شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : اول برنامه ريزي بعد اقدام
چهارشنبه، 11 خرداد 1401 - 08:11 کد خبر:36869
يادگرفتن برنامه ريزي ضروري است. اگر نتوانيم برنامه ريزي كنيم قادر نخواهيم بود از وقت و امكانات خود به خوبي استفاده كنيم. بدون برنامه ريزي دوباره كارهاي زيادي پيش مي آيد و ممكن است به علت عدم تدارك وسايل لازم، انرژي زيادي صرف شود. براي مثال آيا تهيه كبريت كار سختي است؟ مسلما نه.



شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| اگر شما نيز از توان برنامه ريزي مناسبي برخوردار نيستيد، خيلي خود را سرزنش نكنيد چون به واسطه ارتباطي كه با طيف قابل توجهي از مديران اجرايي دارم متوجه شدم برخي از مديران اجرايي نيز از توان برنامه ريزي مناسبي برخوردار نيستند!


اما آيا طبيعت برنامه ريزي سخت است يا كارهاي ما به گونه اي است كه امكان برنامه ريزي ندارد؟ پاسخ هيچكدام است؛ زيرا مشكل در ناتواني ما در تفكر و انديشيدن است نه در سختي برنامه ريزي.


به زبان ساده، برنامه ريزي يعني ديدن آينده در اكنون و آماده كردن مقدمات لازم براي روبرو شدن با آن، كه كاري است ساده و در عين حال ضروري.


بله، يادگرفتن برنامه ريزي ضروري است. اگر نتوانيم برنامه ريزي كنيم قادر نخواهيم بود از وقت و امكانات خود به خوبي استفاده كنيم. بدون برنامه ريزي دوباره كارهاي زيادي پيش مي آيد و ممكن است به علت عدم تدارك وسايل لازم، انرژي زيادي صرف شود. براي مثال آيا تهيه كبريت كار سختي است؟ مسلما نه.

 

شما به هر بقالي كه برويد مي توانيد كبريت تهيه كنيد. اما فرض كنيد به پيك نيك رفته ايد و وسط صحرا يا كوه مي خواهيد چاي درست كنيد كه متوجه مي شويد كبريت نداريد. آيا تهيه كبريت در آن جا كار سختي است؟ بله. ممكن است براي تهيه كبريت لازم باشد مسافت زيادي را طي كنيد. پس كسي كه حتي براي رفتن به پيك نيك نتواند درست برنامه ريزي كند مرتب وقت خود را تلف كرده و با دوباره كاري، خود را خسته و ناتوان خواهد كرد. زيرا قابل پيش بيني است كه زمان زيادي را صرف گل به سر ماليدن مي كند!


اما با آن كه برنامه ريزي ضرورت دارد، ما به دلايل متعددي برنامه ريزي نمي كنيم از جمله:


1. عجول هستيم؛ يعني چون به صورت كلي بر انجام كار واقفيم به سرعت وارد عمل مي شويم. در صورتي كه قبل از اقدام بايد با دقت به جنبه هاي مختلف كار واقف شد. مثلا دختر جواني براي مهماني فارغ التحصيلي اش بدون برنامه ريزي دست به كار مي شود. البته او آشپزي بلد است ولي غذا درست كردن براي 20 نفر و تداركات ميهماني با تهيه شام شب يك خانواده از نظر كميت مواد اوليه زمان لازم براي پخت، كافي بودن وسايل پخت و ... تفاوت زيادي دارد كه بايد از ابتدا، محاسبه و درنظر گرفته شود تا مشكلي پيش نيايد.


2. توان تفكر در موضوع را نداريم؛ به جاي اين كه با قدرت تفكر، جنبه هاي گوناگون كار را شناسايي و يك مدل ذهني براي خود ايجاد كنيم، به صورت سعي و خطا عمل مي كنيم. يعني از همان اول اقدام مي كنيم و اگر به نتيجه مطلوب نرسيم، آن را اصلاح كرده و مجددا اقدام مي كنيم. به عنوان نمونه وقتي كه مي خواهيم چيدمان خانه يا دفتر محل كارمان را تغيير دهيم، به جاي اين كه ابعاد اتاق و ميز و صندلي را اندازه گرفته و نقشه چيدمان را روي كاغذ پياده كنيم، ميز را بلند مي كنيم و در محل مورد نظرمي گذاريم. حال اگر وسايل جا نگرفتند، مجددا جاي آن ها تغيير مي دهيم و آن قدر اين كار را تكرار مي كنيم كه به نتيجه مطلوب برسيم.


3. برنامه ريزي را بلد نيستيم؛ بايد بدانيم كه برنامه ريزي روشمند بوده و داراي فرمول هايي است. كسي كه فرمول هاي برنامه ريزي را بداند حتي اگر تفكرش هم ضعيف باشد، مي تواند براي كارهايش برنامه ريزي كند مگر اين كه با يك كار پيچيده روبرو باشد كه در اين صورت مجبور مي شود بيشتر فكر كند و توان تفكر خود را افزايش دهد يا مشورت بگيرد.


اگر مي خواهيم برنامه ريز واقعي شويم لازم است از اين سه ويژگي پرهيز كنيم:


از اولين ويژگي شروع مي كنيم يعني شتاب زدگي در عمل. به چند دليل شتاب زده وارد كارها مي شويم. مهمترين دليل نداشتن حوصله است. صبر و تحمل نداريم يا مي خواهيم از وضعيت فعلي خود خلاص شويم. گاهي نيز فكر مي كنيم كه مي دانيم كه چه كار بايد انجام دهيم. دليل ديگر اين است كه مي خواهيم هر چه سريع تر از شر كار خلاص شويم. بنابراين زود شروع مي كنيم كه زود هم تمام كنيم.


اما، راه حل جلوگيري از شتاب زدگي، مكث قبل از كار است. اين مكث فضاي تفكر را ايجاد مي كند، فضايي كه مي توان جنبه هاي گوناگون را بررسي كرد، راه هاي گوناگون را مدنظر قرار داد و بهترين آن ها را برگزيد.


دومين ويژگي ياد گرفتن روش برنامه ريزي است. در اينجا به يك روش ساده در برنامه ريزي اشاره مي كنيم. اين روش ساده برنامه ريزي براي بسياري از امور روزمره ما جوابگوست.


براي اين روش نياز به يك تكه كاغذ اندازه كف دست داريم. قبل از برنامه ريزي، موضوع را مدنظر قرار مي دهيم و در مورد آن تمركز مي كنيم. سپس روي يك برگه آن چه كه در مورد موضوع مي دانيم (مثلا چه كاري بايد انجام شود و به چه نتايجي
مي خواهيم برسيم و چه افرادي دخيل هستند و ...) و همچنين سوالات و ابهاماتي كه در مورد موضوع داريم را نيز نوشته و تا حد امكان به آن پاسخ مي دهيم. بعد از آن كه در مورد موضوع به تصوير واضحي رسيديم، برگه را برمي گردانيم و كليه اقدامات لازم را (بدون توجه به ترتيب اجرا)


مي نويسيم. سپس اقدامات را خوانده و ترتيب اجرا را با نوشتن اعداد كنار آن معلوم مي كنيم.

يك مثال: برنامه ريزي در مورد رفتن به كوه در تعطيلات آخر هفته با استفاده از روش اوليه برنامه ريزي اين است:
روي برگه: (اين مطالب اگر به صورت دست نويس در
صفحه بندي ذكر شود مناسب تر است)
زمان رفت 5 صبح و زمان برگشت عصر روز جمعه
دو وعده غذا (صبحانه ناهار) در كوه هستم. چي بخورم؟
بند كفش كوه پاره شده
يك ساله كه كوه نرفتم. از وسايل كوهم خبر ندارم.
مسير دركه قشنگ است و شيب آن هم كمتر است
پوستم به آفتاب حساس است
آيا كسي هست كه بخواهد با من همراه شود؟

پشت برگه:
1. خريد بند كفش
2. برداشتن كوله، زيرانداز، عينك، پول، قمقمه، بادگير، آفتاب گير
3. خريد كرم ضد آفتاب
4. پختن سيب زميني و تخم مرغ
5. دعوت از همكلاسي ها براي رفتن به كوه (حداكثر 3 نفر) و توافق در مورد مسير
6. خريد نان و چيدن غذا در ظروف
7. كوك كردن ساعت
(توضيح اين كه اعداد كنار اقدامات بيانگر ترتيب انجام كار است كه بعد از كامل شدن اقدامات نوشته شده است.)

نكات:
1. بعد از اجراي برنامه، روي اقدامات را دو خط به صورت ضربدري مي كشيم. با اين كار به ذهن مان فرمان مي دهيم كه كار تمام شد و ديگر به موضوع نپردازد.


2. حتما از دو روي كاغذ استفاده كنيد. برگرداندن برگه بعد از اتمام مرحله شناخت صورت مي گيرد. در مرحله شناخت، نوشتن سوال و ابهامات بلامانع است ولي در مرحله بعدي، كليه اقدامات بايد به صورت واضح و شفاف باشد.


3. دو روي برگه از جهتي معرف دو لب مغز است كه دو فرآيند مختلف در آن صورت مي گيرد.

 

منبع: سالنامه روابط عمومي/ شماره اول/ انجمن متخصصان روابط عمومي