شارا- تهيه و تنظيم گزارش اداري در روابط عمومي كاربرد بسيار دارد به گونه اي كه اكثر امور تحقيقاتي، افكار سنجي، طرح ها و اقدامات روابط عمومي ميتواند در قالب «گزارش اداري» به اطلاع مديران برسد. يك گزارش اداري خوب، امكان آن را به مدير مي دهد تا در فرصت اندكي با مهمترين بخش هاي گزارش آشنا شود.
در تهيه گزارش اداري، برداشتن چهار قدم شامل:
1- انديشيدن پيرامون موضوع گزارش،
2- تهيه نقشه يا طرح گزارش،
3- گردآوري اطلاعات (تحقيق) و تهيه پيش نويس گزارش
4- كنترل و تصحيح، ضروري است و گزارش نويس بايد سعي كند تا گزارش، ويژگي هايي همچون ارائه اطلاعات كافي و واقعي، سبك رسا و مناسب، هدف معين، سازماندهي مناسب، روشن، كوتاهي و سادگي را داشته باشد.
در تهيه و سازماندهي گزارش مي بايد به سازماندهي شكل و سازماندهي محتوا توأماً توجه داشت.
* گزارش اداري از نظر شكل:
الف) بخش مقدماتي: شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پيشگفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمايم
ب) بخش اصلي: شامل مقدمه، متن و نتيجه
ج) بخش پاياني: شامل ضمايم، واژه نامه، نام و فهرست منابع و ماخذ
در مقدمه گزارش اداري، بيان هدف، طرح ضرورت هاي تهيه گزارش، بيان شيوه يا شيوه هاي جمع آوري اطلاعات، بيان گره هاي ناگشوده و بيان اهداف گزارش، لازم است.
در متن گزارش اداري، بررسي دقيق موضوع، بيان سير تاريخي موضوع، ذكر نكات مثبت گزارش و بيان نكات رها شده در گزارش همراه با ارائه نتايج آن ضرورت دارد.
* گزارش اداري از نظر محتوا:
گزارش بايد وضع مناسبي را داشته باشد، بهترين ابزار براي اين كار، گردآوري اطلاعات صحيح از راه شنيدن، ديدن و مطالعه است. يك گزارش خوب از نظر محتوا بايد جامع، منظم، روشن و رسا و در طرح اهداف گزارش كارآمد باشد و مبنايي مناسب را براي تصميم گيري مديريت ارائه بدهد.
* كارشناسان روابط عمومي چهار نوع گزارش اداري را پيوسته تهيه مي كنند:
اولين نوع از گزارش هاي اداري «گزارش دوره اي» است. منظور گزارشي است كه حاوي اطلاعات معمولي روزمره هستند و در فاصله هاي زماني معين تهيه مي شوند، مثل گزارش ماهانه.
دومين نوع از گزارش هاي اداري «گزارش پيشرفت» است. اين نوع گزارش براي نشان دادن پيشرفت امور در مواقع لازم تهيه مي شود و هدف آن، مقايسه پيشرفت امور سازمان با برنامه هاست.
سومين نوع گزارش اداري «گزارش آزمايش» است. اين نوع گزارش وضعيت و موقعيت گذشته و فعلي سازمان را تجزيه و تحليل مي كند تا بر اساس آن براي آينده برنامه ريزي شود.
چهارمين نوع گزارش اداري «گزارش توصيه اي» است. اين گزارش بر مبناي سه نوع گزارش قبلي تهيه مي شود و شامل توصيه هاي مختلف براي بهبود اجراي برنامه هاي سازمان است.