شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- یکی از چالش‌های عمده برای کارفرمایان، بهره‌وری در محل کار است. این امر برای افرادی که در حال گذار از رده‌های میانی سازمان به مدیریت عالی هستند، دشوارتر به نظر می‌رسد. صاحبان کسب‌وکار باید برنامه‌ها و زمان خود را تنظیم و مدیریت کنند. آنها اغلب احساس می‌کنند طی شبانه‌روز، زمان کافی در اختیار ندارند و از عهده انجام کارهای لازم بر نمی‌آیند. این مقاله به ارائه سه راهکار مهم پرداخته است که به کارفرمایان در زمینه افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

1. شناسایی محیط کاری ایده‌آل
بدیهی است هر فرد شاغلی، برای انجام کار مجبور است به محل کار خود برود. حال در این میان، کارفرمایان برای انتخاب محل کار از انعطاف بیشتری برخوردار هستند. آنها می‌توانند از منزل، دفتر کار یا حتی یک رستوران از طریق لپ‌تاپ، کارهای مربوطه را انجام دهند و اگر محل مناسبی برای انجام کارهای خود نیابند مسلما کارآ بودن دشوار خواهد بود.
برای برخی از کارفرمایان، کارکردن از منزل عالی‌ترین گزینه است، اما عده‌ای دیگر معتقدند که محیط منزل، موجب حواس پرتی و از دست دادن تمرکز آنها می‌شود. همچنین، بعضی از افراد، دفاتر کار سنتی را عامل سرکوب خلاقیت می‌دانند. امروزه نوعا، کار با لپ‌تاپ از کافه‌ای واقع در نزدیکی محل زندگی به سبک جدیدی از زندگی مدرن تبدیل شده که این روش از کار احتمالا برای همه افراد مناسب نیست. برای بعضی از افراد کار درچنین اماکنی عالی است، اما برای عده‌ای تمرکز در محیط‌های عمومی پر هیاهو و شلوغ غیرممکن به نظر می‌رسد.
اگر شما از آن دسته کارآفرینانی باشید که در اماکن مختلف امکان کار و پیشرفت را دارید احتمالا محل کار خود را هر روز تغییر می‌دهید، اما برخی از افراد برای داشتن تمرکز و بهره‌وری احتیاج به یک محل کار ثابت دارند. مهم است بدانید در کجا احساس آرامش دارید آنگاه به‌راحتی می‌توانید محل کار مناسب را پیدا کنید.


2. آگاهی از اصل پارتو
اصل «پارتو» که با نام قانون 80-20 نیز معروف است به این معنا است که 80 درصد از دستاوردها حاصل 20 درصد از کار شما است، درحالی‌که اثبات این عدد دقیق دشوار است.
اما اصل کلی در اغلب موارد صحیح است. نکته این است که کارهای اندکی باعث ایجاد نتایج بی‌شماری می‌شوند که باید این کارها را تشخیص داد تا با تمرکز بر آنها به دستاورد‌های باورنکردنی دست یافت. برای درک چگونگی عملکرد اصل «پارتو»، سعی کنید روابط بین عوامل کسب‌وکار را که می‌توانند بر تجارت شما تاثیرگذار باشند شناسایی کنید. برای مثال:
80 درصد ازحجم فروش کل احتمالا حاصل فروش 20درصد از محصولات شما است.
80 درصد از بازدیدکنندگان وب‌سایت شما احتمالا 20درصد از صفحات وب‌سایت را مطالعه می‌کنند.
80 درصد از درآمد احتمالا مربوط به 20 درصد از مشتریان شما است.
به یاد داشته باشید این اصل هم برای عوامل مثبت و هم برای عوامل منفی کاربرد دارد. به‌عنوان مثال، 80 درصد از حجم کالا‌هایی که از سوی مشتریان مسترد می‌شود، 20درصد از محصولات شما را تشکیل می‌دهد.
این امر می‌تواند شما را در شناخت عواملی که سبب افزایش یا کاهش بهره‌وری می‌شوند، یاری کند. بنابراین وقتی با یک رویداد منفی مواجه می‌شوید به‌راحتی می‌توانید مشکل خود را حل کنید. (به‌عنوان مثال تنها 20 درصد از تولیدات شما، حجم زیادی از کالاهای استردادی را تشکیل می‌دهد). یا با کمک این اصل می‌توانید منابع خود را روی عواملی متمرکز کنید که بهترین نتایج را به دست می‌آورند.


3. کاهش عوامل حواس‌پرتی
حذف کامل عواملی که موجب حواس پرتی می‌شوند هرگز امکان ندارد زیرا آنها بخشی از زندگی افراد به شمار می‌روند. هر چند مدیران باید از عواملی که موجب حواس‌پرتی و کاهش بهره‌وری می‌شوند دوری کنند. امروزه اینترنت یکی از مهم‌ترین موارد تمرکز نکردن در کار افراد محسوب می‌شود.
بهتر است ایمیل، فیس‌بوک و دیگر شبکه‌های اجتماعی خود را فقط در زمان‌های خاصی از روز چک کنید و از وسوسه انجام این کار هر چند دقیقه یکبار اجتناب کنید. در حال حاضر برنامه‌های زیادی برای گوشی‌های هوشمند و کامپیوتر در دسترس است که مانع ایجاد هرگونه حواس‌پرتی کاربران می‌شود. یکی از محبوب‌ترین این برنامه‌ها Freedom نام دارد که روی ویندوز، مک و اندروید نصب می‌شود. به‌عنوان مثال این برنامه، قابلیت افزایش تمرکز و تعیین زمان برای گشت و گذار در وب سایت‌های مختلف را دارد و غیر از زمان‌های تعیین شده اجازه ورود به وب‌سایت‌های مشخص‌شده را نمی‌دهد.
عامل دیگر تمرکز نکردن، تماس‌های تلفنی است. درحالی‌که انجام بعضی از مکالمات مسلما برای کسب‌وکار لازم هستند، اما اگر در محل کار دائما در حال تماس و پاسخ به تلفن‌ها باشید، تمرکز لازم را برای انجام کار‌ها از دست می‌دهید. گاه که مجبور هستید پروژه‌ها را به صورت انفرادی انجام دهید، گوشی خود را خاموش کنید. برای تماس‌های مربوط به کسب‌وکار مانند جلسات شخصی خود برنامه‌ریزی داشته باشید، بنابراین بی‌موقع مزاحمتان نخواهند شد.
کارآ بودن، برای هر فردی که قصد راه‌اندازی کسب‌وکاری موفق دارد، ضروری است. با به‌کارگیری راه‌حل‌های مختلف می‌توانید کارآمدتر شوید و زمان را بهتر مدیریت کنید. علاوه‌بر مواردی که در این مقاله به آنها اشاره شد، سعی کنید از هر گونه موانع خاصی که باعث کاهش بهره‌وری شما می‌شوند فاصله بگیرید سپس با انتخاب راهکار مناسب بر مشکلات غلبه کرده و میزان کارآیی خود را افزایش دهید.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد - شماره ۳۲۶۱