شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  در تقویم رسمی کشور ۲۷ اردیبهشت‌ماه را روز ارتباطات و روابط‌ عمومی نامگذاری کرده‌اند که این روز، فرصت خوبی است تا جایگاه و نقش روابط عمومی‌ها در نهاد‌ها، سازمان‌ها و دستگاه‌های مختلف مورد توجه مدیران و نیز آحاد مردم قرار گیرد.

روابط عمومی‌ها امروز جزو لاینفکی از ارکان مدیریتی در دستگاه‌های اجرایی و حتی بخش خصوصی به شمار می‌روند و اهمیت جایگاه آن بر کسی پوشیده نیست.

نقش روابط عمومی‌ها در تصمیمات استراتژیک سازمان‌ها دارای اهمیت است و در واقع روابط عمومی‌ها جزئی از نظام رسانه‌ای به شمار می‌روند که نقشی کلیدی بر عهده دارند تا تعامل با افکار عمومی و مدیران به منظور افزایش کارایی در سازمان‌ها و دستگاه‌ها را دنبال کنند.

روابط عمومی‌ها می‌توانند با بهره گیری از روش‌های علمی و مدرن ضمن شناساندن ظرفیت‌های درون سازمانی و نیز برقراری ارتباطی مثبت و سازنده بین کارکنان و مدیریت ارشد و نیز زدودن غبار فراموشی از سازمان‌ها از وقوع برخی از ناهنجاری‌های درون و بیرون سازمانی جلوگیری کنند که مجموعه این اقدامات نیازمند مدیریتی پویا، خلاق و در عین حال علمی و عملیاتی است.

نگاه برخی مدیران به روابط عمومی همچنان سنتی است

هرچند که در سالهای اخیر نگاه تخصصی به روابط عمومی‌ها مورد توجه قرار گرفته، اما هنوز برخی از مدیران دستگاه‌ها همچنان نگاه سنتی به روابط عمومی دارند و از جایگاه روابط عمومی مدرن که بخشی از آن‌‌‌ همان روابط عمومی الکترونیک است غافل‌اند.

گسترش روز افزون وسایل ارتباط جمعی در بستر اینترنت، استفاده روابط عمومی‌ها را از این ابزار‌ها اجتناب ناپذیر می‌کند، گرچه شاهدیم برخی از دستگاه‌ها آنچنان باید و شاید از این ظرفیت بهره نمی‌برند و حتی پایگاه‌های اینترنتی و سایت‌های خود را در راستای معرفی سازمان ، عملکرد‌هایش و همچنین ارائه اخبار مربوطه، آنچنان که موجب جذب مخاطب و جامعه هدف خود می‌شود فعال نمی‌کنند که ضرورت دارد مسئولان روابط عمومی با پدیده روابط عمومی الکترونیک آشنا و دغدغه استفاده از این ظرفیت در ذهن آنان ایجاد شود.

مشکلات تکراری روابط عمومی‌ها

مشکلاتی که روابط عمومی‌ها با آن مواجه‌اند مشکلاتی است تکراری، که بیان هر ساله آن‌ها وقتی منجر به تغییر رویه و تحول در این بخش نمی‌شود، دردی را از آنان دوا نمی‌کند که مهم‌ترین این مشکلات عدم توجه کافی به جایگاه روابط عمومی‌ها در چارت سازمانی است که این امر با مرور زمان جایگاه روابط عمومی در یک سازمان را به جایگاه تشریفاتی مبدل می‌کند و خلاقیت، نوآوری و ابتکار عمل را از این بخش سلب و آن را دچار روزمرگی می‌کند که البته یکی دیگر از علل آن را نیز می‌توان به ناهمگون بودن ترکیب جمعیتی، سنی و تحصیلی کارکنان روابط عمومی‌ها نسبت به گسترگی آن دستگاه دانست.

عدم شناخت صحیح مدیران از جایگاه روابط عمومی، به کار گیری نیروهای غیر متخصص که اغلب رابطه‌ها منجر به بکارگیری چنین افرادی می‌شود، عدم برنامه ریزی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت روابط عمومی‌ها برای فعالیت‌ها و برنامه‌های خود و به عبارت دیگر ضعف در برنامه ریزی و نداشتن استراتژی و چشم انداز آینده و کمبود منابع و امکانات کافی برای اجرایی شدن برنامه‌ها از دیگر مواردی است که نمی‌گذارد روابط عمومی‌ها در ماموریت‌های سازمانی و تعریف شده خود کارآمدی لازم را داشته باشند.

روابط عمومی‌ها نباید رسانه‌ها را نقطه مقابل خود بدانند

برقراری و تقویت ارتباط با رسانه‌های جمعی از جمله مطبوعات و خبرگزاری‌ها یکی از وظایف مهم روابط عمومی‌هاست، که کاربرد خردمندانه رسانه‌ها به منظور نفوذ در افکار عمومی می‌بایست از جمله برنامه‌های جدی روابط عمومی‌ها باشد، چرا که بدون استفاده از ظرفیت‌ها و قابلیت‌های رسانه‌ها، روابط عمومی نمی‌تواند به اهداف خود دست یابد.

البته روابط عمومی‌ها نباید رسانه‌ها را نقطه مقابل خود بدانند چرا که روابط عمومی‌ها و رسانه‌ها دو شاخه تنومند درخت ارتباطات و مکمل یکدیگرند که هر دو، ماموریت‌هایی مشترکی همانند اطلاع‌رسانی و تاثیرگذاری بر افکار عمومی را در این ارتباط متقابل جست‌وجو می‌کنند که البته رعایت اخلاق حرفه‌ای از سوی هر دو طرف ضامن استمرار این رابطه دو طرف خواهد بود.

مدیری که خود دارای تعامل بالایی است به روابط عمومی بها می‌دهد

مدیر روابط عمومی و امور بین اللمل شهرداری قم اظهار داشت: تجربه ۱۵ ساله من در این عرصه نشان می‌دهد که مجموعه‌های مختلف جایگاه و نقش روابط عمومی‌ها را به خوبی نشناخته‌اند و اهمیت نقش روابط عمومی آن زمان نمایان خواهد شد که مدیران دستگاه‌ها خود از روابط عمومی بالایی برخوردار باشند.

علی حاجی رضا، گفت: اگر مسئولی که در راس یک مجموعه مدیریت می‌کند دارای ارتباطات و تعامل خوبی با بخش‌های مختلف باشد مسلما به کار روابط عمومی خود بها و ارزش می‌دهد و اگر مدیری اهل تعامل نباشد این امر در کار روابط عمومی نیز تاثیرگذار خواهد بود و این بخش نمی‌تواند در ماموریت‌های خود به موفقیت دست یابد.

مدیر روابط عمومی شهرداری قم ادامه داد: متاسفانه امروز در دستگاه‌ها، نیروهایی که مازاد هستند و در واقع از تخصص کافی در کار روابط عمومی برخوردار نیستند، به عنوان مسئول این بخش انتخاب می‌شوند و به عبارت دیگر برخی از دستگاه‌ها و مجموعه‌ها تنها به خاطر اینکه چارت سازمانی خود را تکمیل کنند فردی را در اینجایگاه قرار می‌دهند.

برخی مدیران انتظار چندین کارکرد از روابط عمومی دارند

وی با بیان اینکه برخی از مدیران انتظار دارند روابط عمومی‌ها چندین کارکرد داشته باشند و کارهای سایر بخش‌های غیر مرتبط را نیز انجام دهند افزود: برخی از روابط عمومی‌های دستگاه‌ها مراجعه کنندگان زیادی دارند و در حقیقت ارتباط تنگاتنگی با احاد مردم دارند که اگر مدیری اعتقادی به کار روابط عمومی نداشته باشد در این صورت نمی‌توان در مواجه با مردم آنگونه که باید و شاید مسائل مربوطه را دنبال و پیگیری کرد.

حاجی رضا، با بیان اینکه روابط عمومی‌ها نیز باید به امر توجه داشته باشند که همواره امکانات و تجهیزات نمی‌تواند عامل موفقیت در کار آنان باشد افزود: روابط عمومی‌ها باید ارتباط نزدیکی با پرسنل مجموعه و همچنین جامعه هدف خود برقرار کنند که این ارتباط امروز با گسترش وسایل ارتباط جمعی می‌تواند از طریق ابزارهای مختلف و مدرن صورت گیرد و مدیر روابط عمومی در صورتی می‌تواند موفق عمل کند که از حداقل‌ها، حداکثر بهره برداری در راستای رسیدن به اهداف استفاده کند.

ضرورت استفاده مدیران روابط عمومی از تکنولوژی‌های روز ارتباطات

وی تاکید کرد: مدیران روابط عمومی باید از تکنولوژی‌های روز ارتباطات در عرصه‌های مجازی، مکتوب و تصویری برای انعکاس فعالیت‌های مجموعه خود استفاده کنند که البته در این زمینه مخاطب‌شناسی باید صورت گیرد و نیازهای جامعه هدف آنان احصا و شناسایی شود.

حاجی رضا، با بیان اینکه مردم مداری امروز در برخی از ادارت کمرنگ است افزود: این رسالت روابط عمومی‌ها است که بتوانند فاصله بین مردم و مدیران را کمتر کنند که ما امروز در شهرداری به دنبال این امر مهم هستیم هر چند در گذشته این فاصله زیاد بوده اما امروز این فاصله کمتر شده و این هم بخاطر آن است که ما نباید مردم را به دید مشتری نگاه کنیم بلکه باید اعتقاد داشت مردم خودشان صاحبات اصلی مدیریت شهری هستند.

وی ابراز داشت: روابط عمومی‌ها باید فضا را برای ارتباط نزدیک بین مردم و بدنه مدیریت مجموعه‌ای که در آن فعالیت می‌کنند فراهم کنند و حصارهای موجود را از میان بردارند که در این صورت مردم نیز نسبت به خواسته‌هایی که گا‌ها با مسائل قانونی همراه است و از حیطه کاری آن مجموعه خارج بوده آشنا و قانع خواهند شد.

روابط عمومی‌ها مشکلات دستگاه‌های خود را شناسایی و برای رفع آن تلاش کنند

مدیر روابط عمومی شهرداری قم اضافه کرد: روابط عمومی‌ها در واقع حلقه واسط بین مردم و بدنه مدیریت دستگاه‌ها هستند که می‌بایست مشکلاتی که مردم با آن مواجه‌اند را شناسایی و برای رفع آنان تلاش کنند.

حاجی رضا، همچنین تاکید کرد: روابط عمومی‌ها نباید خود را تنها از آن مدیر دستگاه بدانند بلکه باید در داخل مجموعه خود با کارکنان و بیرون از مجموعه با آحاد مردم و جامعه هدفشان در ارتباط نزدیک باشند.

وی با تاکید بر استفاده از رسانه‌های توسط روابط عمومی‌ها افزود: روابط عمومی‌ها باید از از رسانه‌ها و اصحاب مطبوعات و خبرنگاران به عنوان بازوی‌های توانمند در انعکاس فعالیت‌ها و ایجاد تعامل و ارتباط نزدیک با مردم استفاده کنند.

ضرورت تشکیل شورای هماهنگی روابط عمومی‌های استان

وی در بخش دیگری از سخنان خود تشکیل شورای هماهنگی روابط عمومی‌های استان را مورد تاکید قرار داد و ابراز داشت: شورای روابط عمومی در استان یک شورای صنفی است که در دو سال گذشته در مقطعی تشکیل و کمیته‌هایی نیز تعریف شد که متاسفانه با تغییر مدیریت‌ها در روابط عمومی استانداری، پیگیری نشد و با گذشت زمان حذف شد.

مدیر روابط عمومی شهرداری قم گفت: مدیریت فعلی روابط عمومی استانداری به دنبال احیای این شورا در استان است که در این راستا جلسات غیر رسمی متعددی برگزار شد و تشکیل این شورا یکی از دغدغه‌های روابط عمومی استانداری و روابط عمومی‌های سایر دستگاه‌ها است تا وحدت رویه‌ای در فعالیت‌ها را شاهد باشیم.

حاجی رضا، افزود: شورای روابط عمومی استان در حقیقت می‌تواند نقش اتاق فکر را داشته باشد که با تشکیل حلقه‌های کاری، هم افزایی خوبی در توانمندی‌ها و ظرفیت‌های روابط عمومی‌های استان ایجاد کند.

مدیر روابط عمومی و امور بین الملل دانشگاه علوم پزشکی قم اظهار داشت: یکی از پیشگامان روابط عمومی می‌گوید، "روابط عمومى دانشى است که به وسیله آن سازمان‌ها آگاهانه مى کوشند، بر مسئولیت اجتماعى خویش عمل کنند تا بتوانند، تفاهم و پشتیبانى کسانى را که براى توسعه و پیشرفتشان اهمیت دارد، به دست آورند".

احمد نامداری، ادامه داد: در این تعریف چند واژه کلیدی اهمیت زیادی داشته که دانش، مسئولیت اجتماعی، آگاهانه، تفاهم، پشتیبانی، توسعه و پیشرفت از آن جمله بوده که فرمول یک ترکیب طلایی را برای فهم اهمیت این رشته می‌سازند.

جزیره‌ای عمل کردن آفت بزرگ روابط عمومی‌های قم

وی عنوان داشت: یکی از بزرگ‌ترین آسیب‌های روابط عمومی‌ها در قم جزیره‌ای عمل کردن آنها و فقدان تعامل سازنده، مستمر و کار آمد با یکدیگر و در راستای یک حرکت منسجم و یکپارچه است.

نامداری، بیان داشت: تشکیل شورای هماهنگی روابط عمومی‌ها در استان قم سازوکاری است که در بسیاری از استان‌ها نقش بسیار مهمی در هماهنگ کردن، یکپارچه سازی، یک صدایی، اتخاذ یک نگاه و یک استراتژی ایفا می‌کند.

وی افزود: استان قم به عنوان یکی از مهم‌ترین پایگاه‌های مذهبی، سیاسی و فرهنگی کشور که مورد توجه ویژه‌ای قرار دارد سالهاست از این سیستم هماهنگ کننده محروم بوده و علت اصلی آن تغییر مکرر مدیران روابط عمومی در سازمان‌ها بدون توجه به اثرات مخرب آن بر تعامل داخلی و خارجی آنهاست.

روابط عمومی سیستم تبلیغاتی سازمان نیست

نامداری، در خصوص اهمیت نقش روابط عمومی‌ها نیز عنوان کرد: به اعتقاد برخی از مدیران، روابط عمومی یعنی سیستم تبلیغاتی، برخی آن را برای کنترل تیتر رسانه‌ها و برخی آن را برای تبلیغ خود می‌خواهند.

وی گفت: در جلسه‌ای که دکتر هاشمی وزیر بهداشت حضور داشت، وی نکته بسیار جالبی را گفت که نشان از آشنایی ایشان با مشکل اساسی این حرفه در برخی سازمان‌ها دارد و بیان آن برای یک مقام عالی در وزارتخانه‌ای، شفافیت، شجاعت و جرات می‌خواهد.

مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی قم، ادامه داد: وزیر بهداشت گفت، بیشتر کار مدیران روابط عمومی تملق گویی مسئولین خود است و بیشتر از اینکه به ماموریت محول شده خود بپردازند به تملق گویی روی می‌آورند در حالی که این افراد باید بی‌پرده شکایات مردم را به سمع و نظر مسئولان برسانند تا مسئولین، آنها را در سیاست گذاری‌های خود بگنجانند و به ضعف‌های موجود اعتراف کنند.

روابط عمومی‌ها در جهت شعار انقلاب و دولت حرکت کنند

وی با بیان اینکه مدیران روابط عمومی باید از دروغ و تملق پرهیز کنند، افزود: روابط عمومی‌ها باید در جهت شعار انقلاب و دولت حرکت کنند در واقع رعایت اخلاق شرط اول است و امانت داری باید جزء اولویت‌های کاری این عرصه قرار گیرد در عین حالی که باید توجه داشت که هر خبری را هر جا و هر زمانی نمی‌توان عنوان کرد چرا که ممکن است این کار باعث تشویش اذهان عمومی شود.

نامداری، به بیان خاطره‌ای از حضور در یک برنامه رادیویی پرداخت و اظهار داشت: در سالهای اول خدمت در یک برنامه گفتگوی رادیویی پس از قرار گرفتن در مقابل چالش مطرح شده از سوی مجری ابتدا کمی شوکه شدم ولی به صراحت بابت قصوری که در مورد عدم تاسیس داروخانه در منطقه‌ای از استان صورت گرفته بود، به نمایندگی از سازمان مطبوعم عذرخواهی کردم.

وی ادامه داد: هرچند بعد‌ها بابت این عذر خواهی، مورد لطف همکاران قرار گرفتم ولی در ‌‌‌نهایت آن داروخانه بعد از چند روزی دایر شد و من شیرینی حلاوت شفافیت و پاسخگویی را چشیدم.

وی همچنین به همکاران روابط عمومی خود در سایر دستگاه‌ها، تمرین پاسخگو بودن و جرات شفافیت داشتن را توصیه کرد.

مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی قم، در پایان عنوان کرد: روزهای مسئولیت در این حرفه به سرعت تمام می‌شود و در صورت کم کاری در قبال رسالت کاری و تعهدی که در برابر کارکنان، مردم و رسانه‌ها به عنوان نماینده مردم بر دوش داریم، جز حسرت چیزی برایمان باقی نخواهد ماند.

منبع: مهر