شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، یکدست کردن یک تیم برای رسیدن به عملکرد خوب نیازمند فراتر رفتن از رویدادهای اجتماعی و تعیین نقش‌ها و انتظارات است. البته این موضوع اگرچه کمک‌کننده است، اما کافی نیست. یک ساختار تیمی مناسب، تلاش برای استخراج نقاط قوت و محدودیت‌های تیم و تعهد به تحلیل بی‌طرفانه زمینه را برای پیشرفت قابل‌توجه فراهم می‌کند. اقداماتی که در ادامه مطرح می‌شوند، به کشف کامل فرصت‌ها و ریسک‌ها و کاهش تقابلات احتمالی کمک می‌کنند. رهبر تیم برای شروع این فرآیند، به اعضا یادآوری می‌کند که همیشه فضا برای پیشرفت وجود دارد و اگر آنها به فرآیندها و فعالیت‌های جدید متعهد باشند، رضایت تیمی و کیفیت عملکرد افزایش می‌یابد.

مراحلی برای درگیر کردن افراد
اولین قدم این است که از تک تک اعضای تیم بخواهید در یک مقیاس هفت امتیازی 12 عملکرد تیمی را ارزیابی کنند. امتیاز یک نشان‌دهنده این است که هیچ فاکتوری در عملکرد تیم لحاظ نشده است. امتیاز دو یا سه نشان‌دهنده عملکرد نسبتا رو به پایین است و امتیاز چهار عملکردی کاملا متوسط را نشان می‌دهد. امتیاز پنج یا شش حاکی از یک امتیاز خوب است و هفت برجسته‌ترین سطح عملکرد را نشان می‌دهد.

مطمئن شوید در مورد فاکتورهایی که در ارزیابی عملکرد در نظر گرفته‌اید، تعاریف کوتاهی ارائه می‌کنید تا یک چارچوب مشابه به‌کار گرفته شود. توضیح دهید که این فاکتورها و تعاریف بی‌طرفانه هستند و نظر شخصی در آنها اعمال نشده است. عملکرد بد تیم اغلب از فرضیات شخصی نشات می‌گیرد؛ مانند اینکه یکی از اعضا طبق برنامه شخصی خودش رفتار می‌کند یا یکی دیگر از اعضا با آداب، سن، جنسیت و دیگر ویژگی‌های جمعیتی یک فرد دیگر احساس راحتی ندارد. برای غلبه بر مشکلات احتمالی، جنبه‌های ملموس و قابل سنجش را هدف قرار دهید.

مرحله 1) عملکرد تیم را ارزیابی کنید
از افراد بخواهید با استفاده از 12 فاکتور زیر عملکرد فعلی تیم را ارزیابی کنند:
• هدف واضحی که توسط همه افرادی که اهداف، منابع و جداول زمانی را می‌دانند، نشان داده می‌شود.
• تبیین نقش‌ها، به طوری که همه اعضا بدانند خودشان و دیگران چگونه باید در گروه مشارکت کنند و برای برآورده کردن انتظارات چقدر استقلال دارند.
• نحوه ارتباطات که با سر وقت حاضر شدن، کمال، شفافیت و... تعریف می‌شود.

• اعتماد و احترام که به واسطه یک‌رو بودن، قدر و ارزش و همکاری نشان داده می‌شود.
• جهت‌دهی به نتایج که با تحقق هدف و اثر سازمانی نشان داده می‌شود.
• تصمیم‌گیری و حل مشکل که با اکتشاف مناسب جایگزین شده و ریسک‌ها به اضافه پردازش واضحی از جمع‌آوری داده و ارزیابی تعریف می‌شود.  
• فعالیت‌های رهبری سازمان که با برنامه‌ریزی واضح، جهت‌گیری و انگیزه‌دهی مشخص می‌شود.

• استفاده از منابع و تخصص که با بهره‌برداری از استعدادها و دانش اعضا به اضافه استفاده مناسب از تخصص افرادی که عضو گروه نیستند، نشان داده می‌شود.
• علاقه و تعهد که با میزان تعهد پایدار به اهداف تیم و ادامه همکاری با آن سنجیده می‌شود.
• خلاقیت و نوآوری که با تست فرضیه، تفکر خلاقانه و اختصاص زمان به ایجاد جایگزین‌ها اثبات می‌شود.
• توسعه مهارت‌ها که با تمایل به رشد اعضا، تحلیل سازنده اقدامات اشتباه و بازخوردها نشان داده می‌شود.
• ارزیابی و سنجش که با نظارت دقیق، معیارهای واضح و مرور عملکرد تیمی در مواقع بحرانی تصدیق می‌شود.

مرحله 2) بالاترین و پایین‌ترین امتیازها را تعیین کنید
در مرحله دوم از هر یک از اعضا خواسته می‌شود بالاترین و پایین‌ترین امتیازها را تا سه رتبه تعیین کنند. این فرآیند بین افرادی که دائما رتبه‌های بالا یا پایین به‌دست می‌آورند، تعادل ایجاد می‌کند. سپس، هر یک از اعضا شخصا مثال یا مدرکی را که دلیل تصمیم‌گیری‌اش در مورد این امتیازدهی بوده، ثبت می‌کند. این نمونه‌ها در مرحله 4 و زمانی که تیم فعالیت‌ها و فرآیندهای جدید را بررسی می‌کند، مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مرحله 3) بالاترین و پایین‌ترین فاکتورهای کلی را تعیین کنید
پس از اینکه افراد دو مرحله اول را پشت‌سر گذاشتند، مرحله سوم مشخص می‌کند کدام فاکتورها به‌طور کلی بالاتر و کدام پایین‌تر هستند. از هر یک از اعضا خواسته می‌شود بالاترین و پایین‌ترین امتیازها را تا سه رتبه در دو صفحه مجزا بنویسند. وقتی لیست تکمیل شد، تیم در مورد مثال‌های بالاترین رتبه‌ها گفت‌وگو می‌کند که نوعی حس حسن‌نیت را ایجاد می‌کند. اگر تیم آزاداندیش و منسجم باشد، می‌توان در مورد نمونه‌های پایین‌ترین رتبه‌ها نیز گفت‌وگو کرد. به‌طور حتم، این یافته‌ها تفاوت‌های قابل‌توجهی خواهند داشت. به هر حال، سه فاکتوری که جزو پایین‌ترین‌ها هستند عبارت است از: تصمیم‌گیری و حل مشکل، استفاده از منابع و تخصص و ارزیابی و سنجش. بالاترین فاکتورها نیز هدف واضح، تبیین نقش و جهت‌گیری نتایج را دربرخواهند گرفت.

مرحله 4) طرح عملیات ایجاد کنید
بعد از اینکه امتیازها در جمع مطرح شد و مورد بحث قرار گرفت، از اعضای تیم خواسته می‌شود این موارد را مشخص کنند: تیم برای افزایش اثربخشی خود چه اقداماتی می‌تواند انجام دهد؛ رهبر تیم برای ارتقای عملکرد تیم چه کاری می‌تواند انجام دهد و اقدامات کلیدی برای پیش بردن تیم به جلو چیست.

یک هشدار که در این زمینه باید داد این است که اقدامات عملی باید مورد توافق همه اعضای تیم باشد. اگر تیم یک فعالیت و جدول زمانی را به یکی از اعضای خود محول کند که او نتواند یا نخواهد آن را انجام دهد، هرگونه طرح یا توافقی محکوم به فنا است.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد - شماره 3602