شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : گزارش اداري، شكل، محتوا و انواع آن
یکشنبه، 26 خرداد 1392 - 11:02 کد خبر:3713

شارا- تهيه و تنظيم گزارش اداري در روابط ‏عمومي كاربرد بسيار دارد به گونه ‎اي كه اكثر امور تحقيقاتي، افكار سنجي، طرح‎ ها و اقدامات روابط‏ عمومي مي‎تواند در قالب «گزارش اداري» به اطلاع مديران برسد. يك گزارش اداري خوب، امكان آن را به مدير مي ‎دهد تا در فرصت اندكي با مهم‎ترين بخش‎ هاي گزارش آشنا شود.
در تهيه گزارش اداري، برداشتن چهار قدم شامل:

 1- انديشيدن پيرامون موضوع گزارش،

 2- تهيه نقشه يا طرح گزارش،

 3- گردآوري اطلاعات (تحقيق) و تهيه پيش ‎نويس گزارش

 4- كنترل و تصحيح، ضروري است و گزارش ‎نويس بايد سعي كند تا گزارش، ويژگي‎ هايي همچون ارائه اطلاعات كافي و واقعي، سبك رسا و مناسب، هدف معين، سازماندهي مناسب، روشن، كوتاهي و سادگي را داشته باشد.

در تهيه و سازماندهي گزارش مي‎ بايد به سازماندهي شكل و سازماندهي محتوا توأماً توجه داشت.


* گزارش اداري از نظر شكل:
الف) بخش مقدماتي: شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پيشگفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمايم
ب) بخش اصلي: شامل مقدمه، متن و نتيجه
ج) بخش پاياني: شامل ضمايم، واژه ‎نامه، نام و فهرست منابع و ماخذ
در مقدمه گزارش اداري، بيان هدف، طرح ضرورت‎ هاي تهيه گزارش، بيان شيوه يا شيوه ‎هاي جمع‎ آوري اطلاعات، بيان گره‎ هاي ناگشوده و بيان اهداف گزارش، لازم است.
در متن گزارش اداري، بررسي دقيق موضوع، بيان سير تاريخي موضوع، ذكر نكات مثبت گزارش و بيان نكات رها شده در گزارش همراه با ارائه نتايج آن ضرورت دارد.


* گزارش اداري از نظر محتوا:
گزارش بايد وضع مناسبي را داشته باشد، بهترين ابزار براي اين كار، گردآوري اطلاعات صحيح از راه شنيدن، ديدن و مطالعه است. يك گزارش خوب از نظر محتوا بايد جامع، منظم، روشن و رسا و در طرح اهداف گزارش كارآمد باشد و مبنايي مناسب را براي تصميم‎ گيري مديريت ارائه بدهد.


* كارشناسان روابط عمومي چهار نوع گزارش اداري را پيوسته تهيه مي ‎كنند:
اولين نوع از گزارش‎ هاي اداري «گزارش دوره ‎اي» است. منظور گزارشي است كه حاوي اطلاعات معمولي روزمره هستند و در فاصله‎ هاي زماني معين تهيه مي‎ شوند، مثل گزارش ماهانه.
دومين نوع از گزارش‎ هاي اداري «گزارش پيشرفت» است. اين نوع گزارش براي نشان دادن پيشرفت امور در مواقع لازم تهيه مي‎ شود و هدف آن، مقايسه پيشرفت امور سازمان با برنامه ‎هاست.
سومين نوع گزارش اداري «گزارش آزمايش» است. اين نوع گزارش وضعيت و موقعيت گذشته و فعلي سازمان را تجزيه و تحليل مي‎ كند تا بر اساس آن براي آينده برنامه ريزي شود.
چهارمين نوع گزارش اداري «گزارش توصيه‎ اي» است. اين گزارش بر مبناي سه نوع گزارش قبلي تهيه مي‎ شود و شامل توصيه ‎هاي مختلف براي بهبود اجراي برنامه‎ هاي سازمان است.