شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- مخاطبان یا گروه های مورد نظر یک سازمان؛ همه افراد، مجموعه ها و سازمان هائی هستند که به شکلی درحال یا آینده می توانند به نوعی سازمان را در دستیابی به اهدافش یاری کنند. البته این افراد،مجموعه ها و سازمان ها از نظر اهمیت برای سازمان در درجات گوناگونی قرار دارند و درجه اهمیت اینها را اهداف، برنامه ها، سیاستهای اجرائی، شرائط زمان و مکان و عوامل دیگر تعیین می نماید.

این افراد، مجموعه ها و سازمان ها را مرز قاطع و مشخصی از نظر روابط عمومی از یکدیگر جدا نمی کند و چه بسا ممکن است با یکدیگر دارای همپوشی باشند
 

یک طبقه بندی کلی:
۱) مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی
۲) گروه های اصلی، ثانوی و حاشیه ای
۳) گروه ها ومخاطبان کنونی و گروه ها و مخاطبان آینده
۴) گروه های موافق، مخالف و بی طرف

● مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی:
الف) مخاطبان درون سازمانی: در درون سازمان قرار دارند و به طور مستقیم با سازمان مرتبطند.

۱) بالاترین مقام سازمان، مدیران و مشاوران سازمان
روابط عمومی باید دیدگاه های موجود در محتوای رسانه ها، افکارعمومی جامعه و درون سازمان نسبت به عملکرد سازمان و وضع روحی وعلاقه مندی کارکنان به اهداف سازمانی را به دلیل موثر بودن نظرآنها در تصمیم گیری ها و سیاست گذاری های سازمان، به آگاهی این گروه برساند.

۲) کارکنان سازمان و خانواده های آنها
روابط عمومی باید اهداف و سیاست های سازمان را به منظور کسب تفاهم بیشتر کارکنان و مشارکت مناسب آنها در برنامه ها از طرق مختلف نظیر: برگزاری نشست ها ومناسبت ها، انتشار نشریه داخلی و بروشور و اطلاع رسانی از طریق وب سایت سازمان به آگاهی کارکنان برساند.

۳) کارکنان روابط عمومی
مدیر روابط عمومی باید ضمن تشریح برنامه های سازمان و روابط عمومی، زمینه مشارکت مناسب تمامی کارکنان روابط عمومی در فعالیت ها را فراهم کند.

ب) گروه های بیرون سازمان: مستقیماَ با سازمان مرتبط نیستند و در زیر مجموعه مدیریت آن قرار ندارند.

۱) مردم
روابط عمومی باید به وسیله ابزارها و فنون ارتباطی از دیدگاه های موجود نسبت به سازمان آگاه و اهداف و برنامه های خود رانیز از طرق مختلف به ویژه رسانه های ارتباط جمعی به آگاهی مردم برساند.

۲) سازمان های همکار و مشابه
روابط عمومی باید از طریق بررسی محتوای رسانه ها، حضور در گردهمایی ها و نمایشگاه ها از اهداف، برنامه ها، خدمات و کالاهای جدید و نقاط قوت و ضعف سازمان های مرتبط و مشابه با سازمان خود مطلع و آنها را به آگاهی مدیران و کارکنان سازمان برساند.

۳) نخبگان، استادان وپژوهشگران و متخصصان و گروه های مرتبط با فعالیت سازمان
روابط عمومی باید ضمن بررسی آثار و گفته های این افراد که دارای نفوذ فراگیری بین افراد و گروه های مرتبط با فعالیت سازمان هستند، دیدگاه های آنان را به درون سازمان منتقل کند تا بخش های مختلف از آن استفاده کرده و از کاستی های موجود بکاهند و فعالیت های جدیدی را آغاز کنند.

۴) رسانه های ارتباط جمعی
روابط عمومی باید با ارائه اخبار، اطلاعات، تفسیر، تحلیل و گزارش های مختلف در زمینه اهداف، برنامه هاو فعالیت های خود به رسانه ها، حضور فعال سازمان خود را در جامعه به طور مداوم و همیشگی نشان دهد تا جامعه نسبت به آن احساس آشنائی کند.

۲) گروه های اصلی، ثانوی و حاشیه ای:
گروه ها و مخاطبان اصلی از نظر مدیریت سازمان با اهمیت ترین و تعیین کننده ترین گروه ها هستند ومی توانند یاری کننده یا بازدارنده باشند و سازمان به نظر مساعد و حمایت آنها برای پیشرفت کارها نیاز دارد.
گروه های ثانوی با توجه به برنامه ها و سیاست ها و شرایط زمانی و مکانی واجد اهمیت می شوند.
گروه های حاشیه ای در کمترین حد اهمیت قرار دارن و تنها در مقاطع خاصی به آنها توجه می شود و یا در برنامه های کلان و راهبردی مورد توجه قرار می گیرند.

۳) گروه ها ومخاطبان کنونی و گروه ها و مخاطبان آینده:
کارکنان سازمان و مصرف کنندگان محصولات و خدمات، مخاطبان کنونی هستند.
دانش آموزان، دانشجویان، کارشناسان جوان و دارندگان ظرفیت های بالقوه مصرف محصولات و خدمات سازمان، مخاطبان آینده یا مخاطبان هدف سازمان هستند که باید به تدریج به صورت گروه های مرتبط با سازمان درآیند.

هیچ سازمانی به صورت دائمی با گروه ها و مخاطبان خاصی سروکار ندارد. پویائی و دگرگونی های اجتماعی ضرورتا گروه هائی را به سازمان ارتباط می دهد و گروه های قدیمی را از دایره منافع مادی و معنوی حال وآینده سازمان خارج می کند. سازمان های پیشرو همواره نگاهشان به چشم اندازها آینده است و به مخاطبان و گروه های جدید می اندیشند.

۴) گروه های موافق، مخالف و بی طرف:
هر سازمان باید با گروه های موافق، مخالف و بی طرف خود ارتباط برقرار کند.
محتوای برنامه های ارتباطی سازمان با گروه های موافق باید به گونه ای باشد که استمرار حمایت و تداوم ذهنیت موافق آنها به سازمان را تقویت کند.
محتوای برنامه های ارتباطی سازمان با گروه های مخالف باید اقناعی و ترغیبی باشد تا نگرش آنها نسبت به سازمان تغییر کند.
برای گروه های بی طرف باید برنامه های ارتباطی تدارک دید تا بتوان آنها را به گروه موافقان و حامیان سازمان پیوند داد.
«نگارنده معتقد است تکریم ارباب رجوع، پاسخگویی به موقع به مشتریان و توجه به انتقادات می تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف خود داشته باشد.»

آیت اله قهرمانی
مدیر روابط عمومی و روابط بین الملل سازمان رفاهی تفریحی شهرداری یزد