امروزه اهمیت بی‌چون و چرای مدیریت کارآمد در مشاغل کوچک و بزرگ از جهات بسیاری به اثبات رسیده است. فارغ از اینکه شرکت یا کسب و کار چقدر بزرگ، معتبر و غنی است، مدیریت اثر بخش می‌تواند جبران همه کمبود و کاستی‌ها را در شرکت بکند. از این رو، مدیریت مهم‌ترین عامل در شکست یا موفقیت در کسب و کار به شمار می‌رود. در اینجا چند تذکر مهم آورده شده تا راهنمای مدیران در انجام وظایفشان باشند.
 

اگر مثل همه مدیران دیگر هستید، پس باید همیشه احساس ‌کنید که دارید بهتر و بهتر می‌شوید یا همه چیز دارد در کارتان پیشرفت می‌کند. به بیان دیگر، مدیران کارآمد بهبود و پیشرفت در اوضاع کسب و کار را سرلوحه کار خود قرار می‌دهند. اگر چنین حس پیشرفتی در خود یا در کارتان نمی‌بینید باید به اثربخش بودن‌ کارتان به عنوان یک مدیر شک کنید و در جهت رفع مشکلات اقدام نمایید. حس پیشرفت نیروی جلوبرنده در کار است و کار را تسریع نیز می‌بخشد.
اگر چنین حسی در کار وجود نداشته باشد، در کل کار با رکود مواجه هستیم. حتی اگر به نظر می‌رسد که همه چیز دارد خوب پیش می‌رود، مدیر پیشرو می‌تواند به این نکته فکر کند که همه چیز می‌تواند حتی بهتر از این هم پیش برود. اگر سایر کارکنان نیز چنین حسی را در خود نمی‌بینند، این وظیفه مدیر است که در آنها ایجاد انگیزه کند و آنها را به جلو براند. در این صورت، وقتی بخشی از کار دچار کمبود روحیه و رکود می‌شود، بخش‌های دیگر به همراه مدیر می‌توانند در جهت رفع مشکل برآیند. یک مدیر کارآمد باید سرانجام از خود بپرسد نسبت به قبل چقدر بهتر شده است و چقدر می‌تواند کارها را بهتر و سریع‌تر پیش ببرد.
یکی از رایج‌ترین شکایات مدیران راجع به کارشان، به مدیریت زمان و سرعت انجام کارها و وظایف مربوط می‌شود. این دسته از مدیران حس پیشرفت در کار را در خود می‌بینند، اما نمی‌توانند برنامه‌های زمان‌بندی شده کارآمد و مناسبی را طبق نیازهای شرکت ارائه دهند. یا اگر می‌توانند برنامه‌ریزی درست و موثری ارائه دهند، در مرحله اجرا و نظارت با مشکل مواجه می‌شوند. در هر حال، این مدیران همیشه می‌گویند که وقت کم آورده‌‌اند. این مشکل اغلب ریشه در مشکلات و فقدان‌های دیگری دارد و لزوما به جداول زمان‌بندی و پیش‌بینی‌های لازم در کسب‌وکار مربوط نیست. به همین خاطر قبل از اینکه راه‌حلی برای مشکل کمبود وقت در انجام پروژه‌ها پیشنهاد کنم به مساله دیگری می‌پردازم که باز به مدیریت زمان برخواهد گشت.
برای مثال، یکی از دشواری‌های رایج‌تری که معمولا سر راه مدیران قرار می‌گیرد مساله انضباط است. انضباط می‌تواند سایر شرایط و دشواری‌های موجود در کسب‌وکار را نیز تحت‌الشعاع قرار دهد. شاید بتوان گفت که همه ما به انضباطی نظامی نیاز داریم تا بتوانیم کسب‌وکارمان را با موفقیت و بی درد سر پیش ببریم. شاید کمی خشن به نظر برسد، اما نه لزوما. ما می‌توانیم معیارها و مولفه‌های کارآمد را از انضباط نظامی استخراج کنیم و به نحو انعطاف‌پذیرتری در مدیریت به کار ببندیم. به طور کلی، انضباط نظامی یا ارتشی دو مولفه مهم دارد. اولین مولفه برای‌ اکثر ما آشنا است:
1) همه کارکنان و تیم‌ها‌ باید آماده اطاعت از دستورات و فرمان‌های صادر شده از جانب مدیران باشند. (این آمادگی در مواقع بحرانی بسیار ضروری و حتی سرنوشت‌ساز است). اگر کارکنان به شخصه از این آمادگی بهره‌مند نیستند، لزوم اجرای سریع دستورات باید از جانب مدیر در سایرین ایجاد شود. منظورم این است که همه کارکنان لزوما واجد این آمادگی در اجرای دستورات نیستند.
مثلا بعضی افراد به طور طبیعی اطاعت را برنمی‌تابند، یا دستور گرفتن را دوست ندارند و باید از نظر ذهنی و شخصیتی برای چنین کاری آمادگی پیدا کنند یا حتی آموزش ببیند. یا مثلا برخی دیگر دستور را می‌پذیرند اما در انجام آن تعلل می‌کنند. این تعلل می‌تواند از تنبلی افراد ناشی شود. شاید هم بعضی از کارکنان عموما کُند باشند و اصلا همه کارهایشان را به کندی انجام می‌دهند. دلیل تعلل و درنگ هر آنچه که باشد، مدیران باید بر آن چیره شوند و برنامه مناسبی برای حل هرکدام در نظر بگیرند.
در غیر این صورت، همه جداول زمان‌بندی و برنامه‌ریزی‌های ماهانه و سالانه به هم می‌ریزد. لحظه‌ای نباید وقت تلف کرد حتی اگر مدیر دارد فکر می‌کند که چه دستوری باید بدهد. نگران نباشید. خود فکر کردن هم جزو فرآیند تصمیم‌گیری به حساب می‌آید. باز به انضباط برمی‌گردیم. زیرا وقتی دلیل برخی مشکلات در کار را بررسی می‌کنیم دست آخر به عدم وجود انضباط میان کارکنان می‌رسیم. چون عموما به نظر می‌رسد اطاعت فوری از دستور سبب می‌شود از وقت به نحو بهتری استفاده شود. اطاعت فوری از دستور یعنی به محض اینکه مدیری دستوری را صادر کرد، آن دستور لازم‌الاجرا است و تیم ذی‌ربط باید آن را بی‌درنگ انجام دهد. اگر هر تیمی از پیش آگاه باشد که موظف است چنین کند، آنگاه وقت تلف نمی‌شود و مدیر در پایان با مشکل کمبود وقت در مدیریت زمان مواجه نخواهد شد. پس باز هم به لزوم دادن آگاهی پیش از لحظه بحرانی می‌رسیم.
اما این اطاعت فوری خودبه خود ایجاد نمی‌شود و نیاز به استراتژی‌های خاصی دارد. این استراتژی‌ها را عموما می‌توان برحسب شخصیت و پیشینه کارکنان‌ در هر شغل اتخاذ کرد و مدیر نمی‌تواند لزوما مثل یک فرمانده نظامی با همه کارکنان مثل هم برخورد کند. انضباط در ارتش و کسب‌وکار مشترک ولی شیوه اجرا شدنشان از هم متفاوت است. مدیر می‌تواند از سوابق کارکنان اطلاع دقیق‌تری کسب کند. مثلا ببیند کدام یک از آنها فرزتر و تندتر است و در شغل‌های پیشین چه مسوولیت‌هایی را بر عهده داشته است. این جور افراد می‌توانند بلافاصله کار ابلاغ شده را انجام دهند. اما گاهی قضیه از این هم دشوارتر است. برخی افراد اساسا کند و تنبل نیستند، اما در یک جایگاه یا تیم خاص نمی‌توانند به خوبی انجام وظیفه کنند. این مشکل می‌تواند در مشکلات دیگر ریشه داشته باشد. اما وقتی مدیر پیشینه و سوابق کارمند را بررسی می‌کند و متوجه این مساله می‌شود، می‌تواند با یک جابه‌جایی ساده مشکل را برطرف کند. این جابه‌جایی به کارمند این امکان را می‌دهد تا در یک وضعیت و تیم جدید قابلیت‌های پیشین خود را بازیابد. در این صورت، موتور محرکه شرکت سریع‌تر کار می‌کند و مساله زمان‌بندی و مدیریت زمان حل خواهد شد. پس می‌بینیم که مدیریت زمان فقط و فقط برنامه‌ریزی و جدول‌بندی زمانی نیست و پای عوامل دیگر نیز در میان است.
2) دومین عامل تاثیرگذار در مدیریت زمان وجود ابتکار عمل در کار است. خصوصا ابتکار عمل در اتخاذ تصمیمات و اقدامات آن هم وقتی که دستورات ضروری برای انجام کاری هنوز صادر نشده‌اند. منظورم این است که وقتی کاری بسیار ضروری پیش‌آمده که نیاز به تصمیم‌گیری و فرمان سریع مدیران است ابتکار عمل به درد می‌خورد. گاهی مساله آن‌قدر عجیب یا غیرقابل پیش‌بینی است که مدیران نمی‌توانند به سرعت تصمیم‌گیری کنند. در این صورت وقت زیادی هدر می‌رود و گذر زمان می‌تواند حتی مساله را دشوارتر کند. در این اوقات، نه تنها خود مدیران نباید ابتکار عمل را به دست بگیرند، بلکه همه کارکنان نیز باید طوری تربیت شده باشند که بتوانند در این شرایط کمک‌رسانی کنند و کار را تسریع بخشند.
خصوصا وقتی با مساله جدید مواجه شدیم و تاکنون دستوری در این زمینه داده نشده است نیاز بیشتری به ابتکار و هم‌فکری است. اگر اکثر قریب به اتفاق کارکنان در این مرحله بحرانی خود را کنار بکشند، آن وقت مدیر تنها می‌شود و لزوما تصمیمات اثربخشی اتخاذ نخواهد کرد. در هر حال، می‌بینیم که تصمیم‌گیری صرف برای مدیریت زمان کافی نیست. هر چقدر هم که مدیر با سرعت عمل تصمیم‌گیری کند و فرمان لازم را بدهد، باز همکاری و آمادگی کارکنان شرط است. این آمادگی لزوما در دوره بحران ایجاد نمی‌شود. اینجا است که می‌فهمیم کدام مدیر قابلیت‌هایی مثل ابتکار و سرعت عمل و فرمان‌پذیری را در کارکنان خود پرورش داده و کدام مدیر همه چیز را برای لحظه نهایی و بحرانی رها کرده است.
 

http://www.donya-e-eqtesad.com/Default_view.asp?@=310106