اول/گزارش عملکرد

در این حالت و در یک برش زمانی خاص و طبق برنامه ریزی از پیش تعیین شده اختصاص داده می شود به اقدامات انجام گرفته، در حال انجام یا در شرف انجام شخص یا دستگاه مورد نظر.

محتوای اینگونه جلسات عموما به آمار و ارقام اختصاص می یابد و در مواردی که سوالی برای خبرنگاری پیش آید به صورت محدود بدان پاسخ داده می شود.

دوم/ مصاحبه های مطبوعاتی

سوم/جلسات اقتضایی

حالت سومی که در رابطه با روابط بین اشخاص و رسانه ها وجود دارد با هنر ارتباطی مدیران یا مسئولین روابط عمومی شان نسبت مستقیمی دارد. معمولا پیش می آید که شخص یا دستگاهی بر اثر شایعه ای، حادثه ای، پیشامد غیرمنتظره ای یا ایجاد تحولی نیاز به اطلاع رسانی و ارائه توضیحات ضروری برمی آید. مدیریت زمان و به دست گرفتن ابتکار عمل در چنین مواردی بسیار مهم است. غالب مدیران و روابط عمومی های استان از این تکنیک غافلند و ارتباط با جامعه را در اخبار منتشره در ارگانهای اطلاع رسانی و یا پرسش و پاسخ معمول و روتین در جلسات خبری جستجو می کنند.

جلسات اقتضایی نه تنها یک نوع مسئولیت آپشنال و حاشیه ای برای مدیران و روابط عومی هایشان نیست بلکه از اهم وظایف و ارکان مدیریتی یک فرد یا مجموعه است و در صورت عدم مدیریت صحیح و عدم آشنایی با فضای رسانه ای و نداشتن قدرت تحلیل از کارکرد و میزان اثر رسانه ها ممکن است به سقوط دستگاه/مدیر/شخص بیانجامد.

اساتید روزنامه نگاری و عالمان ارتباطات بر این باورند که رویداد آن چیزی است که بیان می شود و پدیده آن چیزی است که رسانه بدان می پردازد. بنابراین می توان حکم داد که عملکرد یک شخص/مدیر/دستگاه در صورتی به معنای واقعی «عملکرد» است که رسانه ای «بخواهد» آن را نشر دهد و بالعکس.

1-تعیین موضوع

هر نشست خبری باید پیش از آغاز تکلیف خود را با خبرنگاران و سمت و سویی که قرار است بدان داده شود روشن کند. شروع جلسه به صورت بحث آزاد نه سقف زمانی را رعایت خواهد کرد و نه شان و عزت میزبان و میهمانان برنامه را. تعیین چارچوب کلی برای مباحث می تواند خبرنگاران را با آمادگی و مطالعه قبلی و به نوعی با دست پر به جلسه گسیل دارد. ضمن اینکه مصاحبه شونده نیز هرگز در تنگنای پاسخ های تلگرافی و «بررسی می کنم» و «نمی دانم» و «هنوز به جمع بندی نرسیده ایم» گرفتار نخواهد شد.

2-تعیین زمان
روز و ساعت برگزاری برنامه خیلی مهم است. معمولا جلسات گروه اول و دوم بایستی با زمان بندی مناسب تعیین شوند. مدیران روابط عمومی، چنین جلساتی را میبایستی در تقویم اجرایی سالانه خود لحاظ کنند. به جز حالت سوم جلسات که معمولا شرایط اضطراری و فورس ماژور بر آن حاکم است فرصت کوتاه از دعوت تا زمان جلسه می تواند موجب اختلال برنامه های خبرنگاران و دلخوری و گلایه آنان بشود.

مدیران باهوش روابط عمومی معمولا پیش از برگزاری نشست های خبری با تشکل های مطبوعاتی، خبرنگاران بانفوذ و یا شورای روابط عمومی های استان به عنوان منبع مطلع از سایر جلسات خبری لابی و رایزنی می کنند تا زمانی را که به برگزاری نشست اختصاص می دهند با دیگر برنامه ها و مصاحبه های مطبوعاتی تداخل پیدا نکند.

3-مکان و فیزیک سالن

نور، صدا و تصویر محل برگزاری نشست های خبری از اهنیت بسیاری برخوردار است. افق دید و تسلط خبرنگاران بر فضا نیز باید مورد توجه قرار گیرد. در جلسات خبری باید پیش بینی لازم برای رفت و آمد خبرنگاران و عکاسان برای ضبط صدا و ثبت تصویر به عمل آید. فضای جلسه و چینش صندلی ها باید به گونه ای باشد که امکان مشاهده سخنران اصلی جلسه برای همه فراهم باشد. برای همین گفته شده که سالن های دارای میزگرد بهترین محل برای برگزاری نشست های خبری هستند.

به علاوه مقابل، پشت سر و روی میز مصاحبه شونده یا سخنران اصلی باید از وسایل و تشریفات زاید برای بستن بهترین و با کیفیت ترین کادر تصویری خالی باشد. جهت نشستن این فرد و روبه نور و پشت به نور بودنش و کیفیت تابلو، دیوار، بک گراند یا بنر پشت سن نیز در ثبت تصاویر خوب و باکیفیت بسیار مناسب است.

موضوع دیگر صدای سالن است. باید هم صدای سخنران و هم سوال کننده و خبرنگار به یک اندازه امکان پخش داشته باشد. فراموش نباید کرد برخی سوالات خبرنگاران می تواند از مهمترین اجزا و عناصر تشکیل دهنده یک جلسه باشد. موضوعی که بعضا از جانب مدیران و روابط عمومی ها نادیده گرفته می شود و ناچارا برای جلب توجه دیگر حاضرین سوالی که با صدای کم در سالن مطرح شده مجددا توسط سوال شونده تکرار می شود و این از ضعف های نداشتن سیستم صوتی مناسب در برخی جلسات است.

بسته به زمان تعیین شده برای جلسه خبری باید پیش بینی پذیرایی از مهمانان به عمل آید. مهمترین لازمه چنین جلساتی آب معمولی است و البته کم دردسرتر نیز هست. مدیران و روابط عمومی ها باید توجه داشته باشند که اسباب پذیرایی و تشریفات زاید عامل دردسر است و هم بهداشت جلسه و توجه خبرنگاران را مختل می کند.

تاکنون سابقه نداشته که خبرنگاری از نحوه پذیرایی در جلسات خبری انتقاد کرده باشد؛ اما به دفعات نبود آب آشامیدنی و یا نقص سیستم صوتی مورد نکوهش قرار می گیرد.

4-مدیریت جلسه

مدیر جلسه معمولا شخص مدیر یا معاون، یا مدیر روابط عمومی دستگاه مربوطه است. مدیریت سوای اجرای عملیات پخش آب معدنی یا سرزدن به خبرنگارها و تعویض باتری های میکروفون است.

مدیر جلسه معمولا همراه سخنران اصلی است و نفرات سوال کننده و زمان سوالات را تعیین می کند. مدیر جلسه باید اعتماد و رضایت دوطرف را در حین جلسه تامین کند. بلکه گفته اند باید به لحاظ روانشناسی بیشتر متمایل به میهمانان جلسه باشد و وانمود کند که مدافع حقوق آنان است.

در جلساتی با تعیین موضوع جلسه، مدیر باید از طرح سوالاتی که خارج از چارچوب بحث است جلوگیری کند. مدیر جلسه بایستی پیش از آغاز هرجلسه معاونین و کارشناسان را برای ارائه نظرات و آمارها و ارقامی که مورد نیاز مدیر دستگاه است به حالت آماده باش نگاه دارد تا در صورت لزوم از اطلاعات یا حضور فیزیکی شان در جلسه استفاده شود.

5-دعوت ها

دعوت از خبرنگاران برای حضور در جلسه باید با لحاظ ظرفیت محل، توان دستگاه مربوطه برای پذیرایی، وقت برنامه و سیاست کاری آن دستگاه متناسب باشد. اصلی فراموش شده که در بسیاری از موارد دچار افراط و تفریط می شود.

در دعوت از خبرنگاران برای حضور در جلسات بایستی عندللزوم قید شود که ظرفیت پذیرش برای خبرنگاران محدود است و یک یا چند نفری که تعیین شده اند اجازه حضور دارند. این مدل در همه جای کشور پذیرفته شده است و سابقه نداشته مدیر یا دستگاهی فقط به واسطه لحن دعوت از سوی رسانه ای تهدید شده باشد. هرچند مدیریت کردن تهدیدها نیز از هنرهای روابط عمومی هاست که نبایستی قصور در آن را با ناشیگری هایی چون اجازه ورود آزاد و بدون کنترل پر کرد.

6-چک لیست

در کنار تمام این اصول یک سری ضروریات هم برای اداره یک جلسه خبری ضروری است که بسته به بضاعت و شرایط هر جلسه یا اقتضائات دستگاه تغییر می کند.برخی از این ضروریات را می توان در موارد ذیل دسته بندی کرد:

-تدارک قاری قرآن یا فایل  صوتی آن

-تدارک پخش سرود جمهوری اسلامی

-مقدمه چینی و ارائه توضیح از موضوع و ماهیت جلسه و زمان شروع و خاتمه و نحوه اجرای برنامه توسط مدیر جلسه

-تهیه لیستی از افراد حاضر و اخذ مشخصات از آنان و بعد از بررسی های لازم راهنمایی افراد غیرمسئول و دعوت نشده به خارج از جلسه

-تدارک بنر یا پلاکارد با قید موضوع و تاریخ جلسه به صورت ساده، گیرا و با کیفیت و نصب در بک گراند سخنران اصلی به گونه ای که در کلیه عکس ها از هر زاویه ای بتواند گویای موضوع و تاریخ جلسه باشد.

-پیش بینی میز، خودکار، برگ یادداشت، زیردست و سایر ملزومات ضروری برای حاضرین در صورت لزوم

-مستند سازی از کلیات جلسه به صورت عکس، فیلم و ضبط صدا برای آرشیو اداری و روابط عمومی

-اعلام ختم برنامه و تشکر از سخنران و خبرنگاران توسط مدیر جلسه

اگر حقیقتا برنامه هایی چون نشست های خبری با دوری از منیت و بهره گیری از خرد جمعی تدارک دیده شده و سلایق مورد ملاحظه و عقاید مورد احترام قرار گیرند بهترین نتیجه می تواند عاید دستگاه یا افراد ذیربط شود. فراموش نکنیم «خبر» و «شایعه» دو قطب متنافر دنیای اطلاع رسانی هستند و هرچقدر وزن یکی بیشتر باشد از دیگری کاسته خواهد شد. هنر روابط عمومی ها به حداقل رساندن شایعات و التزام عملی به جریان آزاد اطلاعات است. یک اصل در خبررسانی می گوید : خبر بد بهتر از بی خبری است چراکه بی خبری قطعا منجر به تولید شایعه می شود.

آینانیوز- حامد عطائی