شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- مدیران اجرایی هوشمند و صاحبان کسب و کار می دانند که یک برنامه خوب روابط عمومی می تواند یک برند را بسازد و شهرت آن را صیقل دهد. هزینه های روابط عمومی خوب کمتر از تبلیغات است و اعتباری که به سازمان، محصولات و خدمات شما می دهد، بیشتر از تبلیغات می باشد.

اما حتی اگر مدیران اجرایی به روابط عمومی اعتقاد دارند، اگر آنها آموزش دیده و با تجربه نیستند، مهم است به گونه ای صحیح آنها را پیش از هر گونه مصاحبه ای آماده کنیم. هیچ مدیر اجرایی نباید بدون آمادگی در مصاحبه حاضر شوند چراکه او در واقع به نمایندگی از سازمان سخن می گوید. نکته مهم دیگر اینکه آنها نباید در مصاحبه دورو و متکبر به نظر بیایند. کلید اجرای خوب رئیس در مصاحبه های رسانه ای آموزش او برای این مصاحبه هاست.

در این نوشتار یک راهنمای مختصر برای هر کسی که در تعامل با رسانه قرار می گیرد آمده است. این راهنما برای مدیریت بحران جدی مناسب نیست، اما یک راهکار خوب برای مصاحبه های روتین رسانه ای است. می توانید این یادداشت را یک بحث مقدماتی در مصاحبه های رسانه ای در نظر بگیرید. اگر مصاحبه شونده این الفبا را می داند، آنگاه باید او را با حقایقی که اشتباه هستند، مواردی که ظاهر می شوند اما آماده نیستند و یا رفتارهای غیر دوستانه آشنا کنید.

بنابراین، اکنون شما مربی هستید. مدیر خود را برای مصاحبه با این دستورالعمل آماده کنید.
1. مردم مربوط به مردم اند، بنابراین خودتان باشید.
2. آرامش خود را حفظ کنید، هوشیار و تیز باشید.
3. با بررسی یادداشت ها، مقالات، اسناد شرکت یا از هر چیز دیگری که می تواند به شما در ایکه مسلط بر موضوع باشید کمک کند، استفاده کنید. آن ها را در سه یا چهار پیام مهم فرموله کنید و در طول مصاحبه به آن بپردازید.
4. از کلمات تخصصی استفاده نکنید.
5. جملات خود را کوتاه بیان کنید و در پایان آن مکث کنید. از بیان عبارات در پرانتز پرهیز کنید.
6. بخشی از سوال را در پاسخ سوالتان بیاورید. برای مثال، برای پاسخ به سوال، «آیا شما فکر می کنید این محصول جدید انتظارات تحلیل گران را پاسخ می دهد؟» شما نباید بگویید: «بله، خواهد داد.» بلکه باید پاسخ دهید: «ما پیش بینی می کنیم این محصول انتظارات تحلیلگران را پاسخ می دهد زیرا...»
7. شما می توانید کنترل مصاحبه را در دست بگیرید. اگر گزارشگر به نکات کلیدی شما اشاره نکرد، آنها را رو کنید. شما می توانید از ترفندهای سیاستمداران قدیمی استفاده کنید؛ ابتدا به سوال بپردازید و سپس آن را به جهت دیگری معطوف کنید. «سوالی که مطرح کردید بسیار جالب است اما آنچه مهم است این است که ...»
8. احساس نکنید که اگر چیزی برای گفتن ندارید باید هر چیزی را بیان کنید. اگر یک گزارشگر یک وقفه طولانی به شما می دهد که طی آن شما را تشویق به ارائه توضیحات بیشتر می کند، باید مراقب باشید که در تله نیافتید.
9. از مصاحبه گر نخواهید که «ضبط صوت خود را خاموش کند.» این نکته مهمی است که در بسیاری از موارد شما را از دردسر حفظ می کند. چراکه امکان دارد در این شرایط شما احساس راحتی بیشتری بکنید و حرف هایی بزنید که اثبات آن نیز برای شما ممکن نباشد.
10. تماس چشمی خود را در طول مصاحبه با مصاحبه گر حفظ کنید.
11. وقتی که با تلفن صحبت می کنید، بایستید. با این کار صدای شما پر انرژی تر و هوشیارانه تر به گوش می رسد.

12. نکات مهم را با مکث یا عبارات زیر برجسته کنید:
«آنچه دانستن آن مهم است اینکه...»
«بگذارید چشم اندازی که برای این موضوع می بینم را بیان کنم...»
«پیش از اینکه بخواهم به موضوع اصلی بپردازم باید اضافه کنم که...»
«آنچه من واقعا دوست دارم در این مصاحبه در مورد آن صحبت کنم این است که...»
«بگذارید در ابتدا به شما پیش زمینه ای از موضوع بدهم...»
«بگذارید نگاهی دقیق تر به موضوع داشته باشیم...»
«این نکته بسیار مهم است چراکه...»

13. از مثال هایی برای پشتیبانی از سخنان تان استفاده کنید.
14. هرگز پاسخ ندهید، «نظری ندارم.» اگر نمی توانید پاسخ یک سوال را بدهید به چرایی آن بپردازید. برای نمونه، شما ممکن است در مورد موضوعی که در مورد آن تخصص و آگاهی ندارید از طرف یک خبرنگار مورد سوال قرار بگیرید و باید به همین نکته اشاره کنید که من تخصص، مسئولیت، صلاحیت و دانش کافی را برای پاسخ دادن به این سوال ندارم.
15. عصبانی نشوید.
16. هرگز درباره هیچ کس منفی صحبت نکنید- به ویژه درباره رقبای خود مثبت سخن بگویید.
17. هرگز از زبان نامناسب استفاده نکنید.
18. با یک خبرنگار بحث و جدل نکنید، حتی اگر خبرنگار آن موضوع را درک نمی کند شما باید آن را به طور کامل برایش توضیح دهید.
19. همیشه پاسخ تماس های خبرنگاران را بی درنگ بدهید و اجازه دهید آنها احساس کنند که شما همیشه در دسترس هستید- به یاد داشته باشید که آنها برای کارشان زمان مشخصی دارند و ممکن است یادداشت خود را بدون اینکه از شما خبری دریافت کرده باشند منتشر کنند.
20. سعی نکنید که با خبرنگار خیلی «گرم» بگیرید، حرفه ای باشید.
21. به خاطر داشته باشید که الفبای مصاحبه رسانه ای عبارت است از: دقت؛ اختصار؛ شفافیت.
 

از چک لیست در زمانی که می خواهید مدیرتان را برای مصاحبه رسانه ای آماده کنید، استفاده کنید. حتی اگر شما جویای اینکه در کانون توجه قرار بگیرید نیستید، باید موقعیت روابط عمومی به نفع خود استفاده نمایید.
 

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)