شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : برقراري ارتباط در عصر بحران كروناويروس
سه شنبه، 5 فروردین 1399 - 09:18 کد خبر:42153
در شرايط سريع و نامشخص، بسياري از رهبران با سؤالاتي روبرو هستند كه حتي ممكن است پاسخي براي آنها نداشته باشند. من به عنوان كسي كه ارتباطات بحراني را مطالعه مي كند، به طور منظم به دانشجويان و مشتريانم مي گويم كه شما بايد در تمام طول بحران، با حوزه هاي اصلي خود ارتباط برقرار كنيد.


شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| در شرايط سريع و نامشخص، بسياري از رهبران با سؤالاتي روبرو هستند كه حتي ممكن است پاسخي براي آنها نداشته باشند. من به عنوان كسي كه ارتباطات بحراني را مطالعه مي كند، به طور منظم به دانشجويان و مشتريانم مي گويم كه شما بايد در تمام طول بحران، با حوزه هاي اصلي خود ارتباط برقرار كنيد. حتي اگر هنوز سعي در درك وسعت مشكل داريد، صادقانه و گشاده براي حفظ اعتبار تلاش كنيد. با همدلي به اوضاع نزديك شويد و تا حد امكان شفاف باشيد.


مرحله 1: تشكيل يك تيم براي ارتباطات متمركز
ارتباطات غير متمركز در سازمانهاي بزرگ و پيچيده قابل درك و حتي مطلوب است. اما در شرايط اضطراري، به تيم پاسخگوي بحران نياز داريد. در حالت ايده آل اين تيم ها بايد كوچك، پنج تا هفت نفر باشند. شما بايد عضو تيم رهبري باشيد، همچنين شخصي از روابط عمومي شركت، يك مدير اجرايي، نماينده منابع انساني و يك متخصص در زمينه نگراني و اظطراب.

 

 اين تيم بايد:
- مرتباً با هم ملاقات كنيد تا بتوانيد وضعيت را از نزديك زير نظر داشته باشيد.
- منبع اصلي اطلاعات در مورد بحران باشيد.
- اعضاي تيم را به طور مرتب به روز رساني كنيد.
- تا حد امكان شفاف باشيد. آنچه مي دانيد، آنچه نمي دانيد و منابع اطلاعاتي خود را توضيح دهيد.
- موجز باشيد. پيام هاي طولاني و مبهم نوشته شده توسط متخصصان بهداشت يا حقوقدانان به راحتي درك نمي شوند.


مرحله 2: با كارمندان ارتباط برقرار كنيد
كارمندان مهمترين سفيران جامعه هستند. اگر آنها آگاه نباشند و نفهمند چه اتفاقي مي افتد، ارتباطات خارج از سازمان دشوارتر خواهد شد. شركت بايد وضعيت را براي كارمندان توضيح دهد، ذهن همه را راحت كند نا به آينده اميدوار باشد.

مطالعات نشان داده است كه بويژه رهبران نقش ويژه اي در كاهش اضطراب كارمندان دارند. در مورد ارتباطات بحران، نمي دانيد شنيدن صداي رهبر چه زنده و چه از طريق ايميل، پيام هاي تلفني يا رسانه هاي اجتماعي چقدر مهم است.

براي برقراري ارتباط با كارمندان، سازمان ها بايد:
- اطلاعات را مرتب در اختيار كارمندان قرار دهيد.
- نحوه تصميم گيري درباره موضوعاتي از جمله مسافرت، كار از خانه و غيره را توضيح دهيد.
- هر روز با كارمندان ارتباط برقرار كنيد.
- سعي كنيد اطلاعات را به موقع ارائه دهيد.

مرحله سوم: به طور منظم با مشتريان ارتباط برقرار كنيد
- روي آنچه كه براي مشتري مهم است تمركز كنيد. به عنوان مثال، يادداشت مديرعامل را به مشتريان ارسال كنيد كه مثلا روش هاي پيشرفته نظافت يا ارائه خدمات را شرح مي دهد.


- در صورت امكان تسكين دهيد. اين حركت بر اطمينان مشتريان فعلي و همچنين آوردن افراد جديد ثمربخش و مفيد است.


- به جاي تلاش براي ايجاد فرصت هاي فروش، بر همدلي متمركز شويد. شركتها بايد در استراتژيهاي تبليغاتي خود بازنگري كنند تا هماهنگي بيشتري با جانباختگان فعلي داشته باشند.

 

مرحله 4: با سهامداران ارتباط برقرار كنيد
كروناويروس در دو هفته گذشته نوسانات شديدي در بازارهاي مالي ايجاد كرده و به اغما فرو برده است.
 

لذا
- در برقراري ارتباط با چالش هاي كوتاه مدت شفاف باشيد.
- از بحران به عنوان فرصتي براي تقويت اصول بلند مدت شركت استفاده كنيد.

علاوه بر اين، شما بايد در مورد جلسه سالانه خود و تدوين برنامه هاي ارتباطي، از جمله ارتباط با سهامداران توجه كنيد.

مرحله 5: با انجمن ها ارتباط برقرار كنيد
اتفاقاتي كه در سازمانهاي اطراف كروناويروس رخ مي دهد همه افراد و جوامع اطراف خود را نيز تحت تأثير قرار مي دهد. حداقل سازمانها بايد تمام تلاش خود را بكنند تا اطمينان حاصل كنند كه اقدامات آنها تأثير منفي بر اعضاي جامعه نمي گذارد، اما شما همچنين مي توانيد در مورد بحران به عنوان زماني براي تقويت روابط با جوامع محلي كه در آن فعاليت مي كنيد فكر كنيد:

- تأمين منابعي مانند تميز كردن لوازم يا مواد غذايي براي افراد قرنطينه.
- ارائه اطلاعات به رسانه هاي محلي براي كمك به آرام كردن جوامع و در عين حال افزايش اعتبار سازمان شما.
- ارائه شفافيت درمورد آنچه در درون شركت اتفاق مي افتد و نه اينكه سكوت كنيد.

همچنين مي توانيد راه هاي كمك به جامعه محلي، ملي يا جهاني خود را در يك بحران به اشتراك بگذاريد.

هنگام برخورد با عدم اطمينان، رهبران بايد از منظر مخاطبان به ارتباطات نگاه كنند و به جاي ترس از انجام كار اشتباه، نسبت به آنها همدلي داشته باشند.
 

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)