شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- این سناریو را در نظر بگیرید: شما با یکی از کارکنان خود مشغول گفت‌وگو در مورد نحوه عملکرد او هستید. شاید برخی موارد را در این جلسه به وی یادآوری کنید، یا ممکن است صحبت‌هایی برای انگیزش بیشتر با او داشته باشید.

شاید شما در این جلسه برای برخی از کارها در نقش مربی ظاهر شوید و در نهایت اینکه انتظارات واضح خود را از نحوه عملکرد مورد نظر به او تاکید کنید.سپس هر دو این جلسه را با احساس مثبتی ترک می‌کنید و فرد مورد نظر نیز با درک درستی از فعالیت‌های تعریف شده، روانه دفتر کار خود می‌شود. شما با اعتماد به نفس و رضایتی درونی، گمان می‌کنید این بار موفق به کسب نتیجه‌ای مناسب شده‌اید.  اما چند هفته بعد، شما هیچ‌گونه بهبودی در عملکرد آن فرد مشاهده نمی‌کنید و به نظر می‌رسد آن جلسه، دستاورد قابل قبولی نداشته است، چراکه فرد مورد نظر تقریبا هیچ موردی از توافقات انجام شده را به خاطر ندارد! 
برگزاری جلسات ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد به افراد یکی از اجزای مهم و لازم در مدیریت عملکرد است اما هرگز کافی نیست. در این نوشتار ابزار توافق‌نامه عملکرد به عنوان روشی برای افزایش پاسخگویی مناسب‌تر کارکنان معرفی می‌شود. 

 معرفی ابزار 
یکی از راه‌های موثر برای بهبود عملکرد در کارکنان، تهیه توافق‌نامه عملکرد با آنها است. این ابزار برای افراد ایجاد مسوولیت برای تحقق اهداف فردی و سازمانی می‌کند. با استفاده از این ابزار قادر خواهید بود انتظارات خود از فرد را تعریف کنید و با مکتوب کردن و درج امضای فرد آن را تبدیل به سندی رسمی برای پیگیری و اخذ نتیجه کنید.
توافق‌نامه عملکرد باید تا حد امکان، واضح و روشن باشد و چگونگی اندازه‌گیری پیشرفت آن نیز مشخص باشد. این سند بروز اختلافات احتمالی آینده شما با کارکنان را درخصوص فعالیت‌ها و انتظارات طرح شده، به حداقل می‌رساند. با استفاده از توافق‌نامه عملکرد دستاوردهای زیر برای سازمان حاصل خواهد شد: 
• اهداف فردی و سازمانی در توافق‌نامه عملکرد مشخص می‌شود. 
• سطح اعتماد و درک متقابل افزایش می‌یابد. 
• طرفین تشویق به ارتباطات و بازخورد می‌شوند. 
• به برنامه‌ریزی و توسعه حرفه‌ای فرد کمک می‌شود. 
• توافق، رسیدن به آنچه تعیین شده را تضمین می‌کند. 
• روشی منصفانه برای ارزیابی عملکرد است. 
• کارکنان در قبال عملکرد خود احساس مسوولیت بیشتری خواهند داشت. 
• فرآیندی مناسب برای پیگیری و بهبود برنامه‌ها به‌دست می‌آید. 
یک توافق‌نامه عملکرد مناسب دارای ویژگی‌های زیر است: 
1. براساس نیازهای کسب‌وکار تهیه شده است. 
2. دست‌یافتنی و قابل انجام است. 
3. مسوولیت‌ها و اختیارات در آن تشریح شده است. 
4. قابل اندازه‌گیری و ارزیابی است. 
5. منصفانه است. 
6. افراد را وادار به پاسخگویی می‌کند. 

برای تهیه و تدوین یک توافق‌نامه عملکرد اثربخش گام‌های زیر را بردارید: 
گام اول- با انتظارات شروع کنید. سعی کنید به‌طور واضح رفتار مورد انتظار خود را مشخص کنید و دلیل نیاز خود را به این رفتار شفاف کنید و اهدافی را که باید محقق شود، مشخص کنید. 
گام دوم-نقشه راه مورد نظر را تعیین کنید. باید بتوانید مسیر راه و نقاط عطف مهم در مسیر عملکرد را به خوبی مشخص کنید. برای مثال اگر فرض کنیم یکی از انتظارات اصلی شما بهبود ارتباطات بین فردی از شخص مورد نظر شما باشد، حضور در یک کارگاه آموزشی مرتبط با همین موضوع می‌تواند یکی از نقاط عطف و موارد مهم پیگیری برای طی کردن این نقشه راه باشد. 

گام سوم- در خصوص شرایط عملکرد، «توافق» کنید. موافقت‌نامه عملکرد شبیه یک خیابان دوطرفه است. اگر گمان کنید می‌توانید کاری را به صورت یک طرفه به یک فرد دیکته کنید، ممکن است فرد مورد نظر شما را به راحتی ناامید کند، اما زمانی که توافق بر اساس اهداف دوطرفه باشد، به احتمال زیاد شاهد پیشرفت در رسیدن به آن خواهید بود. سعی کنید با افراد زمانی را بر سر «چرایی» اهداف صرف کنید. این یک فرآیند دوطرفه است و نیاز به پذپرش کامل هر دو طرف دارد. 

گام چهارم- جلساتی منظم برای پاسخگویی برنامه‌ریزی کنید. نقاط عطف تعیین شده مبنای مناسبی برای تشکیل این جلسات است. وقتی افراد بدانند که موضوعات ارجاع‌شده به آنها، توسط شما پیگیری خواهد شد، به احتمال زیاد سرعت خود را در انجام آنها بالاتر می‌برند، اما اگر احساس کنند شما فعالیت‌های تعریف شده را به سادگی فراموش می‌کنید، احتمالا آنها نیز انجام کارها را به فراموشی خواهند سپرد! 
بنابراین برنامه مدون و از قبل تنظیم شده برای تشکیل جلسات پیگیری توافق‌نامه عملکرد داشته باشید. 

گام پنجم- پیامدهای نتایج حاصله را مشخص کنید. توافق‌نامه عملکرد به منزله قراردادی رسمی بین مدیر و فردی است که تعهد می‌دهد. شما به سادگی می‌توانید در این قرارداد پاداش و تنبیه مرتبط با کیفیت و کمیت نتایج حاصل از عملکرد را در نظر بگیرید. ظرافت مهم در این گام قابلیت اندازه‌گیری نتایج حاصله است و شما باید بتوانید در این مورد با فرد مورد ارزیابی به‌طور کامل و شفاف به توافق برسید. 
گام ششم- توافق‌نامه عملکرد را امضا کنید. پس از نهایی کردن محتوای مورد توافق، نیاز است مدیر و فرد مورد ارزیابی این قرارداد را با درج تاریخ امضا کنند. از این نقطه به بعد وظیفه شما به عنوان مدیر، نظارت بر حسن اجرای این توافق‌نامه است. 

به خاطر داشته باشید، مشکلات بهره‌وری در یک سازمان، ناشی از عملکرد بد کارکنان نیست، بلکه ناشی از عملکرد بد مدیریت است.

 

عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران
منبع: mindtools n روزنامه دنیای اقتصاد