شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- چندی پیش در جلسه ای حاضر بودم که فردی مشغول به ارائه مبحثی بود؛ ایشان یک سال واقعی تمام تلاش و کوشش خود را منعطف به تحقیق حول موضوع کرده بود؛ در حین اینکه ایشان درحال ارائه مطلب بودند بنده هم در یادداشت تلفن همراه خود مشغول به نوشتن نکات مثبت و منفی ارائه ایشان بودم، که در اینجا به برخی از آن ها خواهم پرداخت

مطمئناً عنوانی همانند عنوان این نوشته را، قبلاً بارها و بارها ملاحظه کرده اید و احتمالاً تکرار مکررات باشد؛ ولی با توجه به اهمیت این موضوع، مطالعه متن ذیل خالی از لطف نمی باشد

دو موضوع را اول بحث یادآور می شوم
در یک ارائه، موضوعات مهم قابل توجه زیادی وجود د ارد، که در اینجا صرفاً به برخی از مباحث مهم تر اشاره شده است
امکان دستیابی به نوشته هایی مطلوب تر برای شما وجود دارد، لیکن متن حاضر می ‏تواند خلاصه ای از ورود به این موضوع مدنظر قرارگیرد
افراد بنامی در این زمینه، یعنی چگونگی داشتن یک ارائه خوب، مطالب ارزشمند زیادی دارند؛ از جمله می توان به خانم نانسی دوریت اشاره نمود. ایشان در کتابی ساختارمند با نام ارائه گیرا به نوعی تمام جوانب را برای تجربه یک ارائه ی خوب، در متنی صریح و روان توضیح می دهند؛ که برای مطالعه بیشتر می توان به این کتاب مراجعه کرد

نتایج ملاحظات و تجربیات از جلسه مذکور به شرح زیر بود؛

هدف من از هر ارائه به صورت روشن چیست (برای خودم)؟
همه ارائه هایی که صورت می گیرد، برای این خواهد بود که مفهومی علی الظاهر مهم انتقال یابد؛ و این خود موجب تحقق هدفی شود. این هدف چیست؟
هدف تعیین گردد و متناسب با آن، انرژی صرف گردد. لزومی ندارد موضوعی یکسان و معین، برای دو گروه به صورت یکسان و با انرژی برابر ارائه گردد. مگر اینکه هدف دو ارائه یکی باشد. این هدفی که برای تحقق آن مشغول به ارائه هستیم، برای خودمان باید مثل روز روشن باشد.

هدف من از هر ارائه به صورت روشن چیست (برای حاضرین)؟
در ابتدای بحث، هدف ارائه (هدف اصلی) به طور بسیار روشن و رسا و همچنین خروجی آن را بیان کنیم، تا سوء تفاهم و بعضاً مسائل حاشیه ای در درون ارائه مطرح نگردد. اگر این هدف به صورت روشن بیان نگردد، در خروجی کار شاید ذهن مخاطب قانع نگردد؛ چرا که هدفی که برای خود متصور بوده محقق نشده است

ارائه گر خوب، یک مدیر خوب نیز است
بعضاً افراد ذهن خود را حول یک موضوعی می بندد؛ به این معنا که وقتی مشغول به کاری هستند، امور دیگر را فراموش می کنند. وقتی داریم ارائه می دهیم خود را مدیر جلسه نیز باید بدانیم؛ چراکه حتماً یکی از پارامترهای مهم و اثرگذار در ارائه ما، مدت زمان اختصاص یافته خواهد بود که بدون مدیریت متناسب، محقق نخواهد شد. باید نظرات رد و بدل شده در جمع و یا موضوعات حاشیه ای مطرح شده مدیریت گردند؛ تا به هدفی که تعیین نموده ایم نائل آییم

قرار نیست همه یافته های خوب در یک ارائه بیان گردند
همانطور که بیان شد، یک ارائه هدف روشنی بایستی داشته باشد؛ بنابراین همه مفاهیم خوبی را که بدان ها اشراف داریم، لزومی برای بیان آن ها در هر جلسه ارائه نیست. در راستای هدف تعریف شده مطالب بارز و حائز اهمیت را بایستی بیان کرد

در ارتباط با زمان دقت نظر لازم را داشته باشیم
مدت زمان هر ارائه ای مشخص است. بدان توجه عملی داشته باشیم. تخطی از زمان تعیین شده برای یک ارائه، به هیچ عنوان توجیه نداشته و موضوعیتی در یک ارائه خوب نخواهد داشت

صفحه کامپیوترمان را مرتب نگه داریم
اگر از صفحه ای بر روی دیوار (پروژوکتور) بهره می بیریم، بنابراین احتمال رویت صفحه دسکتاب کامپیوترمان برای حضار وجود دارد. آن را به صورت کاملا مرتب شده نگه داریم؛ و حتی الامکان از تصویر متناسبی نیز بهره ببریم

از انجام کارهای بیهوده پرهیز نمائیم
کار بدون هدف و بیهوده انجام ندهیم. برای تمامی حرکت های بدنی مثل نشستن، ایستادن، نوشیدن آب و سایر موارد دارای برنامه باشیم و از انجام دادن حرکات اضافی پرهیز نمائیم. به طور شفاف بایستی گفت در یک ارائه هیچ کاری انجام نشود، مگر با دلیل و در راستای هدف تعیین شده

نیازی به بازگویی تمامی تلاش ها و فعالیت های انجام شده برای مخاطب نیست
بعضاً چون ما تلاش بسیار زیادی در یک تحقیق متحمل شدیم، قصد داریم در سر جلسه ارائه همه آن ها را نشان دهیم. این کار بسیار اشتباه و کشنده است؛ چرا که از نظر زمانی و حجم اطلاعات بر ما فشار و استرس وارد خواهد ساخت. ممکن است یک دهم خروجی کل تحقیق هم در ارائه بیان نگردد، ولی در همین یک دهم، هدف ما محقق گردد؛ و این یعنی ما به هدف مان رسیده ایم، در حالی که همه مطالب را ارائه نداده ایم

امیدوارم موارد بیان شده کارگر باشد؛
Saeid BabakhaniSaeid Babakhani
www.linkedin.com/pulse