شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران: چگونه مي توان جلسات كاري را پربازده و مفيد برگزار كرد
چهارشنبه، 1 شهریور 1396 - 10:24     کد خبر: 31063

اغلب اوقات جلسات اداري به جاي اينكه راهگشاي مسائل و مشكلات حقيقي شركت يا سازمان باشند، با اتلاف وقت مدير و كارمندان، بازدهي شركت را پايين مي آورند.

شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، اغلب اوقات جلسات اداري به جاي اينكه راهگشاي مسائل و مشكلات حقيقي شركت يا سازمان باشند، با اتلاف وقت مدير و كارمندان، بازدهي شركت را پايين مي آورند.

به گزارش زوميت، همه  با اين موضوع موافقند كه بيزاري از جلسات اداري، موضوعي جهاني است. در همه سازمان ها، جلسات كاري موضوعاتي بديهي هستند و به نظر مي آيد مشكلات آنها، سابقه اي تاريخي دارند. در تئوري، مديران و كارمندان در جلسات كاري بايد اطلاعات شان را به روز كنند، با يكديگر تبادل  نظر كنند و در مورد مسائل مختلف، تصميم گيري كنند. در واقعيت اما، جلسات كاري معمولا هيچ دستاورد مهمي ندارند.

در جلسات كاري، بحث و گفت وگو تا حدي بالا است كه ديگر وقتي براي انجام كار باقي نمي ماند. به همين دليل است كه رهبران و كاركنان، به اندازه اي كه در اين جلسات وقت خود را هدر مي دهند، كاري انجام نمي دهند.

استيو گلدستين، مشاور و كارشناس رهبري، با استفاده از فرآيند حل مسئله كه براي ارزيابي همه مشكلات به كار مي رود، نگاهي به اين معضل داشته است. او مدلي متشكل از چندين عنصر ايجاد كرده كه اساساً ماهيت جلسات كاري را تغيير مي دهد و باعث مي شود كه نتايج بهتري به دست آيد و با صرفه جويي در زمان، بهره وري بيشتري ايجاد مي كند. او در اين مدل چهار مرحله را توصيه مي كند.

طول جلسات را كوتاه كنيد و به حضور شركت كنندگان نظارت داشته باشيد

جلسات كاري را كوتاه و شيرين نگه  داريد. سعي كنيد براي هر جلسه ۳۰ دقيقه زمان بگذاريد. اگر مي توانيد تصميمات را در مدت كوتاه تري اتخاذ كنيد، بهتر است طول جلسات از اين هم كمتر باشد.

شركت كنندگان را براساس نياز به حضور آنها به جلسات دعوت كنيد، نه اينكه صرفاً هر اسمي كه به ذهن تان آمد در ليست حضار بگنجانيد. لازم نيست از يك دپارتمان، سه نفر در يك جلسه حضور داشته باشند. از هر واحد فقط يك نفر را به جلسه دعوت كنيد و اجازه بدهيد دو نفر ديگر، در اين مدت به كارشان مشغول باشند. همان يك نفر مي تواند تصميمات و نتايج را به تيم گزارش بدهد.

دستور كار جلسه و اطلاعات لازم را از قبل آماده كنيد

با اطمينان از اينكه دستور كار جلسه روشن و واضح است، بر هدف خود متمركز شويد. بايد كاملاً مشخص باشد كه اين جلسه با چه هدفي برنامه ريزي  شده، چه چيزي قرار است مورد بحث قرار بگيرد و انتظار داريد چه نتيجه اي از آن حاصل شود.

اين اطلاعات را حداقل ۴۸ ساعت قبل از جلسه به كارمندان تان اعلام كنيد و به آنها زمان كافي بدهيد تا خودشان را براي جلسه آماده كنند و ايده ها و افكارشان را نظم بدهند. به اين ترتيب شما در شروع جلسه مجبور نيستيد زمان زيادي را براي توضيح و شرح مسائل بگذرانيد و مي توانيد بلافاصله وارد اصل موضوع شويد و به راه حل ها و پيشنهادات بپردازيد.

بر هدف متمركز باشيد

يكي از بزرگ ترين مشكلات جلسات كاري اين است كه اغلب اوقات بحث از مسير اصلي خود خارج مي شود. بسياري از اوقات بحث به سمت مسائلي كشيده مي شود كه هرچند جالب هستند، ولي به دستور اصلي جلسه ربطي ندارند. راه حل اين است كه مسئول هدايت جلسه، مكالمات را به شيوه اي مديريت كند كه موضوع اصلي جلسه، مورد بررسي قرار بگيرد.

به ياد داشته باشيد كه اين جلسه براي حل يك مشكل واقعي تشكيل  شده است، نه براي اينكه افراد افكار مختلف خود را تخليه كنند. متمركز بودن بر هدف به شما كمك مي كند كه به نتايج موردنياز خود دست  يابيد.

براي جلسه يك ناظر انتخاب كنيد

يكي ديگر از مشكلات جلسات كاري اين است كه هيچ كس مسئوليت آنها را نمي پذيرد. مشخص است كه هر جلسه، بايد يك ناظر و هادي داشته باشد، ولي ازآنجاكه اين وظيفه بدون پاداش و قدرداني باقي مي ماند، كسي حاضر نيست زحمت و مسئوليت آن را قبول كند.

شما مي توانيد برنامه اي طراحي كنيد كه در آن، هر يك از اعضاي تيم به ترتيب دو هفته مسئول هدايت جلسات كاري باشد.

وظيفه كارمند موردنظر اين است كه:

-تمام دعوت نامه ها را ارسال كند.

- به حضور شركت كنندگان در جلسه نظارت داشته باشد.

- اطمينان حاصل كند كه دستور كار جلسه از قبل مشخص  و براي حضار ارسال  شده است.

- محدوديت زماني جلسه را مشخص كند.

- مناظرات و مباحث را رهبري كند و اطمينان حاصل كند كه در پايان جلسه، دستاوردهاي مورد نياز حاصل  شده اند.

گرچه اين كار مسئوليت دشواري است، ولي از آنجا كه رهبري جلسات هر دو هفته بين اعضاي تيم تغيير مي كند، آنها متوجه مي شوند كه چقدر مهم است اين رويداد را به شيوه اي مفيد مديريت كنند. به علاوه آنها پي مي برند كه تيم شان تا چه حد مي تواند بازدهي و كارايي بيشتري داشته باشد و در ضمن از صرفه جويي زمان هم استقبال خواهند كرد.

با طي كردن اين مراحل مي توانيد جلسات كاري بهتري داشته باشيد و شك نكنيد كه كارمندان تان هم از اين تغييرات راضي خواهند بود.

 

منبع: فرصت امروز


پیامک - فیس بوک - تویتر
نسخه اصلی - برگشت به خبرها