شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-||مترجم|مريم ميرعبدالحق|| آيا تاكنون در يك گردهمايي شركت كرده ايد كه براي اولين بار با كسي ملاقات كنيد و از شما بپرسند كه چه كاري انجام مي دهيد؟ شما پاسخ مي دهيد، "من كارگزار روابط عمومي هستم." و دوست جديد شما مي پرسد، "اين به چه معني است؟" روابط عمومي براي افراد مختلف، معاني مختلفي دارد، از جمله "عمل كردن".

مطلب اصلي
روابط عمومي عبارت است از علم يا هنر تدوين و متعاقباً اجراي يك استراتژي كه موجب تقويت و ايجاد يك پيوند و يك رابطه قابل اعتماد بين سازمان و مخاطبان (بازديد كنندگان) آن مي شود. خلاصه اينكه، شما دو مسئوليت اصلي داريد. اولين مورد براي شركت شما و دوم براي افراد كليدي شركت است.

چگونه مي توان تعادل را پيدا كرد
يك استراتژي درست، نيازها و علاقه هاي ذينفعان كليدي يك شركت را در نظر مي گيرد و ارتباطات با آنها را به روشي باز، واضح و شفاف تنظيم مي كند. اين نظرات و بازخوردها را احصاء و به موقع دوباره با صراحت، شفافيت و وضوح پاسخ مي دهد. نتيجه مورد نظر، مردم هستند كه به سازمان احترام مي گذارند و به آن اعتماد مي كنند.

بخشي از استراتژي نيز يادگيري هرچه بيشتر در مورد نيازها و خواسته هاي مردم است. چگونه ترجيح مي دهند با آنها ارتباط برقرار شود؟ چند وقت يكبار؟ آيا آنها مشكلي دارند؟ يا نگراني هاي آنها چيست؟ ارزش هاي آنها چيست؟ و نگرش فعلي آنها نسبت به شركت شما چيست؟ چه چيزي مي تواند نگرش آنها را به مثبت يا منفي تغيير دهد؟

بيشتر سازمان ها بيش از يك جامعه عمومي مخاطب دارند. علاوه بر مصرف كننده يا مشتري، داراي جامعه اي متشكل از كارمندان و صاحبان آن سازمان هستند. در بسياري از موارد نيز سهامداران شامل اين اجتماع مي شوند. بسياري از آنها همچنين فروشندگان، پيمانكاران و يا تهيه كنندگان را نيز در جامعه خود دارند. پاسخ سوالاتي شبيه به اينها چيست؟

چرا مهم است؟
با بررسي جواب هاي فوق، شما را با اطلاعاتي مهم در مورد چگونگي انجام رسالت اصلي شركت يعني محافظت از شهرت خود در عين كمك به توسعه و رشد مخاطبان هدف، آگاه مي كنيم.

شما براي شناسايي و پاسخ به نيازهاي مشتري و يا رسيدگي به هر يك از مشكلات آنها، به چه چيزي نياز داريد؟ اگر بيش از يك مشكل يا نياز وجود دارد، آنها را اولويت بندي و در اسرع وقت آنها را مديريت كنيد.

براي مقابله و پاسخ به اين اولويت ها، تمام امكانات و ابزارهاي در دسترس خود را از جمله مديريت خطر، بازاريابي، توليد محتوا، رويدادها، مديريت شهرت، رسانه هاي اجتماعي، ارتباطات داخلي و خارجي، روابط رسانه اي، روابط سهامداران، چندرسانه اي و ... در نظر بگيريد.

سپس برنامه خود را تهيه كنيد و مطمئن باشيد كه افراد مسئول، اقدامات تعيين شده پيشرفت خود را به طور منظم گزارش مي كنند. به طور مرتب با تيم خود ملاقات نماييد تا در مورد مسائل، چالش ها و تغييرات احتمالي برنامه بحث كنيد.

مثل هميشه، پيشرفت خود را همراه با هر بازخورد دريافتي مورد بررسي دقيق قرار دهيد. تا آنجا كه مي توانيد كميت را تعيين كنيد...

سرانجام، حتماً از پرسنل ارشد و هيئت مديره در مورد پيشرفت خود تأييديه بگيريد تا از احتمال هرگونه شگفتي جلوگيري شود. از شگفتي ها نه استقبال كنيد و نه اينكه آنها را بپذيريد.

منبع: www.5wpr.com
 

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)