شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : براي جلسه مذاكره دستور جلسه تهيه كنيد
شنبه، 1 آذر 1399 - 10:20 کد خبر:45461
با توجه به اينكه دستورجلسه تعيين كننده حضور افراد تيم هاي مذاكره كننده است و با در نظر داشتن اينكه در مذاكرات بين المللي لازم است حداقل اعضاي تيم يك طرف مسافرت بين المللي داشته باشند بايد دستورجلسه با فاصله زماني كافي تهيه و ارسال شود تا زمان لازم براي انجام تمهيدات لازم -تهيه ويزا بليط هواپيما رزو هتل و…) وجود داشته باشد.



شبكه اطلاع رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| دستور جلسه برنامه اجرايي جلسات مذاكره است و با تهيه آن، كنترل جلسه مذاكره را مي توان به دست گرفت.

موضوعاتي كه بايد در يك دستورجلسه مشخص شوند:

زمان جلسه (تاريخ- روز- ساعت و مبناي جغرافيايي آن مثلا به وقت فرانكفورت يا ميلان)
مكان: آدرس محل جلسه به طور كامل و دقيق بايد مشخص شود و شامل طبقه و شماره اتاق كنفرانس باشد. بهتر است نقشه راهنما نيز ضميمه گردد و مسايل و محدوديتهاي ترافيكي و محل پارك خودرو حتما ذكر شود. دقت داشته باشيد كه اگر يك طرف مذاكره به دليل ناهماهنگي ها دير برسد و يا اعضاي آن خسته و كلافه شوند اثر منفي آن به همه خواهد رسيد.
عنوان موضوعات و مباحثي كه بايد در جلسه مطرح شوند
نام شخص يا اشخاصي كه بايد موضوع را مطرح كنند يا به سوالات پاسخ دهند
مدت زماني كه بايد به هر موضوع پرداخته شود.
نتيجه اي كه بايد در مورد هر بند دستورجلسه بايد حاصل شود. (بحث و بررسي در مورد هر يك از بندهاي صورتجلسه بايد يك نتيجه مشخص داشته باشد. مانند:
فراهم آوردن اطلاعات و اطلاع رساني[۵]
جمع آوري نظرات براي تصميم گيري[۶]
تصميم سازي[۷]


فرآيند لازم براي هر موضوع: براي پرداختن به هر بند دستورجلسه يك فرآيند مشخص پيشنهاد كنيد. اين فرآيند بايستي مراحلي كه بايد توسط نمايندگان دو طرف طي شود تا بحث جلو رفته و به اتمام برسد و يا تصميم مورد نظر گرفته شود را تعيين كند. تعيين و توافق بر روي اين فرآيند كارآيي جلسه را به طور قابل توجهي افزايش مي دهد. به عنوان مثال فرآيند بحث و بررسي بند مربوط به خريد يك دستگاه صنعتي : ابتدا آقاي الف پرسش هاي مربوط به مسايل فني را مطرح مي كند و آقايان ب و ج از طرف مقابل پاسخ هاي لازم را ارايه مي كنند. سپس مسايل مربوط به تغيير برنامه ساخت و تحويل توسط آقاي د مطرح شده و در مورد آنها بحث و تصميم گيري خواهد شد. نهايتا قيمت دستگاه بحث و بررسي شده و مقدار نهايي و شرايط پرداخت مشخص خواهد شد.


فعاليت هاي لازم براي آمادگي در جلسات را مشخص كنيد. مثلا ” متن درخواست و پيشنهادهاي مالي و فني بايد به دقت مطالعه شوند.” براي جلوگيري از ابهامات حتما شماره كامل مدارك بايد ذكر شوند.

چند نكته:

بهتر است اولين بند دستورجلسه “بررسي و تغيير دستورجلسه در صورت نياز” باشد. چون ممكن است در فاصله تهيه و ارسال دستورجلسه و زمان برگزاري جلسه اتفاقات موثر بر بندهاي جلسه اتفاق بيفتد كه بايد در نظر گرفته شود.


حتما متن اوليه دستورجلسه را براي اعضاي تيم خودي بفرستيد تا نظرات خود را بيان كنند و اگر لازم است افراد تيم تغيير پيدا كنند.


با توجه به اينكه دستورجلسه تعيين كننده حضور افراد تيم هاي مذاكره كننده است و با در نظر داشتن اينكه در مذاكرات بين المللي لازم است حداقل اعضاي تيم يك طرف مسافرت بين المللي داشته باشند بايد دستورجلسه با فاصله زماني كافي تهيه و ارسال شود تا زمان لازم براي انجام تمهيدات لازم -تهيه ويزا بليط هواپيما رزو هتل و…) وجود داشته باشد.
 

منبع: https://weblogibc-co.com