمی شود به یک دلیجان یک موتور جمبوجت بست و انتظار داشت که آن دلیجان با آن موتور جمبو به سرعت جت حرکت کند . اولین اتفاقی که به محض استارت خوردن آن موتور می افتد ، ویران شدن و از هم گسسته شدن دلیجان است .آن دلیجان نه تنها با آن موتور نمی تواند حرکت کند بلکه تمام ساختارش نیز نابود می شود.
چالش ها
در انتها به چالش های نظام اداری الکترونیک در راه استقرار از چهار جنبه اشاره می شود ( سیاسی ،اجتماعی ،اقتصادی و تکنولوژیکی ) که البته هر کدام از آنها می تواند در سطح بالاتر و به عنوان یک نقطه شروع از حوزه نظری خارج شده برای تحقیق بیشتر در قالب پروژه های دانشگاهی عینیت یابند. همچنین این عوامل باید در زمان بررسی ریسک پیاده سازی و در تدوین استراتژی و انتخاب راه حل برای تحقق نظام اداری الکترونیک نیز در نظر گرفته شوند
منبع: ایمنا