درباره شارا | تماس | جستجوی پیشرفته | پیوندها | موبایل | RSS
 خانه    تازه ها    پایگاه اخبار    پایگاه اندیشه    پایگاه کتاب    پایگاه اطلاعات    پایگاه بین الملل    پایگاه چندرسانه ای    یایگاه امکانات  
سه شنبه، 3 اردیبهشت 1398 - 11:00   

حضور انتشارات کارگزار روابط عمومی در نمایشگاه بین الملی کتاب تهران

  حضور انتشارات کارگزار روابط عمومی در نمایشگاه بین الملی کتاب تهران


ادامه ادامه مطلب یک

هوش مصنوعی؛ عرصه‌ای تازه برای حقوق و اخلاق

  هوش مصنوعی؛ عرصه‌ای تازه برای حقوق و اخلاق


ادامه ادامه مطلب دو

تحریم 24 ساعته فضای مجازی توسط فوتبالیست‌های حرفه‌ای

  تحریم 24 ساعته فضای مجازی توسط فوتبالیست‌های حرفه‌ای


ادامه ادامه مطلب سه

ربات هوشمند و کلیسای مشتعل

  ربات هوشمند و کلیسای مشتعل


ادامه ادامه مطلب چهار

   آخرین مطالب روابط عمومی  
  طبقه استثمارگر می کوشد که حکومت و رسانه ها را از دست ندهد
  قوانین پنج گانه برقراری ارتباط‌های موثر/ قانون چهارم: مهمترین مطالب را در ابتدای صحبت خود بیان کنید
  هفت راز فروشگاه های کاستکو برای آگاهی مشتریان
  هوش مصنوعی؛ عرصه‌ای تازه برای حقوق و اخلاق
  تعویق عرضه گوشی‌ تاشوی جدید سامسونگ
  تحریم 24 ساعته فضای مجازی توسط فوتبالیست‌های حرفه‌ای
  سرمایه‌ اهدایی میلیاردرها: تبدیل نوتردام به بنای یادبود ریاکاری‌
  حضور انتشارات کارگزار روابط عمومی در نمایشگاه بین الملی کتاب تهران
  ده کار که روابط عمومی ادارات هرگز نباید انجام دهند
  ربات هوشمند و کلیسای مشتعل
ادامه آخرین مطالب روابط عمومی
- اندازه متن: + -  کد خبر: 17922صفحه نخست » روابط عمومی ایرانیشنبه، 3 مرداد 1394 - 23:13
مستندسازی و مفهوم آن در روابط عمومی
دکتر قربانعلی تنگ شیر - مستند سازی، تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد. در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان، هزینه های تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد.
  

4 Ways to Go Beyond the Press Release in a Post Panda World image panda bear 1113tm pic 106 300x199


شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- مستند سازی، تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد.


در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان، هزینه های تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد.


مستندسازی شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، طبقه بندی، ارزش گذاری، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم، عکس، مکاتبات، فایل های کامپیوتری و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز هستند.


در ضمن مستندسازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکاف های موجود در سوابق تاریخی هم می باشد.


همان طور که گفته شد مفهوم مستند بیانگر تهیه اسناد و مدارک است، پس می توان گفت مستند سازی فقط به معنای تهیه فیلم نیست حتی چند سری عکس زیبا اما با هدف هم می تواند یک مجموعه مستند باشد.


در واقع شاید بیشتر روابط عمومی ها به نوعی با نگارش گزارش های خبری و تهیه بریده جراید نوعی تاریخ مستند از اخبار و رویدادهای سازمانی تهیه کنند، اما نکته بسیار مهم که در بیشتر روابط عمومی ها در نظر گرفته نمی شود، تدوین این اطلاعات و مستندات به گونه ای است که بتوان در سریع ترین زمان ممکن به آن اطلاعات دسترسی پیدا کرد.


در آرشیو روابط عمومی، مستندات بر اساس سیستم های موجود، طبقه بندی و نگهداری می شود. اما این نگهداری تنها برای خود روابط عمومی مناسب است و در کنار این آرشیو باید در سایت رسمی نیز، برخی از مستندات به صورت مدون آرشیو شوند، تا در صورت نیاز خبرنگاران به راحتی بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

مبنای نگهداری مستندات در سایت روابط عمومی
1. تاریخ
2. کلمات کلیدی
3. موضوع
4. آخرین تاریخ ویرایش
این طبقه بندی ها هر یک به نوعی می تواند برای مورد خاصی استفاده شود.

مزایای مستندسازی در روابط عمومی
1- نگهداری سابقه در مورد موضوعات و فعالیت های مهم
2- حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه( منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره کاری جلوگیری می کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شود.)
3- جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیت ها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه
4- آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری و اطلاعاتی
5- مستندسازی مشکلات و تنگناها: برنامه ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه حل های کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمان
6- ثبت تاریخی، تحلیل علمی تجارب، موفقیت ها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین شده در سازمان
7- فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسل های بعدی کارکنان و مدیران
9- فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان
10- ابزاری برای الگو برداری بهترین تجربیات

دو بخش مهم در مستند سازی روابط عمومی
مستند سازی در روابط عمومی دو بخش عمده دارد:
1. تولید مستندات با بهره گیری از ابزارهای نوشتاری، سمعی و بصری
2. تهیه اطلاعات دقیق از اثر تولید شده
در مرحله اول روابط عمومی، بر مبنای سیاست های سازمان، اقدام به گردآوری مستندات در مورد فعالیت های سازمان می کند. اما جمع آوری این اطلاعات به تنهایی برای روابط عمومی بی فایده است، چراکه با افزایش حجم داده ها و اطلاعات، یافتن این اطلاعات به سختی امکان پذیر است، لذا روابط عمومی بایستی علاوه بر تولید مستندات، اطلاعات کافی در مورد آن گردآوری کرده و به مستند تولیدی ضمیمه کند.


در مرحله دوم مستند تولید شده، باید بر مبنای سیاست های روابط عمومی با بهره گیری از یک سیستم طبقه بندی، نظم داده شود. با این کار، روابط عمومی در شرایط بحران، یا برخی مناسبت ها که نیازمند این نوع اطلاعات باشد می تواند به راحتی، اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورد.
 

عضو هیئت مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی
منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

 

 

 

 

 

   
  

اخبار مرتبط:

اضافه نمودن به: Share/Save/Bookmark

نظرات کاربران: 1 نظر (فعال: 1 ، در صف انتشار: 0، غیر قابل انتشار: 0)
مرتب سازی بر حسب ( قدیمیترین | جدیدترین | بیشترین امتیاز | کمترین امتیاز | بیشترین پاسخ | کمترین پاسخ)
مهدی
| 1397/10/25 - 10:25 |     1     1     |
تعاریف کاربردی از مفهوم مستندسازی ارائه شد؛ برای من مثبت و مفید بود.
سپاسگزارم


نظر شما:
نام:
پست الکترونیکی:
نظر
 
  کد امنیتی:
 
   پربیننده ترین مطالب روابط عمومی  

  حضور انتشارات کارگزار روابط عمومی در نمایشگاه بین الملی کتاب تهران


  ده کار که روابط عمومی ادارات هرگز نباید انجام دهند


  قوانین پنج گانه برقراری ارتباط‌های موثر/ قانون سوم: اگر مایل نیستید برخی اظهارات شما نقل قول شوند، اصلا آن‌ها را عنوان نکنید


  با اختلال اضطراب چه می‌توان کرد؟


  طراحی سایت و مدیریت آن چگونه است؟


  هماهنگی فعالیتهای رسانه‌یی بخش کشاورزی گیلان


  آیا شما از پسوردهایی استفاده می‌کنید که به آسانی هک می‌شوند؟


  ایلان ماسک در اندیشه افزودن بال اژدها به فضاپیمای استارشیپ


  کسب درآمد ۴.۵ میلیارد دلاری نت فلیکس با ۱۴۹ میلیون کاربر


  هوش مصنوعی؛ عرصه‌ای تازه برای حقوق و اخلاق


 
 
 
مقالات
گفتگو
گزارش
آموزش
جهان روابط عمومی
مدیریت
رویدادها
روابط عمومی ایران
کتابخانه
تازه های شبکه
آخرین رویدادها
فن آوری های نو
تبلیغات و بازاریابی
ایده های برتر
بادپخش صوتی
گزارش تصویری
پیشنهادهای کاربران
اخبار بانک و بیمه
نیازمندی ها
خدمات
خبرنگار افتخاری
بخش اعضا
دانلود کتاب
پیوندها
جستجوی پیشرفته
موبایل
آر اس اس
بخشنامه ها
پیشکسوتان
لوح های سپاس
پیام های تسلیت
مناسبت ها
جملات حکیمانه
پایان نامه ها
درباره شارا
تماس با ما
Shara English
Public Relation
Social Media
Marketing
Events
Mobile
Content
Iran Pr
About Us - Contact US - Search
استفاده از مطالب این سایت با درج منبع مجاز است
تمام حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به شارا است
info@shara.ir
  خبر فوری: فراخوان ثبت نام سومین رخداد ملی بررسی مسائل و چالش های روابط عمومی