مقدمه

 روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه، ‏سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های مورد ‏نظر آن سازمان است، باید پذیرفت که روابط عمومی دانش، فن، ‏هنر و تخصص است که دارای اصول فلسفی خاصی بوده و از ‏انگیزه بالایی برای خدمتگزاری به مردم و جامعه برخوردار ‏است.

روابط عمومی در اغلب موارد نقش مغز متفکر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می کند که زیرنظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان انجام وظیفه می نماید. روابط عمومی در حقیقت شبکه هوشیار، بانک اطلاعات، و پل ارتباطی سازمان با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است و باید در جهت توسعه خصلت­هایی چون قانون­مداری، نظم، شجاعت، ابراز عقیده، تحمل شنیدن آرای مخالفان، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت گام بردارد. مهارت­های علمی، احساس مسئولیت اخلاقی، آگاهی از سازمان، آگاهی از جامعه، نوآوری و خلاقیت، آشنایی با علوم اجتماعی و روزنامه­نگاری و قدرت نویسندگی، گوش دادن مؤثر و همدلی و ایمان به حقانیت مخاطب از جمله ویژگی­های بارز روابط عمومی است.

تاریخچه روابط عمومی شورا

روابط عمومی شورای اسلامی کاشان برای نخستین بار و بر اساس طرحی کارشناسی در تاریخ 22/10/92 مصوب و پس از طی مراحل اداری و انتخاب مسئول،فعالیت خود را از تاریخ 1/2/93 آغاز کرد.مجموعه پیش روی شما خلاصه ای از عملکرد این واحد می باشد.روابط عمومی شورا برنامه استراژی 4 ساله خود را پیش از آغاز فعالیت ها به ریاست محترم شورا تقدیم نمود.

الف) ارتباط با رسانه ها

ـ فعالیت های خبری و اطلاع رسانی

رسانه ها نقش اطلاع رسانی درجامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملکرد ‏روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد.به علت عدم ارتباط مطلوب بین شورا و رسانه اولین اقدام اساسی و مهم، ساماندهی ارسال اخبار و ارتباط با خبرنگاران و رسانه ها بود. تجربه  فعالیت رسانه ای و ارتباطات گسترده در این طیف صنفی روند این تعامل و همکاری را تسهیل نموده و به لطف الهی خبرهای شورای اسلامی شهر کاشان با همراهی خبرنگاران و عزیزان رسانه در کاشان در طول هفته در بهترین خبرگزاری ها و وب سایت های محلی و همچنین نشریات منتشر می گردد.

عمده فعالیت

- سیاستگذاری، برنامه ریزی و کاربرد شیوه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها، فعالیتها و برنامه ها و مواضع دستگاه به مخاطبان، رسانه ها و جامعه

- ایجاد ارتباط مطلوب‌ با مطبوعات‌، و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری‌ بهینه‌ از آنها برای ‌اطلاع‌رسانی‌ به‌ مردم‌.

ـ ارسال خبر، گزارش خبری (با تصویر و یا بدون تصویر) ‏

- گردآوری‌، جمع‌بندی‌ و تحلیل‌ نظرها و دیدگاههای‌ مردم‌، نخبگان‌ و رسانه‌ها و ارائه‌ آن‌ به‌ مدیران ذیربط‌.

- برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه ‏

- تهیه بریده جراید و بولتن خبری

- تهیه آرشیوی از مطبوعات، نشریات، عکس و فیلم و ... جهت بهره برداری مقتضی

- برنامه‌ریزی‌ و اطلاع‌رسانی‌ به‌ مردم‌ درباره‌ عملکرد شورا بصورت شفاف با‌ انگیزه‌ تنویر افکار عمومی‌.

 ب) ارتباطات مردمی

دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست. با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با ‏توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ‏ویژه ای در نظر بگیرند.‏

عمده فعالیت:

- تدوین‌ "تقویم‌ جامع‌ ارتباطات‌ سازمانی" در قالب‌ ملاقاتها و بازدیدهای‌ مسئولان‌ سازمان‌ با شخصیتهای‌ حقیقی‌ و حقوقی‌، کارکنان‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌ با هدف‌ تداوم‌ و گسترش‌ اصولی‌ وتلطیف‌ روابط و تنظیم‌ افکار عمومی‌.

- حضور و ارائه گزارش عملکرد ریاست محترم شورا در مجامع عمومی از جمله نمازجمعه، اجتماعات ملی ومذهبی وجشنواره ها و... ‏

ج) همایش / مراسم / نمایشگاه

یکی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردها، ‏برگزاری همایش، مراسم یا نمایشگاه است و مدیر روابط عمومی ‏باید ضمن داشتن تقویم برگزاری اینگونه برنامه ها، با استفاده از ‏تکنیک های برگزاری موارد ذکرشده را ارزیابی نماید.‏

مراسم مذهبی:

برگزاری مراسم ویژه مذهبی و ایام خاص از جمله ماه مبارک رمضان، عید غدیر خم، ایام محرم

مراسم ملی

 نوروز، سوم خرداد فتح خرمشهر و هفته دفاع مقدس، هفته دولت، دهه فجر، مناسبت ویژه

چ ) انتشارات

یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ‏ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن ‏داشتن هدف از انتشارات، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای ‏تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید .

عمده فعالیت:

- تدوین‌ و انتشار خلاصه‌ عملکرد شورای اسلامی شهر و ارائه‌ به‌ افکار عمومی‌.

ح) تبلیغات محیطی

 فضاسازی محیط اداری همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان ‏را نسبت به آن سازمان تغییر یا اصلاح نماید.‏

عمده فعالیت:

- آذین بندی ساختمان شورا به مناسبت های مختلف ‏

- پوشش‌ تبلیغی‌ ساختمانها و فضاهای‌ عمومی‌ شورا‌ در گرامیداشت‌ ایام‌ و مناسبتهای‌ ویژه‌.

د) سمعی و بصری

تهیه اسناد تصویری از فعالیتها برای قانع نمودن مخاطب و ایجاد اعتماد و اطمینان بسیار مهم است و ‏داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری میباشد.

عمده فعالیت:

- داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری ‏

- نصب و پخش تصاویر به مناسبت های مختلف و بهره برداری از آنها ‏

ذ) پژوهش و افکار سنجی

- انجام پروژه نظرسنجی عملکرد یکمین سال فعالیت شورای اسلامی شهر کاشان (سال اول – دوره چهارم).

ر)  شرکت در جلسات رسمی شورا

روابط عمومی بدلیل وظیفه مندی برای ارتباط درون سازمانی و ‏برون سازمانی باید در مجامع و کمیته ها و جلسات عضو فعال ‏باشد .

عمده فعالیت :

- حضور در جلسات‌ مهم‌ ذیربط سازمان‌ به‌ منظور آگاهی‌ از سیاستها، خطمشی‌ها، برنامه‌ها وروند فعالیتها

- حضوردر کمیسیون های شورا.‏

- حضور فعال در نشست های تخصصی روابط عمومی .

ـ برنامه ریزی و هماهنگی جلسات

 ـ یکی از فعالیت های روابط عمومی، برنامه ریزی و هماهنگی جهت حضور مدعوین به جلسات است.

ه) تشریفات:

یکی دیگر از وظایف مهم روابط عمومی برنامه ریزی وهماهنگی مراسم استقبال و پذیرایی از میهمانان و مقامات میباشد.

ی ) ارتباطات الکترونیکی

ـ سایت شورا

ـ انتشار اخبار شورای اسلامی شهر روی سایت.

ـ تغییرات عمده سایت شامل: طراحی  طرح ورودی سایت و طرح نوار بالای سایت شورا انجام شده است که به زودی انجام خواهد شد.

1-پیام کوتاه

ارسال پیام کوتاه از طریق تلفن همراه یکی از پرجاذبه ترین وسیله ‏ارتباطی بصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی با استفاده از ‏این ابزار ضمن ارسال پیام های کوتاه می توانند ‏سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.‏

عمده فعالیت

- تهیه لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده ‏

- تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها

ویژه برنامه  روز شوراها

ـ به مناسبت نهم اردیبهشت و روز شوراها روابط عمومی اقدام به برگزاری آئین تجیلیل از این روز نمود. برنامه های روز شوراها:

ـ تهیه و تدوین گزارش عملکرد شورای اسلامی شهر کاشان (شش ماهه اول)

ـ طراحی و چاپ برشور گزارش عملکرد شورا در 5000 نسخه

ـ برگزاری نخستین کنفرانس خبری روز شورا با حضور هئیت رئیسه محترم، شهردار و اصحاب رسانه

ـ برنامه دیدار اعضاء محترم شورا با حضرت آیت ا... نمازی نماینده محترم ولی فقیه و امام جمعه کاشان

ـ هماهنگی با ستاد نماز جمعه و سخنرانی جناب آقای مهندس رسول زاده، نائب رئیس محترم شورا قبل از خطبه های نماز جمعه

ـ ارسال نامه تقدیر و تشکر از سفیر ولایت در پی ایراد بیانات ایشان در خطبه های نماز جمعه در حمایت از شورای شهر و شهرداری

ـ ارسال بروشور عملکرد شش ماهه به همراه نامه رسمی شورا به کلیه ادارت، سازمان ها و نهادهای شهرکاشان

ـ برنامه ریزی جهت سخنرانی اعضاء محترم در مناطق مختلف و مساجد مهم کاشان، راوند، طاهرآباد

ـ ارسال بروشور گزارش عملکرد به کلیه ی مساجد مهم شهر کاشان- راوند- طاهراباد- فین-

 خلاصه برنامه های روابط عمومی شورا

ـ طراحی فضای داخلی شورا

ـ نصب تابلوهای گردشگری کاشان

ـ ارائه درخواست طراحی و تهیه 20 تابلو نفیس از آثار تاریخی و مذهبی شهر کاشان

ـ درخواست طراحی و ساخت تابلوهای راهنمای شورا (شامل تابلو سردرب اتاق ها و تابلو راهنمایی اصلی) که در حال ساخت می باشد.

ـ طرح ها و برنامه ها

ـ با توجه به اهمیت کارت ویزیت جهت اعضاء ـ طراحی کارت ویزیت ویژه اعضاء که در مرحله طراحی می باشد.

ـ جمع آوری عکس پرسنلی اعضاء و پیگیری صدور کارت شناسایی اعضاء توسط فرمانداری

ـ هماهنگی و حضور اعضاء محترم در مراسم جشن خوش حسابی

ـ هماهنگی و حضور اعضاء محترم در مجموعه خانه سالمندان گلابچی

ـ هماهنگی و حضور اعضاء محترم در سازمان اتوبوسرانی

ـ همانگی نشست فعالین فرهنگی با مدیرکل استان های وزارت ارشاد اسلامی

ـ همکاری با کمیته فرهنگی کمیسیون فرهنگی شورا

ـ هماهنگی بازدید از باغ گیاه شناسی کاشان

ـ هماهنگی بازدید از باغ گیاه شناسی تهران

ـ بر اساس دستور نائب رئیس محترم شورا، بازدید از مرکز فنی حرفه ای فاز یک ناجی آباد و ارائه گزارشی از وضعیت بهره برداری از مجموعه

ـ نشریات

ـ همکاری با نشریه شهرداری کاشان و ارسال اخبار جهت درج

ـ نگارش طرح انتشار نشریه شورای اسلامی شهرکاشان و طرح در جلسه

ـ فراهم سازی انتشار نخستین نشریه شورا به مناسبت اولین سالگرد شورا در شهریور ماه1393

ـ اشتراک نشریات محلی کاشان ویژه اعضا

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)