شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران(شارا)، به عنوان کارگزار روابط عمومی، بیشتر ساعات روز صرف کارهای زیر می شود:

1-      شبکه شدن با نشریات و سردبیرانی که اسمشان در فهرست شما قرار دارد.

2-      جذب تمام وبسایت های و وبلاگ ها برای اعلام حضور در صنعت.

3-      اسکن محتوای نشریات روی دکه روزنامه فروشی و یا در دفتر پزشکان.

4-      ساخت راه های استراتژیک برای دریافت جدیدترین محصولات مورد نیاز مشتری (حتی در جلسات صبح)

و علاوه بر این ها، ما عملا با آیفون خود و رویای نگارش یک گزارش مطبوعاتی به خواب می رویم. متاسفانه مشتریان ما بخشی از شبکه دوستان عاطفی ما نیستند و بنابراین هیچ ایده ای درباره آنچه انجام می دهند، ندارم.

از آنجاکه روابط عمومی یک علم غیر دقیق است، جای تعجب نیست که سعی کنیم تلاش و زمان خود را برای تعیین کمیت حساب مشتری سپری کنیم در حالیکه این کار می تواند خسته کننده و ملال آور باشد.

برخلاف تبلیغات، خدمات روابط عمومی نمی تواند گرفتن یک فضا را در نشریات ضمانت کند و همین مساله می تواند بسیاری از مشتریان را در مورد پرداخت هزینه به یک کارگزار روابط عمومی به طور ماهانه گیج و مضطرب کند. بنابراین، شما چگونه به آنها توضیح می دهید و انها را قانع می کنید که کارتان ارزش پولی را که ماهانه به حساب آنها واریز می کنید دارد؟

شما می توانید نشانه ای از یک آژانس بزرگ روابط عمومی ارائه دهید که بتوانند با استفاده از آن میزان دقیق سود عایدی از فعالیت روابط عمومی را در 15 تا 30 دقیقه محاسبه کنند. علاوه بر آن یک گزارش مرتب هفتگی ارائه دهید. اما من شخصا راه متفاوتی را برای گزارش دهی در علم فازی ارتباطی به کار می برم و فکر می کنم که این کار می تواند مشتریان را خوشحال کند. در واقع من جزئیات کاری را که در هر ماه انجام می دهم را برای مشتریان ارسال می کنم.

صادقانه بگویم، من هیچ کارگزار روابط عمومی را نمی شناسم که از قرار دادن این ها کنار هم لذت ببرد. گزارش فعالیت های ماهانه بسیار زمان بر هستند و در عین حال خلاقیت را از کارگزار می گیرند. این کارها اهمیت فعالیت های روابط عمومی را به مشتریان شما نشان می دهند. اما به این فکر کنید که بیشتر کارهایی که در یک آژانس روابط عمومی انجام می شود، دقیقا کار روابط عمومی نیست. بسیاری از کارهایی که شما انجام می دهید، برای متقاعد کردن مشتری انجام می شود. از طرف دیگر خودخواهانه است که از آنها بخواهیم برای چیزی هزینه بپردازند که نمی دانند دقیقا چگونه کار می کند. در این یادداشت به مواردی اشاره می شود که باید در گزارش خود به مشتریان ارائه کنید:

گام نخست: چه چیزی در این ماه ایجاد کرده اید؟

بخش نخست گزارش شما باید فهرستی از گزارش های مطبوعاتی، آلرت های رسانه ای، نگاهی به کتابها و بسته های مطبوعاتی باشد که شما تولید کرده اید. این موارد اعم از پیشنویس یا منتشر شده و همه مواردی باشد که شما برای آن وقتی را صرف کرده اید.

گام دوم: چه میزان پوشش رسانه ای که برای محتوای تولیدی خودتان در ماه دریافت کرده اید؟

بخش بعد از گزارش شما باید شامل مطبوعاتی باشد که شما توانسته اید فضایی را در آن دریافت کنید. (این نشریات می توانند شامل: مطبوعات آنلاین، چاپی، پخش تلویزیونی و ماهواره ای و رسانه های اجتماعی باشد.) همه افرادی که شما به آنها را مهیا کرده اید و ترتیبی داده اید که به نفع شما روی صحنه مطبوعات بروند نیز باید ذکر شوند. این ایده خوبی است که آماری از فعالیت های خودتان به این مجموعه بیافزایید. این آمار نیز می تواند شامل گردش ماهانه محتوا و یا بازدید از سایت و وبلاگ سازمان باشد.

گام سوم: در کجا وقت خود را سپری کردید؟

آخرین بخش گزارش شما مهمترین بخش آن نیز به حساب می آید و آن فهرست تمام رسانه هایی است که شما از جانب مشتری تان با آنها تماس برقرار کرده اید. شما ممکن است 500 رسانه را هدف قرار داده باشید اما تنها از پنج تا پوشش دریافت کرده اید. با این حال در واقع شما باب گفتگو را با 500 شرکت باز کرده اید که در صورت ادامه فعالیتتان می توانید آن را به دریافت پوشش برسانید.

نکته دیگری که باید در گزارش ماهانه به آن توجه کنید، بحث تحقیقات است. اگر هرگونه تحقیقی به نمایندگی از مشتری خود انجام داده اید، از قبیل یافتن یک سردبیر برای انعکاس اخبار مشتری، تولید کننده یا فرم دهنده، می توانید آنها را در گزارش خود درج کنید. همچنین می توانید زمان هایی را که صرف ایجاد همکاری های بالقوه کرده اید که می تواند در نهایت منتج به دریافت پوشش شود، ذکر کنید.

تا زمانی که یک مشتری به نمایشگاه شما بیاید و هدیه ای را دریافت کند، ممکن است زمان بسیار زیادی از شما گرفته شود، اما تفاوت میان این کار با زمانی که این کار را انجام نداده اید برای بسیاری از مخاطبان کاملا قابل لمس است. کار روابط عمومی برای افراد تنبل نیست. برای تهیه جزئیات برای مشتریان خود، زمانی را صرف کنید. این کار نه تنها کمیت کارتان را افزایش می دهد بلکه شما را به عنوان یک شرکت سازمان یافته و پاسخگو نشان می دهد و فراتر از همه رضایت مشتری را برایتان به ارمغان خواهد آورد.

منبع: http://www.prcouture.com/2014/04/16/quantifying-pr-reports/