شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- در پس هر اقدام روابط عمومی بینشی وجود دارد که آن اقدام را دارای معنا می کند و داشتن آن بینش برای یک کارگزار به او کمک می کند که تشخیص دهد چرا و چگونه اقدام خودش را انجام دهد.

خرید هدایای نوروزی روابط عمومی که تا یک ماه پیش از عید آغاز می شود و توزیع آن تا اوایل اردیبهشت ماه ادامه پیدا می کند نیز باید با توجه به همین بینش انجام شود. برای رسیدن به این بینش غیر از شناخت سازمان، مخاطب، ارتباط و بودجه باید بتوانید اثرسنجی صحیحی از ارزش برای کارکنان و ذینفعان شرکت داشته باشید. یعنی به زبان عامیانه بدانید که هر کسی با چه چیزی خوشحال می شود؟

در این نوشتار برای تعیین این ابعاد معرفت سوالاتی را مطرح می کنیم که باید بتوانیم به این سوالات پاسخ صحیح و صریح بدهیم. چنانچه نمی توانیم به یک سوال پاسخ دهیم باید در آن زمینه با استفاده از منابع اطلاعاتی که وجود دارد تحقیق کنیم.

سازمان متبوع شما
1. سازمان شما چگونه اداره می شود؟ (خصوصی، دولتی، شبه دولتی، نظامی و ...)
2. حوزه فعالیت سازمان شما چیست؟ (تولید کالا، توزیع کالا، ارائه خدمات و...)
3. اندازه سازمان شما چقدر است؟ (خیلی کوچک، کوچک، متوسط، بزرگ، خیلی بزرگ و...)
4. رسالت سازمان شما چیست؟ (آموزش، تامین، بهداشت و...)

بودجه سازمان شما
1. بودجه سازمان شما از چه راهی تامین می شود؟ (دولتی، فروش کالا، فروش خدمات، کمک های مردمی و ...)
2. چه میزان بودجه در اختیار روابط عمومی وجود دارد؟
3. آیا بودجه ها تخصیص داده شده اند یا دست روابط عمومی برای هزینه کردن باز است؟
4. بودجه از چه منابعی تامین می شود؟
5. بودجه چگونه ممیزی می شود؟

مخاطب سازمان شما
1. ویژگی های جمیعت شناختی مخاطبان شما چگونه است؟ (سن، جنس، تحصیلات و ...)
2. سطح درآمد مخاطبان شما چگونه است؟ (درآمد ماهانه به صورت سرانه برای هر خوشه جمعیتی)
3. مخاطبان شما از نظر تحصیلی به چند دسته تقسیم می شوند؟
4. مخاطبان از نظر رده شغلی به چه دسته هایی تقسیم می شوند؟
به خاطر داشته باشید که این مخاطبان شامل مشتریان، ذینفعان و کارکنان شرکت می شوند که باید در مورد هر گروه به میزانی از شناخت رسیده باشید.

ارتباطات سازمان شما
1. بهترین راه برای خوشحال کردن کارکنان سازمان در هر رده شغلی چیست؟ (گاهی یک سررسید برای یک کارمند ساده می تواند خوشحال کننده باشد اما اگر کیفیت آن در حد ایده آل نباشد برای یک مدیر می تواند به منزله اهانت یا چیزی بی اهمیت تلقی شود.)
2. بهترین راه خوشحال کردن ذیفنعان سازمان در رده های مختلف چیست؟
3. بهترین راه خوشحال کردن مشتریان سازمان با توجه به میزان خرید آنها چیست؟
4. کدام هدیه بیشتر برای آن گروه از مخاطب کارایی بهتری را برقرار می کند و در عین حال با حوزه کاری سازمان مرتبط است؟

باید در نظر داشته باشیم که همه هدایای تبلیغاتی معمولا سطحی از رضایت را برای مخاطبان ما فرآهم می کند اما جایگاه اجتماعی، شغلی و سطح فعالیت شخص و شرکت خواسته ها را افزایش می دهد. یعنی مثلا مدیر شرکتی که از شما سالانه 2 میلیارد تومان جنس خریداری کرده است به عنوان هدیه انتظار ندارد که سر رسید هدیه بگیرد بلکه منتظر است که چندین هدیه بدون آرم لوکس هدیه بگیرد. یا مثلا کارمندی که در سال گذشته به بهینه سازی فعالیت های اداری و تجاری اقدام کرده و توانسته گامی در جهت توسعه شرکت بردارد انتظاری فراتر از یک هدیه تبلیغاتی دارد. مگر اینکه شما تشویق هایی را برای او در نظر گرفته باشید. از همه مهمتر اینکه شما باید سطح قابل قبولی از عدالت را در تقسیم هدایای تبلیغاتی رعایت کنید. مخصوصا در مورد رده های شغلی نسبتا مشابه سعی کنید که از هدایای نزدیک به هم استفاده کنید. تا هم انگیزه بخش افراد پایین تر باشد و هم آن هدیه را برای مدیران ارشد بی اجر نکنید.

با چنین بینش هایی می توانید هدایای خوبی انتخاب کرده و آن را به اعضای سازمان خود بدهید. همچنین در نظر داشته باشید که گاهی در سازمان ها روالی برای ارائه این هدایا وجود دارد. همیشه این روال را در برنامه های خویش در نظر داشته باشید.

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

گروه نویسندگان شارا