شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- آماده كردن يك ايميل خوب، به تنظيم لحن آن بستگي مستقيم دارد؛ به طوري كه منظور شما را برساند و در عين حال كه نشان دهد شما حرفهاي هستيد، بيش از حد خشك و خط كشي شده به نظر نرسد. انجام اين كار البته، آسان نيست. اما خوشبختانه، روشهايي وجود دارند كه با به كار گرفتن آنها، ميتوانيد روند اين كار راسادهتر كنيد، مهارتهاي خود را تقويت كنيد و تجربه كاري خود در اين زمينه را نيز، افزايش دهيد.
در اينجا، توضيحاتي را از كارشناسان ارتباطات اداري ميآوريم كه روش تنظيم يك ايميل تجاري و رسمي را، در انواع موضوعات، شرح ميدهند.
از اتيكتهاي سنتي تجارت پيروي كنيد
مايكل جي. مرديت استاديار رشته مديريت و ارتباطات از دانشگاه ايالتي كاروليناي شمالي، پيشنهاد ميدهد كه اگر شك داريد، از همان قواعد رسمي سنتي نامهنگاري اداري پيروي كنيد. براي نمونه، نامه خود را با ِDear آغاز كنيد و هميشه مطمئن شويد كه نام گيرنده را، در كنار عنوان مناسب Mr. ، Ms. يا Dr. بنويسيد. آقاي مرديت ميگويد: <اين روش سنتي و امتحان شده نامهنگاري اداري است، كه ريسك پاييني دارد. آغاز كردن نامه به شكل درست، اعتبار و احترام لازم را براي نگارنده پديد ميآورد>.
دنيل كولاديس معاون مدير بخش ارتباطات و كاريابي دانشكده تجارت McDonough در دانشگاه جرج تاون انتاريو، است. او ميگويد كه در اين نامهها، بهتر است با regards نامه را پايان دهيم، زيرا اين از هنجارهاي گفتگوي حرفهاي است. او توضيح ميدهد: <همانطور كه رابطه شما با كسي كه با او نامهنگاري ميكنيد، نزديك تر ميشود، ميتوانيد از best regards و warm regards نيز استفاده كنيد، كه رسميت كمتري دارند. اما عبارتهايي مانند sincerely بيش از حد رسمي هستند>.
از روش و لحن مخاطب تان پيروي كنيد
گرچه ماندن در سوي نگارش حرفهاي، معمولا ايده خوبي است، اما آقاي كولاديس پيشنهاد ميكند كه در كنار آن، لحن و رفتار گيرنده ايميل تان را نيز، سرمشق قرار دهيد. براي نمونه، اگر مخاطب شما، عادت به استفاده از ايموجي دارد، شما ميتوانيد براي برقراري بهتر ارتباطات، از همين ابزار استفاده كنيد. كولاديس ميگويد: <در محيطهاي حرفهاي، هر چقدر كه بيشتر هماهنگ با محيط اطراف تان به نظر برسيد، احترام و نفوذ بيشتري پيدا ميكنيد. هماهنگ شدن با لحن و سبك سخن گفتن رئيس تان، باعث ميشود او احساس كند كه در زمين او بازي ميكنيد. بايد مخاطب تان را آناليز كنيد و لحن و سخن خود را، به نسبت آن تنظيم نماييد>.
منظورتان را مختصر و مفيد بيان كنيد
متن و ساختار ايميل تان را، از بيرون به داخل بچينيد؛ نخستين جمله ايميل شما، بايد به روشني، منظورتان را از نگارش نامه، بيان كند. اين موضوع، براي موفقيت در نامهنگاري، بسيار حياتي است. افزون بر اين، تلاش كنيد كه ايميل تان را مختصر و مفيد بنويسيد، طوري كه به نظر نرسد ميخواهيد وقت مخاطب تان را تلف كنيد. كولاديس ميگويد: <اين موضوع، به طور ويژه در مورد افرادي كه به پركاري مشهورند، بيشتر صادق است. هر گاه ميخواهيد براي سركارگر يا مسئول استخدام نامهاي بنويسيد، بايد برنامه كاري روزانه اين افراد را نيز، درنظر داشته باشيد>. اين كارشناس ميافزايد: <هر چه اطلاعات كمتري را، در يك نامه، از رئيس تان طلب كنيد، بهتر است. مدير شما بسيار خوشحال خواهد شد كه بداند شما، پيش از پرسيدن پرسشهاي تان از او، تحقيقات و مطالعه كافي كردهايد>.
مركز نگارش دانشگاه Chapel Hill كاروليناي شمالي، توصيه ميكند كه ذكر تاريخ دقيق انجام كارها در اين نامههاي اداري، گامي ديگر در جهت بهتر تنظيم كردن آنهاست. براي نمونه، در نامه بنويسيد كه موضوع مورد نظر را، روز بعد و به طور حضوري به اطلاع مديرتان خواهيد رساند و يا قرار يك تماس تلفني در اين مورد را براي تاريخي مشخص بگذاريد.
ارتباط شخصي برقرار كنيد
چه ايميل تان را به يك همكار بفرستيد و چه به مسئول كارگزيني و يا رئيس تان، برقراري ارتباط شخصي، يكي از كليدهاي گسترش نفوذ در تجارت است. اگر با يك همكار مكاتبه داريد، كمي خودمانيتر باشيد. اگر قرار است زمان يك گردهمايي اداري را تاييد كنيد، به پاسخ <بله و خير> اكتفا نكنيد و براي نمونه، از گردهمايي پيشين، نقل قولي بياوريد.
و در نهايت، ارسال ايميل پيگيري يا Followup را فراموش نكنيد. براي اينكه، در نگارش اين ايميل موفقتر باشيد، بايد در پايان نخستين ديدار حضوري يا تلفني، مطمئن شويد كه چه اطلاعاتي بايد مورد پرسش و پيگيري قرار گيرند./ ايران جوان