شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : ۳ اشتباه بزرگ در اكثر برنامه هاي بحراني
چهارشنبه، 24 مهر 1398 - 08:01 کد خبر:40481
ارتباطات بحراني بخشي از داستان يك نام تجاري است كه مدتها قبل از بحران آغاز مي شود و پس از مدت ها ادامه خواهد يافت. درك عميق از ذينفعان اصلي به شما كمك مي كند تا روايت را شكل داده و پيام هاي خاصي را براي هر سناريوي بحراني كه براي مقابله با آن برنامه ريزي مي كنيد، ايجاد كنيد. اين بهترين راه براي دفاع از شهرت سازمان شماست و در صورت لزوم آن را پس از بحران بازيابي كنيد.


 

شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-||نويسنده| نيك لاني |||مترجم|مريم ميرعبدالحق|| با اجتناب از خطاهايي كه بيشتر سازمان ها انجام مي دهند، خود را در شرايط موفقيت قرار دهيد.

من برنامه هاي ارتباطي بحران زيادي را ديده ام.

 آنها ليستي از تماس هاي تيم كمكي خود را دارند، اغلب با داشتن يك دفتر تلفن در زمان بحران به همه افراد سريع فراخوان داده مي شود. آنها همچنين براي اعضاي كميته تيم اول كه شروع به كار در مورد بحران مي كنند، حداقل چند نقش خاص را تعيين مي كنند.


من با اين عناصر مشكلي ندارم. آنها مهم هستند اما آنها تعادل بازي اوليه در بازي بسكتبال هستند. براي شروع به آنها نياز داريم ولي آنها نتيجه را تعيين نمي كنند.


در يك بحران واقعي، زمان محدود مي شود. تماس هاي رسانه اي ورودي بصورت نمايي افزايش مي يابد. اطلاعات مبهم است. مناطق خاكستري فراوان است. پيام هاي به سختي در دسترس قرار مي گيرند و فراموش نكنيد كه سريع آنها را تأييد كنيد.


يك دفترچه تلفن كافي نيست.

براي اثربخشي در يك بحران، يك برنامه بايد منعكس كننده آماده سازي واقعي براي طوفان احتمالي و تهديدات ناشي از آن باشد. اين بدان معناست كه تفكر استراتژيك، در مورد كل سازمان و بسياري از كارهاي سخت قديمي مي باشد.


متأسفانه، بسياري از سازمانها نسبت به آن بخش برتري دارند. در اينجا سه اشتباه بزرگي كه بيشتر سازمانها در برنامه هاي ارتباطات بحران خود مرتكب مي شوند، آورده شده است:


�'. فراموش كنيد كه شهرت به واقع درباره چيست
شواهد نشان داده است كه يك بحران مي تواند به اعتبار يك سازمان آسيب برساند. حتي اگر منبع آن خارجي باشد؛ مانند يك فاجعه طبيعي، واكنش سازمان به بحران مي تواند منجر به انتقاد شود و به اعتبار برند آسيب برساند.


هنگامي كه تيم هاي تجاري به شهرت فكر مي كنند، اغلب تنها بر روي عموم مردم و رسانه هاي خبري متمركز مي شوند. آنها فكر مي كنند يك "رسوايي" است اما شهرت بستگي به طيف وسيعي از ذينفعان دارد...


يك برنامه بحران خوب، همه ذينفعان اصلي را براي مجموعه اي از سناريوها مورد بررسي قرار مي دهد. اينها احتمالاً شامل رسانه هاي خبري است و ممكن است شامل عموم مردم براي يك سازمان مصرف كننده باشد. به احتمال زياد، اين جمعيت كمتر جهاني است: بلكه مشتريان، تأمين كنندگان، جامعه فوري و همه مخاطبان داخلي هستند.


براي هر سناريو، ذينفعان اصلي را مشخص كنيد و در مورد چگونگي تأثيرگذاري آنها فكر كنيد. آنها چه احساسي دارند؟ چه سؤالاتي مي پرسند؟ از همه مهمتر، آنها مي خواهند بدانند چه ارزشهايي سازمان شما را زنده نگه داشته است؟


ذينفعان اصلي به ندرت خواستار كمال هستند، اما انتظار دارند كه يك سازمان مستقيماً ارتباط برقرار كرده، به طور شفاف خطاها را مرتفع كند و به آنچه كه پيش از بحران برنامه ريزي كرده بود، عمل كند.


ارتباطات بحراني بخشي از داستان يك نام تجاري است كه مدتها قبل از بحران آغاز مي شود و پس از مدت ها ادامه خواهد يافت. درك عميق از ذينفعان اصلي به شما كمك مي كند تا روايت را شكل داده و پيام هاي خاصي را براي هر سناريوي بحراني كه براي مقابله با آن برنامه ريزي مي كنيد، ايجاد كنيد. اين بهترين راه براي دفاع از شهرت سازمان شماست و در صورت لزوم آن را پس از بحران بازيابي كنيد.


�'. راضي بودن از محتواي كافي
چه كسي وقت خود را براي تهيه مجموعه اي كامل از مطالب پيام براي بحراني كه ممكن است هرگز رخ ندهد، اختصاص مي دهد؟ هيچ راهي براي پيش بيني دقيق جزئيات هر بحران احتمالي وجود ندارد. هنگامي كه شما مي دانيد چه چيزي به سازمان و مخاطبان شما آسيب مي زند، بايد متناسب با اوضاع جديد مجدداً مواردي را كه اكنون تهيه مي كنيد، بازنويسي كنيد. چرا تلاش خود را دو برابر مي كنيد؟


ساده: وقتي بحران اتفاق مي افتد، شما وقت نداريد كه همه اين مطالب را بنويسيد. شما واقعاً وقت نخواهيد داشت كه دور يك ميز بنشينيد و در مورد جوانب و پيامدهاي مختلف صحبت كنيد و شما واقعاً وقت نخواهيد داشت كه پيامهاي مورد تأييد طرف هاي درگير را تأييد كنيد.


پيام رسان هاي بحراني وقتي بخشي از استراتژي تدوين شده براي پرداختن به نگراني هاي ذينفعان كليدي و در عين حال تداوم ارزش ها، صدا و تصوير يك برند مي شوند كه همگي در يك مسير باريك در يك محيط پرخطر كار مي كنند. اين يك سفارش طولاني است و نمي توان آن را به راحتي انجام داد. به خودتان فرصت دهيد تا بهترين روش را براي هر سناريو به دست آوريد، پيام هاي خوبي تهيه كنيد و قبل از بازديد از بحران آنها را تأييد نماييد.


�". آماده شدن سخنگويان.
براي هر سناريو، ذينفع و پيامي، به درستي در باره پيام رسان مناسب آن فكر كنيد. به طور حتم سخنگويان هميشگي شما زير بار بحران قرار مي گيرند. اگر به اندازه كافي يك بحران بزرگ باشد، ممكن است رهبران سازمان شما نياز دارند تا گامي فوري بردارند. اما هنگامي كه خبرنگاران بدنبال اطلاعات هستند، توييتر منفجر مي شود و منتقدين شما ديگر چوب كاري نمي كنند و حتي شايد شما نياز پيدا كنيد تا سازمان خود را از اين وضعيت خارج كنيد.


اين درست است: يك طرح تحول در بحران سخت بايد شامل سخنگويان شخص ثالث باشد كه مي توانند اعتبار مستقلي از ارزش هاي سازمان شما ارايه دهند.


تهيه فهرستي از متحدين سازمان هاي دولتي، مدني و غيرانتفاعي مي تواند بهترين دوست شما در يك بحران باشد و شما احتمالا نمي خواهيد بعد از به بن بست رسيدن بحران اين فهرست را تكميل كنيد.


همه چيز در مورد آماده سازي مناسب است. هنگامي كه شما يك برنامه رايج بحران را تدوين مي كنيد، حتماً آنچه را كه واقعاً در يك بحران به آن احتياج داريد، بگنجانيد و اين فراتر از نقش ها، نام ها و شماره هاي تيم شما مي رود.


منبع: https://www.publicrelationstoday.com
منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)