شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- یکی از اقدامات مهم روابط عمومیبرگزاری تورهای گردشگری است. تورهایی که با اهداف مختلفی انجام می شوند و در کنار آن عموما دستاوردهای قابل توجهی نصیب سازمان می شوند.

در این نوشتار قصد داریم برخی از نکات مهم در برگزاری این تورها را ذکر کرده و نقش روابط عمومیرا به صورت یک فرآیند در این خصوص مشخص نماییم.

الف) هدفمند باشد.
برگزاری تور گردشگری معمولا رویدادی هزینه بر است. بنابراین باید حتما حساب هزینه و فایده کرده باشید. در بسیاری از موارد اساسا شما نیازی به برگزاری تور ندارید و می توانید از راه های دیگری همان دستاوردها را کسب کنید. لذا پیش از هر اقدامی باید هدف خود را از برگزاری تور مشخص کنید. عموما زمانی از تور گردشگری استفاده می کنیم که نتیجه آن به قرارداد و یا شرایط مشابهی ختم می شود که شرکت از آن منتفع می گردد. گاهی اوقات نیز تورهای گردشگری را برای مشتریانی برگزار می کنیم که می خواهیم اعتبار خودمان را نزدشان بالا ببریم و بتوانیم آنها را برای سال های آینده به عنوان مشتری حفظ نماییم. در این صورت نیز باید سنجید که میزان درآمدی که از مشتری بدست می آوریم چه نسبتی با هزینه تور گردشگری دارد. برخی اوقات نیز به منظور اثرگذاری بر روی رهبران فکری از قبیل دانشجویان و یا حتی دانش آموزان تور برگزار می کنیم.

ب) برنامه ریزی شده باشد.
هیچ تور گردشگری نمی تواند بدون برنامه ریزی صحیح به خوبی برگزار شود. اما در این گزینه مراد یک برنامه ریزی برای اجرای تور نیست. منظور از برنامه ریزی یعنی اینکه بدانیم چگونه می خواهیم از طریق تور به اهداف خودمان دست پیدا کنیم. فکر کنید اگر شما بخواهید دانشجویان را متمایل به همکاری پاره وقت با شرکت خودتان کنید به طوری که برخی هزینه هایتان را کاهش دهید و از طرفی بتوانید از نیروی با ایده و خلاق استفاده کنید، این مساله باید از قبل دیده شده باشد و در بخشی از برنامه تور به آن پرداخته شود. برای این منظور می توانید در بهترین زمان که افراد در اوج آمادگی ذهنی هستند، از آنها دعوت کنید که در نشستی صمیمانه با مدیران شرکت کنند و حین این نشست اهداف خودتان را با آنها در میان بگذارید و فرمی به آنها بدهید تا در صورت تمایل به شما بپیوندند. به خاطر داشته باشید که در این مواقع بهتر است پیش از هر چیز آینده نگری کرده باشید و بدانید که این افراد در آینده چگونه می خواهند با شما همکاری کنند.

ج) متناسب باشد.
انواع متفاوتی از تورهای گردشگری وجود دارند. تورهای یک روزه، چند روزه از نظر زمان متفاوت اند. تورهای داخلی و خارجی از نظر مکان متفاوت اند. تورهای آموزشی، تفریحی، ورزشی و ... از حیث نوع فعالیت متفاوت اند. باید همیشه در نظر داشته باشید که چه کسانی را برای تور دعوت کرده اید. به عنوان مثال برای دانشجویان نوعی از برنامه ها سرگرمی اهمیت دارد و برای بازاریان ممکن است نوع دیگری را بپسندند. به ویژه دقت داشته باشید، حتی اگر قشر خاصی نوع دیگری از تفریح را می پسندد، آنچه از روابط عمومی انتظار می رود این است که مطابق عرف برنامه را برگزار کند. در این مورد رده بندی های سنی و محتوایی که در برنامه ارائه می دهید را مورد نظر داشته باشید.

د) یکپارچه باشد.
یکپارچه سازی فعالیت های روابط عمومی در تمام ابعاد یک واقعیت غیر قابل کتمان است. اگر تمام فعالیت های شما در یک جهت نباشند، نمی توانید نتایج مورد نظر خود را از برنامه تان بگیرید. به عنوان مثال اگر می خواهید گروهی از دانشجویان را برای آگاهی از شرایط آلودگی هوا، به نقاط مختلف ببرید، باید محتوایی که به آنها می دهید از تمام کانال ها به یک واقعیت و آن واقعیتی که شما تعریف کرده اید اشاره داشته باشند. در غیر این صورت قشر دانشجو و نخبه و رهبران فکری به زودی متوجه می شوند که دارند جهت دهی می شوند.

ه) اهداف پنهان و آشکار داشته باشد.
به خاطر داشته باشید که هر برنامه ای نمی تواند تمام اهداف خودش را به صورت آشکار به نمایش بگذارد. شما در حین یک تور گردشگری یک سری اهداف پنهان را نیز دنبال می کنید. در مورد این موارد اصلا صحبت نمی کنید اما در حین برنامه ها به آنها می پردازید. در کل هرچه افراد کمتر احساس کنند که در یک فضای تبلیغاتی و تحت اطلاع رسانی های جهت دهی شده قرار گرفته شده اند، از اثربخشی کار شما می کاهد. فکر کنید که چگونه می توانید حرفی را بزنید در حالی که هیچ چیز نگفته باشید. گاهی اوقات باید چیزهایی را نشان دهید. گاهی اوقات نیز باید کاری کنید که افراد خودشان به آن برسند. هوشمندی در روابط عمومی یعنی بتواند تشخیص دهد که چگونه می تواند به این مسائل برسد.

و) شادی و نشاط آفرین باشد.
قطعا همه مراسم نمی توانند شاد باشند و بسیاری از رویدادها غم انگیز هستند. این غم و غم انگیزی بحثی است که بیشتر برای فضاهای دینی و مناسبتی امکان دارد به کار رود اما در بیشتر اوقات باید سعی کنید به شدت از آن احتراز کنید. روابط عمومی زمانی می تواند تاثیر گذار باشد که بتواند در حین خنده به افراد چیزی را یاد بدهد. اگر نخندانید نمی توانید نظر افراد را به خودتان جلب کنید. مردم دوست دارند که تفریح کنند و این تفریح و سرگرمی باید دو ویژگی داشته باشد: اول اینکه شاد باشد و دوم اینکه هیجان انگیز باشد. این دو ویژگی می توانند برنامه ها را متفاوت کنند. بنابراین از هر فرصتی برای ایجاد این دو موقعیت استفاده کنید.

قطعا برگزاری یک تور گردشگری به الزامات بیشتری نیاز دارد که در کتابهای روابط عمومی به آنها کمتر اشاره شده است. بنابراین توصیه می شود متخصصان روابط عمومی برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص این موضوعات حتما کتاب های رشته های مدیریت جهانگردی و دیگر رشته های مرتبط را مطالعه کنند. به خاطر داشته باشید که روابط عمومی رشته ای میان رشته ای است و از این حیث نیازمند دانش وسیعی از حوزه های مختلف می باشد. شما می توانید با مراجعه به سایت هایی نظیر سایت شارا، خودتان را با این دانش وسیع به روز نمایید.

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)