شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : چگونه گزارش‌ سالانه‌ حرفه اي بنويسيم؟
چهارشنبه، 19 دی 1397 - 08:10 کد خبر:36447
متأسفانه‌ بسياري‌ از كارگزاران‌ روابط عمومي در آخرين‌ ماه‌هاي‌ سال‌ شتابزده‌ به‌ تهيه‌ گزارش‌ سالانه‌ مي‌پردازند يا آن‌گونه‌ كه‌ بايد و شايد در گردآوري‌ و ارزيابي‌ منابع شان‌ همت‌ به‌ خرج‌ نمي‌دهند.



شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| متأسفانه‌ بسياري‌ از كارگزاران‌ روابط عمومي در آخرين‌ ماه‌هاي‌ سال‌ شتابزده‌ به‌ تهيه‌ گزارش‌ سالانه‌ مي‌پردازند يا آن‌گونه‌ كه‌ بايد و شايد در گردآوري‌ و ارزيابي‌ منابع شان‌ همت‌ به‌ خرج‌ نمي‌دهند.

 

در نتيجه‌ زماني‌ طرح‌ گزارش‌ خود را به‌ پايان‌ مي‌برند كه‌ وقت‌ گران‌بها به‌ باطل‌ رفته‌ است‌ و ديگر فرصتي‌ براي‌ بازنگري‌ و پرداخت‌ نسخه‌ نهايي‌ در دسترس شان‌ نيست‌.


براي‌ سازمان‌هايي‌ كه‌ براساس‌ سال‌ خورشيدي‌ كار مي‌كنند، اطلاعات‌ مالي‌ مي‌بايستي‌ تا اواخر دي‌ حاضر باشد. از آنجا كه‌ بخش‌ قابل‌ ملاحظه‌اي‌ از برآوردهاي‌ كلي‌ پيش‌ از اين‌ تاريخ‌ معلوم‌ خواهد شد بيشتر گزارش‌ها بايد قبل‌ از اينكه‌ آمار قطعي‌ فراهم‌ آيد تكميل‌ گردد. حتي‌ پيش‌ از روشن‌شدن‌ برآورد كلي‌، بايد يك‌ استادكار گرافيك‌ را انتخاب‌ كرد تا شما را در ‌تصميم‌گيري‌هايي‌ كه‌ در سر راه تان‌ قرار دارد كمك‌ كند.

 

به‌ محض‌ اينكه‌ كم‌ و بيش‌ از ميزان‌ بودجه‌اي‌ كه‌ در اختيارتان‌ قرار مي‌گيرد مطلع‌ شديد، بايد درباره‌ مسايلي‌ از قبيل‌ نوع‌ كاغذ، نوع‌ حروف‌، تعداد رنگ‌ها، شماره‌ تقريبي‌ صفحات‌ و شماره‌ نسخه‌هاي‌ گزارشي‌ كه‌ بايد چاپ‌ شود تصميم‌ بگيريد.

 

تيراژ گزارش‌ سالانه‌ را مي‌توان‌ با محاسبه‌ تعداد سهامداران‌، تحليل‌گران‌ اسناد و اوراق‌ بهادار، كاركنان‌، مشتريان‌ و مطبوعات‌ مالي‌ كه‌ بايد نسخه‌هايي‌ دريافت‌ كنند تعيين‌ كرد. از آنجا كه‌ گزارش‌ سالانه‌ همواره‌ در حجم‌ زيادي‌ چاپ‌ مي‌شود ـ «حداقل‌ تيراژ» آن‌ معمولاً 10 هزار نسخه‌ است‌ ـ به‌ ياد داشته‌ باشيد كه‌ هرقدر نسخه‌هاي‌ بيشتري‌ چاپ‌ شود، هزينه‌ هر نسخه‌ ارزان‌تر تمام‌ خواهد شد.


در مرحله‌ اول‌ برنامه‌ريزي‌ مي‌توانيد با افراد گوناگوني‌ كه‌ منابع‌ مهمي‌ براي‌ اطلاعات‌ مندرج‌ در گزارش تان‌ هستند و در آينده‌ بايد آن‌را تأييد كنند رأساً تماس‌ بگيريد. اين‌ افراد احتمالاً شامل‌ مشاور حقوقي‌ و حسابدار سازمان‌، رؤساي‌ بخش‌ها و ادارات‌ شركت‌ و مقام‌ ارشد سازماني‌ (رييس‌ يا مديرعامل‌) كه‌ نامه‌ مندرج‌ در صفحه‌ اول‌ گزارش‌ سالانه‌ خطاب‌ به‌ سهامداران‌ به‌ امضاي‌ اوست‌ خواهند بود.

 

اينكه‌ با اين‌ افراد چگونه‌ تماس‌ برقرار خواهيد كرد و گستردگي‌ اين‌ تماس‌ تا چه‌ پايه‌اي‌ خواهد بود بستگي‌ به‌ وسعت‌ و ماهيت‌ سازماني‌ دارد كه‌ برايش‌ كار مي‌كنيد.