شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران(شارا)- وجود دو چالش عمده ساختاری و رفتاری در رابطه با روابط عمومی سازمان­ها و دستگاه­های دولتی، بزرگ­ترین خدمت­رسانی به روابط عمومی­ها با تصویب آیین­نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی دستگاه­های اجرایی توسط هیأت وزیران در دولت نهم، ضرورت پیدا کردن مدل روابط عمومی اسلامی- ایرانی در افق 30 ساله سند چشم­انداز و بسنده شدن روابط فراملی روابط عمومی­ها به افزودن عبارت بین­الملل به نامه خود از جمله نکاتی بود که مدیر کل روابط عمومی وزارت نفت به توضیح آن­ها پرداخت.

حسین پرسان فومنی در گفت و گو با خبرنگار ما، با تأکید بر این که برای اولین بار در دولت نهم با تصویب آیین­نامه جامع کارکرد روابط عمومی در سطح هیأت وزیران ضمن تعریف اختیارات و وظایف، روابط عمومی­های دارای هویت رسمی شدند، این تصمیم را بزرگ­ترین خدمت به روابط عمومی­ها از ابتدای انقلاب تاکنون دانست و اظهار کرد: در قالب این آیین­نامه که در سال 1386 به تصویب رسید، علاوه بر مسائل بودجه­ای و ساختاری که برای روابط عمومی­ها دیده شده، بر لزوم آموزش و توانمندسازی مدیران روابط عمومی و کارکنان آن تأکید شده است.

وی با اشاره به این که بر اساس این آیین­نامه مدیر روابط عمومی باید توسط بالاترین مقام مسئول هر سازمان انتخاب شود و زیر نظر او کار کند، افزود: مروری بر تاریخچه روابط عمومی از ابتدای انقلاب تاکنون نشان می­دهد که پیش از دولت نهم، بخش­نامه­ها و آیین­نامه­هایی که در ارتباط با توسعه و پیشرفت روابط عمومی در دستگاه­های دولتی صادر شده باشد، بسیار اندک بوده است. به گفته او تصویب این آیین­نامه به دنبال فرمایش­های مقام معظم رهبری در ارتباط با عدم اطلاع­رسانی فعالیت­های سازنده دولت بیان شد که متعاقب این ابراز نگرانی و کدورت خاطر به زبان آورده شد و نگاه­ها به سمت روابط عمومی­های سازمان­ها معطوف شد و در نهایت این آیین­نامه به تصویب رسید.

پرسان با تأکید بر این که هم اکنون روابط عمومی­ها با داشتن نقشه راه و آشنا شدن با اختیارات و وظایف خود می­توانند بهتر از گذشته در مسیر خود پیش روند، خاطر نشان کرد: هم اکنون یک روابط عمومی باید اختیاراتی را که از سوی هیأت وزیران به او داده شده از دستگاه اجرایی مطالبه و برای انجام مطلوب امور عملیاتی کند. در این راستا باید موانع بازدارنده را برطرف کند که به منظور اجرای درست این آیین­نامه، دبیرخانه شورای اطلاع­رسانی هیأت دولت نیز متولی رسیدگی به امور روابط عمومی­هاست.

وی با تأکید بر این که به طور کلی با تصویب این آیین­نامه روح تازه­ای به کالبد روابط عمومی­های کشور دمیده شد، توضیح داد: بنابراین در حال حاضر مشکلات روابط عمومی­های کشور دمیده شد، توضیح داد: بنابراین در حال حاضر مشکلات روابط عمومی­ها از جنس دیگری است و به همین دلیل تأکید می­کنم خدمتی که دولت نهم با تصویب این آیین­نامه به روابط عمومی­ها کرد، هیچ دوره و هیچ دولتی انجام نداده است.

او افزود: هم اکنون مشخص است که اگر نکات تصویب شده در آیین­نامه در یک سازمان جاری است، ولی روابط عمومی نمی­تواند آن را اجرا کند، باید روابط عمومی آن سازمان سرزنش شود. همچنین اگر در برخی وزارتخانه­ها و سازمان­ها این دستورات عملیاتی نشده باید آن وزارتخانه یا سازمان را برای عملیاتی نشدن آیین­نامه سرزنش کرد.

چالش­های سازمانی و رفتاری؛ گره­های روابط عمومی

مدیر کل روابط عمومی وزارت صنعت، معدن و تجارت با تاکید بر این که هم اکنون روابط عمومی­ها از دو مشکل اساسی رنج می­برند، توضیح داد: به طور کلی دو چالش عمده در روابط عمومی­ها در سطوح مختلف شرکتی، سازمانی یا یک وزارتخانه وجود دارد که شامل مشکل ساختار و همچنین مشکل رفتار در مجموعه روابط عمومی کشور است.

به گفته او چالش ساختار در مجموعه روابط عمومی­های کشور به نبود تفسیر و تعریف قانونمند و نظامند از روابط عمومی برمی­گردد که موجب شده مدیران براساس نگاه، توقعات، انتظارات، دانش و فهم خود، روابط عمومی را تعریف کرده و انتظارات خود را پایه­ریزی کنند.

وی خاطر نشان کرد: برای نمونه اگر از یک تعداد مشخص از مدیران ارشد، پرسیده شود که روابط عمومی چیست؟ قطعاً جواب­های متفاوتی از آن­ها دریافت می­کنیم که به نسبت این تفاوت­ها، عملکرد روابط عمومی­های آن­ها نیز با یکدیگر فرق خواهد داشت؛ مثلا گاهی روابط عمومی به معنای ارتباط فعال با رسانه­ها تعریف می­شود، گاهی به معنای تبلیغ­گر مناسب، گاهی به عنوان زینت­المجالس یعنی روابط عمومی موفق نامیده می­شود که صحنه­گردان و جلسه آرای خوبی باشد.

او افزود: در خصوص چالش ساختاری، روابط عمومی­ها مقصر نیستند و باید در مشکل ساختاری به رفع چالش­ها در نگاه مدیران اجرایی پرداخت.

پرسان با تاکید بر این که از سوی دیگر در مشکل رفتاری در روابط عمومی­ها باید به استاندارد نبودن مدیران روابط عمومی و کارکنان آن­ها نسبت به ماموریت­ها و وظایف محوله اشاره کرد، گفت: برخی مواقع مدیران روابط عمومی و کارکنان آن­ها از دانش، تجربه، آموخته­ها و یافته­های لازم برای تصدی­گری این مسئولیت برخوردار نیستند و نمی­دانند به عنوان یک روابط عمومی باید چگونه با مشتریان و ذی­نفعان خود رفتار کنند.

وی با توضیح این که به نظر می­رسد روابط عمومی دو کارکرد درون سازمانی و برون سازمانی دارد، اظهار کرد: یعنی یک بخش از مشتریان و ذی­نفعان آن­ها در درون سازمان و بخشی در بیرون سازمان هستند که اگر روابط عمومی از قابلیت کافی برخوردار نباشد، در رابطه با این دو بخش ناقص عمل خواهد کرد.

به گفته او سازمان­ها از نظر رویکرد به این دو چالش در چهار دسته تقسیم می­شود. سازمانی که مشکل ساختاری ندارد، ولی مشکل رفتاری دارد؛ یعنی مدیر آگاه به وظایف و اختیارات روابط عمومی است ولی روابط عمومی آگاهی ندارد. سازمانی که مشکل ساختاری دارد ولی مشکل رفتاری ندارد. گاهی هر دو مشکل در یک سازمان وجود دارد و در بعضی موارد نیز هر دو بخش آگاه به وظایف خود هستند که در نتیجه با یک سازمان پویا و فعال مواجه خواهیم بود.

روابط عمومی­ها آغوش خود را به روی رسانه­ها باز کنند

پرسان با تاکید بر لزوم دقت و اهتمام روابط عمومی­ها به نقش رسانه­ها برای هموارسازی کارهای یک سازمان توضیح داد: یکی از مشکلات روابط عمومی­ها، عدم شناخت و آگاهی آن­ها از ظرفیت­های مناسب رسانه­ها برای انجام وظایف ذاتی است. اگر روابط عمومی­های سازمان­ها تعامل مناسب با رسانه به معنای عام نداشته باشند و نتوانند با رفتار بهینه از این ظرفیت استفاده کنند، این فرصت بی­بدیل و ممتاز را از دست خواهند داد.

او با اشاره به این که رسانه­ها ظرفیت مناسب و ممتازی برای بهبود کارکرد روابط عمومی­ها هستند، تصریح کرد: اگر روابط عمومی آغوش خود را به سمت رسانه­های منصف و غیر معارض باز کند، می­تواند به کارکرد خود سرعت و شتاب بیشتری دهد زیرا یکی از وظایف روابط عمومی­ها اطلاع­رسانی است.

روابط عمومی بدون تعامل با رسانه یک واحد افلیج و علیل است

به گفته وی روابط عمومی به جز ارتباط سازنده با رسانه­ها نمی­تواند اخبار خود را با سرعت زیاد، بهای کم و در شعاع و دامنه گسترده پراکنده کند. بنابراین روابط عمومی بدون تعامل با رسانه یک واحد افلیج و علیل است که توصیه می­شود تعامل دو جانبه و سازنده با رسانه­های کشور ایجاد کنند. از طرف دیگر روابط عمومی­ها به شدت نیازمند آموزش هستند و تنها آموزش است که می­تواند آن­­ها را برای ایفای نقش خود، توانمند کند.

ضرورت تعریف مدل روابط عمومی اسلامی- ایرانی در افق 1404

مدیر کل روابط عمومی وزارت صنعت، معدن و تجارت به ضرورت تعریف مدل روابط عمومی اسلامی- ایرانی در راستای سند چشم­انداز اشاره و اظهار کرد: در حال حاضر روابط عمومی برگرفته از تعریف Public Relations است که یک فرآورده وارداتی از دیار غرب محسوب می­شود ولی باید در افق 20 ساله سند چشم­انداز توسعه به سمت دست یابی تعریفی اسلامی- ایرانی از این مقوله رویم. در حال حاضر فاقد چنین تعریف و کارکردی هستیم و قالب کارکردهای روابط عمومی از مدل­هایی تبعیت می­کند که از کتاب­های ترجمه شده به دست آمده است. او با اشاره به فرهنگ و شرایط ویژه انقلاب و پیشینه تاریخی ایران تصریح کرد: نیازمند باز تعریف روابط عمومی و کارکرد آن هستیم و امیدواریم تا روابط عمومی­های کشور در وزارتخانه­ها و دبیرخانه شورای اطلاع­رسانی دولت به این سمت روند که مدل اسلامی- ایرانی را تعریف و عملیاتی کنند.

وی با تاکید بر این که به نظر می­رسد با توجه به فرهنگ غنی کشور ما که برخلاف برخی کشورهای پیرامون آن که کل قدمت آن­ها به چند دهه نمی­رسد، پیشینه چند هزار ساله داریم و همچنین با توجه به آمیختگی تمدن ایرانی با فرهنگ اسلامی، لازم است روابط عمومی­ای متناسب با پیشینه کهن و فرهنگ اسلامی تعریف شود.

پرسان در خصوص شاخص­های روابط عمومی اسلامی- ایرانی تاکید کرد: تصور می­شود این شاخص­ها را می­توانیم با مطالعه دقیق و استفاده از نظر کارشناسان و صاحب­نظران حوزه ارتباطات تعریف کنیم. در این رابطه هر چه زمان بیشتر بگذرد، فرصت­سوزی شده است.

روابط عمومی­ها در رویکرد فراملی نقص دارند

وی در خصوص تاثیر روابط عمومی­ها در جهانی شدن گفت: یکی از نقایص روابط عمومی­ها که سال گذشته رئیس جمهور نیز در نشست با مدیران کل روابط عمومی رفع آن را توصیه کرد، کارکرد روابط عمومی­ در ابعاد بین­المللی و جهانی است که به نظر می­رسد این بخش مورد غفلت قرار گرفته و روابط عمومی­ها در مجموعه سازمان­ها و دستگاه­ها بیشتر یک رویکرد درون کشوری دارند تا کارکرد فراملی و جهانی.

 به گفته او این نقص بزرگی است که در حال حاضر به ندرت می­توان روابط عمومی را با کارکردهای قابل قبول بین­المللی یافت. بنابراین باید این نقص به عنوان یک نقطه ضعف در روابط عمومی­ها پذیرفته شود. در این زمینه همچنین سال گذشته رئیس جمهور تاکید کرد تا در قالب فراخوانی نسبت به تغییر نام «روابط عمومی­» اقدام شود تا کارکردهای مورد نظر خود را در قالب مدل جدید روابط عمومی با نام جدید طراحی کنیم.

وی تصریح کرد به منظور توسعه فعالیت­های روابط عمومی­ها از کارکرد داخلی به بین­المللی طی سال­های قبل در برخی وزارتخانه­ها و سازمان­ها، عنوان بین­الملل به نام روابط عمومی اضافه شد که به نظر می­رسد گره­گشا نبوده و عملاً تغییری در کارکرد روابط عمومی­ها اتفاق نیفتاده است.