شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : تدوين تقويم اجرايي، يك ضرورت براي روابط عمومي
یکشنبه، 21 بهمن 1397 - 21:34 کد خبر:37080
تقويم اجرايي، نقشه راه و برنامه عملياتي يك ساله روابط عمومي است كه كليه برنامه‌ها و اقدامات گروه‌هاي مختلف از ابتدا تا انتهاي سال در آن مشخص شده و اجراي آن از سوي تمامي همكاران روابط عمومي الزامي است.



مقدمه
روابط عمومي يكي از اركان اساسي سازمان است كه وظيفه آن برقراري ارتباط موثر و هدفمند ميان سازمان و مخاطبان است و اين اقدام را از طريق پرداختن به موضوعات، مطالب و اخباري انجام مي‌دهد كه در راستاي اهداف سازمان قرار دارد.


در اين ميان، عملكرد شايسته روابط عمومي، منوط به ايجاد ساختار دروني مناسب و عملكرد بر اساس برنامه و نقشه راه مشخص است. روابط عمومي موفق، روابط عمومي است كه بتواند مسير راه را با توجه به اهداف كلان سازمان متبوع خود، براي سال و ساليان بعد طرح ريزي كند و در قالب برنامه ريزي منسجم و هماهنگ، اقدامات روشن و هدفمندي را اجرايي نمايد.


اين در حالي است كه بسياري از روابط عمومي ها، لزوم برنامه ريزي را با توجه به پيش بيني ناپذير بودن فعاليت هاي خود ناديده مي‌گيرند. روابط عمومي يكي از حوزه هاي شغلي است كه همواره مي بايست متناسب با شرايط، خلاقيت هاي متفاوتي را مورد استفاده قرار دهد و متناسب با آن برنامه هاي خاصي را در اولويت قرار دهد. اما اين مسئله به معناي عدم ضرورت وجود نقشه راه نيست، نقشه راه، مسير كلي را مشخص مي كند و مي تواند متناسب با نوع فعاليت، از انعطاف پذيري كمتر و بيشتري برخوردار باشد. در اين مقاله، تقويم اجرايي به عنوان يكي از راه هاي مناسب برنامه ريزي و تدوين نقشه راه، مورد توجه قرار دارد.

تقويم اجرايي چيست؟
تقويم اجرايي، نقشه راه و برنامه عملياتي يك ساله روابط عمومي است كه كليه برنامه‌ها و اقدامات گروه‌هاي مختلف از ابتدا تا انتهاي سال در آن مشخص شده و اجراي آن از سوي تمامي همكاران روابط عمومي الزامي است.


تقويم اجرايي كه به خوبي تدوين شده باشد قادر است جايگاه روابط عمومي را درون سازمان شفاف نموده و اقدامات روابط عمومي را در راستاي اهداف سازمان به خوبي تنظيم نمايد. همچنين، باعث مي شود كه كليه اقدامات و فعاليت هاي روابط عمومي در راستاي چشم اندازها و اهداف استراتژيك مشخصي هدفمند شوند و بنابراين از بروز و اجراي برنامه هاي غيرهدفمند كه صرفا منابع سازمان را هدر مي دهد، اجتناب شود. اين اقدام خود مي تواند باعث تسهيل در اجرايي شدن امور باشد زيرا برنامه مندي امكان مشاركت و همكاري بهتر و همچنين برنامه ريزي و انجام اقدامات در زمان مناسب را فراهم مي آورد. در نهايت، از هر گونه موازي كاري، اقدامات بي برنامه و اقداماتي كه در راستاي اهداف قرار ندارند اجتناب مي شود.


با توجه به اين كه بازه زماني اجرايي تقويم اجرايي از ابتداي فروردين تا پايان اسفند هر سال است، بنابراين ضروري است تدوين و تصويب آن در پايان سال صورت پذيرد. بر اين اساس زمان تدوين و تصويب تقويم اجرايي مي بايست در بهمن و اسفندماه سال جاري صورت پذيرد.

تدوين تقويم اجرايي
به منظور تدوين تقويم اجرايي دو نكته را بايد مورد توجه قرار داد. نخست آن كه تقويم اجرايي چه عناصري را در بر دارد و دوم آن كه فرايند تدوين تقويم اجرايي چگونه بايد باشد. در پاسخ به سوال اول، بايد بيان كرد كه يك تقويم اجرايي اگر به خوبي تدوين شود، دربرگيرنده موارد زير خواهد بود:


مشخص شدن كليه اقدامات و فعاليت هاي تمامي گروه ها
زمان بندي دقيق و متناسب فعاليت ها و جلوگيري از تداخل برنامه ها
مشخص شدن كليه ملزومات اجرايي طرح جهت برنامه ريزي بهتر همكاران
مشخص بودن شيوه ارزيابي كيفيت انجام اقدامات
امكان ارزيابي گروه ها و واحدهاي روابط عمومي بر اساس ميزان پايبندي به برنامه مصوب


علاوه بر اين، در خصوص چگونگي فرايند تدوين تقويم اجرايي، بايد تاكيد كرد كه اين اقدام، اقدامي فردي و از بالا به پايين نيست كه بتواند برنامه كاملي را به همكاران ابلاغ كرد و انتظار داشت به خوبي بدان پايبند باشند. برنامه اي كه افراد بدان پايبند هستند، برنامه اي است كه خود در فرايند تدوين آن نقش فعال داشته اند. بر اين اساس، تدوين تقويم اجرايي، ضرورتا فرايندي جمعي و مشاركتي است كه در آن تمامي همكاران در تمامي سطوح مي بايست در اين فرايند شركت داده شوند. هر فرد، ايده، تجربه و نگرشي دارد و مي تواند نكات ارزشمندي را بيان كند كه تنها در قالب فرايندي گروهي ميسر خواهد بود. در اين ميان، مشاركت تمامي همكاران روابط عمومي، تضميني براي اجرايي شدن و پايبندي به تقويم اجرايي است.

 

تمام كساني كه در اين پروسه فعاليت و مشاركت دارند، نسبت به چشم اندازها و اهداف كاملا اشراف پيدا مي كنند، مي توانند جايگاه خود را در مجموعه روابط عمومي و در رابطه با اهداف كلي و جزئي سازمان به خوبي درك كنند و با توجه به اين كه برنامه هاي عملياتي خود را خود تعيين كرده اند، لذا با درك و بينش كامل تري نسبت به اجراي آن عمل مي كنند.

چند گام اساسي به منظور تدوين تقويم اجرايي
 تدوين تقويم اجرايي  مستلزم تبيين چند گام اساسي است كه مبتني بر ارتباط ميان «ماموريت و چشم انداز»، «اهداف»، «تاكتيك ها» و «برنامه عملياتي» قرار دارد. اين سلسله مراتب بر اساس «هرم استراتژي» مشخص مي شود كه بر اساس آن، بايد از بينشي كلي در سازمان شروع كرد و با ريز شدن در جزئيات، قدم به قدم به سمت تعريف برنامه عملياتي پيش رفت. بر اين اساس هر برنامه اي در روابط عمومي بايد به سمت يك بينش كلي تر هدف گيري شده باشد كه اين هدف گيري مي بايست مسير مشخص و قابل دفاعي داشته باشد. بر اين اساس، گام هايي وجود دارد كه بايد براي دست يافتن به يك برنامه هدفمند از آنها عبور كرد. اين گام ها شامل موارد زير مي باشد:


گام اول شامل بازبيني، اصلاح و تكميل ماموريت ها و چشم اندازهاي كلي روابط عمومي است. به طور كلي ماموريت و چشم انداز وضعيت مطلوب آينده روابط عمومي در مسير تحقق اهداف سازماني است.


در گام دوم، تعيين اهداف استراتژيك واحدها و گروه هاي مختلف در دستور كار قرار مي گيرد. منظور از اهداف استراتژيك، اهداف واقع بينانه و در دسترسي كه متناسب با چشم اندازها تعريف شده اند و برنامه هاي مشخصي براي دستيابي به آنها قابل طرح ريزي هستند.


در سومين قدم، تاكتيك ها و شيوه هاي دستيابي به اهداف استراتژيك مشخص شده تعيين مي شود. منظور از تاكتيك، كليه اقدامات عملياتي كه مي توان براي دستيابي به اهداف استراتژيك به كار بست .


گام چهارم شامل تعيين كليه برنامه هاي عملياتي واحدها و گروه ها است. منظور از برنامه عملياتي، كليه برنامه هاي قابل اجرا براي يك سال كاري كه به طور واقع بينانه تعيين شده است.


در نهايت در گام پنجم، تقويم اجرايي تدوين مي شود كه در آن برنامه هاي عملياتي، اولويت بندي و زمان بندي شده و كليه الزامات اجرايي و نظارتي آن مشخص مي شود.

مراحل تدوين تقويم اجرايي
1. تدوين سند «چشم انداز، اهداف و برنامه هاي عملياتي»: در اين مرحله، از همه همكاران شامل كارشناسان، رئيس گروه ها، معاونين و مديريت، خواسته مي شود تا سه اقدام انجام دهند:


ابتدا همكاران مي بايست چشم اندازهاي كلي روابط عمومي را بر اساس تجربه خود و منابع در اختيارشان تعيين كنند.


سپس همكاران بايد متناسب با چشم اندازها، اهداف گروه و واحد خود را مشخص نمايند.


در نهايت، هر فرد تاكتيك ها و روش هاي عمل واحد و گروه خود را براي دست يابي به هر كدام از اهداف مشخص مي نمايد.


در اين مرحله، انتظار مي رود كه ارتباط ميان چشم اندازها، اهداف و تاكتيك ها مشخص شده باشد.


سپس، با جمع آوري پاسخ كليه همكاران و با استفاده از منابع موجود، چشم اندازها، اهداف و تاكتيك هاي روابط عمومي به صورت يكپارچه تنظيم مي شود. سپس، متن يكپارچه شده به كليه همكاران عودت داده مي شود تا اصلاحات و نظرات خود را اعمال كنند. در اين فرايند رفت و برگشتي، كليه همكاران مي توانند نسبت به اصلاح و بازبيني هر چه بيشتر نگرش هاي خود اقدام نمايند. در نهايت، سند «چشم انداز، اهداف و برنامه هاي عملياتي» تدوين شده و از سوي مديريت مجموعه به كليه اعضا ابلاغ مي شود.

2. تدوين برنامه هاي عملياتي: در مرحله دوم، از كليه گروه ها و واحدها درخواست مي شود تا طي اقدامي مشاركتي درون گروهي، با توجه به سند مصوب «چشم انداز، اهداف و برنامه هاي عملياتي» كليه برنامه هايي كه مي توانند در طول يك سال عملياتي نمايند، مشخص نمايند. بر اين اساس، همكاران، كليه برنامه هاي عملياتي خود را براي يك سال تعيين كرده به طوري كه براي هر هدف مشخص، دست كم يك برنامه در دستور كارشان قرار داشته باشد و هيچ برنامه اي بدون مشخص بودن جايگاه آن در سند در دستور كار قرار نگيرد. براي اين منظور، با تدوين فرمي مي توان تمامي ملزومات، جزئيات، بازه زماني و شيوه ارزيابي هر برنامه عملياتي را مشخص نمود.


برنامه عملياتي كليه گروه ها و واحدها جمع آوري شده و مورد بازبيني و نهايي سازي قرار مي گيرد. ابتدا كليه برنامه ها با توجه به سند «چشم انداز، اهداف و تاكتيك هاي روابط عمومي» مورد بررسي قرار مي گيرد. سپس برنامه ها اولويت گذاري و يكپارچه مي شود.


3. تدوين تقويم اجرايي: در اين مرحله، كليه برنامه هاي عملياتي مشخص شده براي يك سال، در فرايندي مشاركتي ميان گروهي، در چهارچوب تقويم زمان بندي و تنظيم مي شوند. برنامه ها به گونه اي چيده مي شوند كه زمان كافي براي اجراي هر كدام از آنها لحاظ شده باشد، تداخل در برنامه ها صورت نگيرد و همچنين انعطاف عمل روابط عمومي با توجه به برنامه هاي پيش بيني نشده، حفظ شود. تقويم اجرايي تدوين شده، پس از تكميل و نهايي سازي، به كليه همكاران ابلاغ مي شود.

منابع
راهبردها و برنامه هاي دفتر روابط عمومي، تهيه شده در دفتر روابط عمومي راه آهن جمهوري اسلامي ايران، 1397.
اهداف، راهبردها و برنامه هاي عملياتي مركز ارتباطات و اطلاع رساني وزارت راه و شهرسازي، تهيه شده در مركز ارتباطات و اطلاع رساني وزارت راه و شهرسازي، 1397.
عناصر طرح‌ريزي و مديريت استراتژيك، سچهل چراغي, [۱۰.۰۲.۱۹ ۱۳:۵۲]
ايت مديرسان به آدرس اينترنتي https://modirsun.com
تفاوت بين مأموريت سازمان و چشم انداز سازمان، سايت ماركتينگ تلنت به آدرس اينترنتي https://www.marketingirantalent.com
تعريف ترين تعريف استراتژيك چيست؟ سايت متمم به آدرس اينترنتي https://motamem.org