شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- برای شما امکان دارد که طی ملاقاتی شرکت خود را بیشتر به ما معرفی کنید؟ جمله ای که از صمیم قلب خواهان شنیدن آن هستید: دعوت به معرفی شرکت خود برای یک ارباب رجوع، مشتری یا سرمایه گذار بالقوه مهم. ضمن اینکه برای فرصت به

معرفی های مهم کمی دلهره آور هستند. خواه یک قرار ناهار غیر رسمی خواه یک سخنرانی پشت تریبون برای جمعی از کارشناسان امور تجاری باشد، می دانید که موفقیت شما به آنچه که می گویید و نحوه بیان شما بستگی دارد.

مهم ترین جلسه خود را در اولین سال کاری در عرصه تجارت به خوبی به یاد دارم. تعداد زیادی نامه الکترونیکی به مشتریان بالقوه فرستاده بودم . پاسخ های بسیاری دریافت کردم که مرا برای ناهار دعوت کرده بودند. خیلی زود سر قرار رسیدم، چیزی که به ندرت اتفاق می افتد، در اتومبیل خود نشسته بودم و یادداشت هایی را که آماده کرده بودم مرور می کردم. مو و آرایش خودم را در آینه بررسی کردم وسپس به ساعت مچی ام نگاهی انداختم و دوباره نگاهی در آینه، به یادداشت ها، ساعت و همین طور این روند ادامه داشت.

باید بگویم که در آن روز موفق به بستن قرارداد شدم. در واقع، آن مشتری کسب و کار مرا در سال اول به خوبی حمایت کرد. از آن زمان تاکنون، در جلسات بسیاری برای معرفی کمپانی و کسب و کار خود شرکت کردم و به چند مهارت کلیدی دست یافته ام:

• برقراری ارتباط. معمولا مهمترین عاملی که مشتری احتمالی شما به ارزیابی آن می پردازد خود شما هستید. هنگامی که شما سرگرم معرفی هستید، آنها تصمیم می گیرند که آیا می توانند با شما همکاری و به شما اعتماد کنند. بنابراین آرامش خود را حفظ کرده و ارتباطی فردی با طرف مقابل برقرار کنید.

• اشاره به نکات مهم باید در ابتدای جلسه صورت گیرد. حتی اگر برنامه رسمی برای معرفی در نظر نگرفته اید، اجازه ندهید که بحث از مسیر اصلی خود منحرف شود. در اشاره به نکات مهم کاملا شفاف عمل کنید. حتما نمی خواهید در پایان جلسه خود را به خاطر فراموش کردن نکته ای که می توانست شما را در بستن قرارداد کمک کند، سرزنش کنید.

• آماده باشید. منظور از آمادگی تنها آماده کردن مطالبی که باید بیان کنید نیست، بلکه باید از پیش راجع به مخاطب خود تحقیق کنید. اطلاعات قدرت است!
برای معرفی از پاورپوینت استفاده کنید. مخصوصا در جلسات رسمی، استفاده از اسلاید پاورپویت را به شما توصیه می کنم. بدین ترتیب همه چیز را تحت کنترل خواهید داشت و مطمئن خواهید بود که به تمام نکات مهم و کلیدی اشاره می کنید. استفاده از پاورپوینت روش بسیار خوبی است حتی اگر موفق نشوید تمام برنامه را به طور کامل نشان دهید.

• تمرین کنید. پیش از صحبت در یک جلسه واقعی، باید چندین بار تمرین کرده باشید. همچنین اولین جلسه باید با مشتری برگزار شود که کمترین احتمال برای جذب آن وجود دارد. بدین ترتیب می توانید برای جلساتی با اهمیت بیشتر تمرین کنید.

• تصور نکنید که آنها همه چیز را می خوانند. صرف نظر از اینکه چه مطلبی برای مشتریان احتمالی خود بفرستید، مطمئن باشید که آنها آن مطالب را نخواهند خواند و اگر هم بخوانند درک نخواهند کرد. من نسخه ای از کتابم را پیش از جلسه معرفی برای مشتریان احتمالی خود فرستاده بودم و در روز جلسه آنها از اینکه می شنیدند من نویسنده هستم تعجب می کردند.

• آماده پاسخگویی به سؤالات احتمالی باشید. پیش از جلسه سؤالات احتمالی که از شما پرسیده خواهد شد را پیش بینی کرده و پاسخی دقیق و شفاف برای آن بیابید. بدین ترتیب، گیج و دست پاچه نخواهید شد. می توانید بگویید: "آه خوشحالم که در این باره پرسیدید" و سپس پاسخی را که از پیش آماده کرده اید ارائه دهید.

• از پیش درباره سؤالاتی که قصد پاسخگویی به آنها را ندارید، تصمیم بگیرید. مسائلی وجود دارند که در جلسه اول یا گروه های بزرگ قابل بحث و بررسی نمی باشند و شما باید برای از سر وا کردن این گونه سؤالات از قبل برنامه ریزی کرده باشید. برای مثال، صحبت کردن درباره قیمت یا مناسبات تجاری در اولین جلسه چندان مناسب نیست. مثلا می توانید بگویید: "از آنجایی که هنوز پروژه خود را به طور کامل معرفی نکرده ام، کمی زود است که راجع به قیمت صحبت کنیم."

• پی گیر باشید. هیچگاه جلسه را بدون ذکر اینکه برنامه بعدی چه خواهد بود ترک نکنید. می توانید بگویید: "خوب قدم بعدی چیست؟" البته انتظار نداشته باشید که در این باره از آنان پیشنهادی دریافت کنید؛ آنها احتمالا از شما انتظار راهنمایی خواهند داشت. از پیش فرجه زمانی را برای این منظور تعیین کنید.

من به شما دروغ نمی گویم. هر بار که برنامه ای برای فروش یا تأمین سرمایه در نظر دارید، اعصاب تان کاملا به هم خواهد ریخت. اما با کمی آمادگی قبلی، راحت تر عمل خواهید کرد و برای آن سؤال غیر منتظره درباره رقیب تان آمادگی بیشتر خواهید داشت. موفق باشید!


 روندا آبرامز مقالات پرخواننده بسیاری درباره معرف کسب و کارهای کوچک می نویسد. او همچنین نویسنده راهنمای برنامه ریزی تجاری با عنوان «برنامه تجاری موفق: اسرار و استراتژی ها» است. او تا به حال سه شرکت تأسیس کرده است.

به نقل از: RhondaWorks
نوشته: روندا آبرام (Rhonda Abram)

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)