مراسم رسمی چه در سطح داخلی چه خارجی، انجام تشریفات خاص خود را می طلبد. تشریفات در هر مراسمی از مرحلۀ استقبال تا بدرقه را شامل می شود. در این بخش، به نحوۀ مدیریت سفر یا میزبانی از یک مقام عالی رتبه و همراهانشان پرداخته می شود. لذا در اولین لحظه ای که مطلع می شویم برنامه ای در آینده در شرف اجراست با موافقت مقام عالیِ دستگاه یا سازمان جلسه ای به همین منظور در اولین زمان ممکن برگزار خواهد شد تا کم و کیف برنامه مشخص و نحوۀ هماهنگی امور برنامه ریزی شود.

در اولین جلسه لازم است مسئول دستگاه یا سازمان مربوط، مدیریت های هماهنگ کننده و اجرایی مانند حراست، روابط عمومی، مدیر پروژه، مدیر اداری، مدیر مالی، مدیر خدمات، نقلیه و ... را دعوت و ضمن صورت جلسه ای تمامی مسئولیت های آنان را مشخص و هماهنگ نماید.

 تـهـیـۀ دسـتـور برای اولین جلسه میزبانی

پس از دعوت دستگاه از مقامی عالی رتبه جهت افتتاح یا بازدید از پروژه یا طرح ، پس از اطمینان از حضور وی و قبول دعوت لازم است جلسه ای با شرکت مدیران اجرایی، حراست، روابط عمومی، تشریـفات، اداری، خـدمــات و .... مدیران پروژه برگزار شود. تهیه برنامه، شرح برنامه، و تقسیم مسئولیت با شرح وظایف مشخص و برنامه ریزی معین و زمانبندی شده از مسئولیت های مدیر روابط عمومی یا تشریفات است که در اولین جلسه تشریح خواهد شد.

نمونه ای از اولین دستور جلسه برای یک برنامه افتتاحیه:

1- تعیین مسئول برای بخش های مختلف برنامۀ سفر ( طبق جدول مقابل )

2- تهیه و تنظیم برنامه های پیشنهادی سفر

3-تهیه و تنظیم برنامۀ پیشنهادی میهمانان

 4- تهیه چک لیست برنامۀ افتتاحیه که مشتمل است بر: لزوم انجام دادن اقدامات اولیه برای اولین جلسه، تعیین مسیر خودروها و استقبال مردمی، هماهنگی در فرودگاه و اجرای مراسم استقبال، آماده سازی تالار توجیه، تنظیم برنامۀ بازدید و مراسم افتتاح، آماده سازی تالار سخنرانی، تعیین محل اقامت و محل استراحت، پیش بینی برنامه های پذیرایی، تدارک امور حمل و نقل.

تـهـیـۀ جـدول  اسامی مسـئولان اجـرایی قسمت هـای مختلف برنامۀ سفر

در اولین جلسه: به منظور بهتر انجام شدن برنامه لازم است توسط مدیر یا مقام عالی دستگاه، برای هر قسمت مورد نظر، مسئول و جانشینی انتخاب کند. این موضوع  بدین جهت ضروری است که مسئول هر بخش طی برنامه زمانبندی شده ضمن ارائه گزارش کار، به طور کامل به وظایف تعیین شده عمل کند. بنابراین، در اولین جلسه برای اجرای دقیق مراسم و توجیه مسئولیت ها و وظایف تمامی افراد باید پیش بینی های لازم صورت گیرد. به همین منظور، جدول (پیوست) پیشنهاد می شود.

شایان ذکر است که ریاست جلسات بعدی با مدیر مسئول برنامۀ سفر خواهد بود که در اولین جلسه انتخاب شده است و مسئولان مربوط نیز زیر نظر ایشان به وظایف خود عمل می کنند.

جدول مسئولان اجرایی برنامۀ افتتاحیه

بـرنـامـۀ پیشنـهـادی بـرای سـفـر

پس از اطلاع از زمان برنامه، بهتر است مسئول تشریفات یا مدیر روابط عمومی بر اساس زمان حضور میهمانان و با توجه به تغییرات احتمالی در اجرای برنامه، این آمادگی را داشته باشد که مراسم اجرای برنامه را از صبح به عصر یا بر عکس موکول کند. لذا باید بتوان حضور مقام عالی رتبه و میهمانان را در زمان مورد نظر امکان پذیر کرد. بنابراین، مسئول مربوط باید تدابیر لازم جهت تغییر برنامه را به کار گیرد. پس، داشتن آخرین اطلاعات لازم و کافی در مورد برنامه از ضروریات اجرای آن برنامه است . لذا مدیر برنامه باید دائماً با دفتر مقام عالی رتبه در تماس بوده و با آخرین تغییرات و نظرات هماهنگ باشد. برای آشنایی بیشتر با این بخش، به پیوست سه برنامۀ پیشنهادی تهیه شده است تا بر اساس زمان اجرای برنامه در صبح یا عصر یا یک روز کامل به زمانبندی برنامه توجه لازم و کافی بشود.

منابع

-         کتاب مجموعه قوانین و مقررات تأمین اجتماعی (ویژه کارفرمایان) دفتر قوانین و مقررات- معاونت حقوقی امور مجلس سازمان تأمین اجتماعی/محمد رضا جوان جعفری، علی احسان شفائی، عمران نعیمی- تهران: چاپ دوم- پائیز 1383

-         کتاب ایرانی و کنسولی راهنمای انجام امور کنسولی ایرانیان خارج از کشور/حسین عبدی تهران: وزارت امور خارجه، مرکز چاپ و انتشارات، سال 1384

-         کتاب مجموعه پرسش و پاسخ در زمینه روابط کار /تهیه کننده محمد جواد الهیان- (ویراست 2)- تهران: موسسه کار و تأمین اجتماعی، 1383-338 ص (موسسه کار و تأمین اجتماعی، 100)

-         جزوه  قوانین و مقررات اشتغال اتباع خارجی تهیه کننده: معاونت اشتغال اداره کل اشتغال اتباع خارجی وزارت کار و امور اجتماعی- تهران: وزارت کار و امور اجتماعی

-         جزوه راهنمای مراجعین اداره کل اشتغال اتباع خارجی- از انتشارات معاونت سیاستگذاری و برنامه ریزی کشور- تهران- اداره کل اشتغال اتباع خارجی

-         مجله سفر شماره 211

-         مجله صنعت حمل و نقل شماره 251

-         مجله نشریه کارگزار روابط عمومی

منبع: شارا (شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران)