شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- برای یک روابط عمومی بسیار مهم است که در صفحه اول محتواهای خاصی را بگنجاند. این اهمیت از این روست که پاسخگویی و تعامل مهمترین ابعاد اهمیت حضور روابط عمومی در فضای وب می باشد.

بر این اساس در یک سایت روابط عمومی باید اطلاعات زیر در صفحه اول گنجانده شوند و در صفحات بعدی نیز می توان محتواهای دیگری را که نیاز کمتری به آن وجود دارد را گنجاند.

1. نمودار سازمانی اولین چیزی است که مخاطب به محض نیاز به آشنایی با بخشهای مختلف یک سازمان به آن مراجعه می کند. پس امکان اینکه کاربر با یک نگاه کلی با بخشهای مختلف سازمان و در واقع سایت ما آشنا شود جذابیت صفحۀ نخست را افزایش خواهد داد. این نمودار می تواند با اطلاعاتی از قبیل شماره تلفن و آدرس ایمیل همراه شود تا مخاطبان بتوانند از طریق آن با مسئول مورد نظرشان ارتباط برقرار کنند.

2. به منظـور تکمیل اطلاعات باید قسمتهای مختلف سازمان را با سایت درگیر کرد و اطلاعیه ها و اخبار داخلی آنها را منعکس نمود تا مخاطبین جزئی نیز به استفاده از سایت ترغیب شوند. بسیاری از سایت های سازمانی هستند که به دلیل عدم ارائه اطلاعات مورد نیاز کارمندان، حتی در خود سازمان نیز باز نمی شوند.

3. انعکاس اطلاعیه ها و آگهی های مختلف (استخدام، مناقصه، مزایده) به شرط اینکه قبلاً اطلاع رسانی کافی شده باشد نیز یکی از جذابیت های مورد نظر مخاطبان است.

4. استفاده از هدایای اینترنتی یا همان نرم افزارهای رایگانی که در سایت قرار می گیرد و به راحتی DownLoad می شود ضمن اینکه حس اعتماد مخاطب را برمی انگیزد. نیاز او به استفاده از سایت را غیر ارادی و در واقع ضروی می کند.

5. کارکنان داخلی سازمان این حق را دارند که از قسمتهای خاصی از سایت که فقط در دسترس آنها باید باشد استفاده کنند و از این طریق از اطلاعات محرمانه و داخلی سازمان بهره مند شوند. در برخی سازمان ها نیز از شبکه داخلی اینترانت برای این منظور استفاده می شود.

6. خبرنویسی در اینترنت شرایط خاصی را می طلبد در واقع نویسنده باید پس از شناخت دقیق مخاطب کمی پایین تر از سطح سواد خواننده مطلب را نگارش کند از پاراگرافهای کوتاه و جذاب بهره ببرد از سوالات منفی، مجهولات و اختصارات استفاده نکند و با دقت در تایپ، مراقب اشتباهات تایپی و دستوری باشد.

7. دو رکن اصلی ایجاد سایت، برنامه نویس و طراح هستند برنامه نویس با تسلط بر اصول برنامه نویسی و طراح با احاطه بر اصول زیبایی شناختی و تجربه کافی باید ضمن اینکه مجزا و مستقل عمل می کنند تا تداخلی در کارشان بوجود نیاید در کنار هم باشند.

8. طراحی صفحات وب و بخصوص صفحه اول باید کاملاً هدفمند بوده و با توجه به نیازها و خواسته های مخاطب باشد حتی در تعیین اندازه فونت، اندازه متون و دگمه های صفحه دقت کافی صورت گیرد.

9. مسئول وب و یا همان وب مستر وظایف عمده ای به عهده دارد. او باید محتوا را تولید کرده و آنها را در صفحات HTML جای دهد ویرایش و تنظیم فرمها و عکسها نیز به عهده او است. او باید گرافیست و آشنا به امکانات اینترنتی باشد و در نهایت ناظر پایگاه و مسئول کارکرد صحیح شبکه باشد.

10. یکی از وظایف مهم روابط عمومی ها پاسخگویی به نامه ها، انتقادات و نقطه نظرات مختلف مخاطبان و انعکاس آن به واحدهای ذیربط است.

11. اشاره به جوابیه های این مخاطبان در صفحه اول و شرح آن در سایر صفحات یکی دیگر از عواملی است که باعث ترغیب مخاطب در ارتباط گیری از طریق سایت می شود.

12. هماهنگی تصاویر و صفحات و وضوح آنها، خوانا بودن متون در واقع اصلی ترین مواردی هستند که قبل از تعیین یک URL و آغاز بکار سایت باید کنترل شود.

علاوه بر موارد فوق برای صفحه اول بسیار مهم است که روابط عمومی تمام تلاش خود را بکند تا نیازهای اساسی مورد نیاز مخاطبان خود را پاسخ دهد. در موارد فوق این نیازها بدون طبقه بندی ارائه شده بودند اما باید در نظر داشت که شما تنها با شناسایی دقیق مخاطبانتان و نیازهای آنها می توانید در چک لیستی مرتب و مدون این نیازها را طبقه بندی کرده و اسباب پاسخ به آنها را برای مخاطبان فراهم کنید.

 

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)