شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- هنگاميكه به روابط عمومي ميانديشيد، معمولاً ذهنتان در آغاز متوجه اشكال مألوف ارتباطات خارجي نظير كنفرانس خبري، اطلاعيه مطبوعاتي، سخنراني و مراسم ويژه ميشود. البته اينها، نمونههاي چشمگيرتري از فعاليتهاي روابط عمومي هستند، ولي در عين حال با كل قضايا فاصله زيادي دارند. ارتباطات در حوزه روابط عمومي در سطحهاي مختلف روي ميدهد و در اين ميان سهم ارتباطات درون سازماني كه شامل ارتباط با همكاران، سرپرستان، مديران بلندپايه و ديگران است چندان كم نيست.
ما كار خود را با بررسي ارتباطات داخلي آغاز ميكنيم، زيرا آن را مبنايي براي روش عملي كار روابط عمومي كه اغلب به دست فراموشي سپرده ميشود تلقي ميكنيم. انديشههاي ابتكارآميز روابط عمومي بايد در چارچوب يك اداره درون سازماني روابط عمومي يا يك بنگاه مستقل زاده شوند و در همانجاست كه بايد پيش از اينكه راه زندگي خويش را در پيش گيرند پرورش يابند. اگر پيش از اينكه به كمال رسند و قوت يابند به حال خود رها شوند، آن وقت بعيد است كه قادر باشند حتي فراتر از آشيانهشان پرواز كنند. بنابراين، ارتباطات داخلي براي هر فعاليت روابط عمومي به منزله نوعي پرورش جوجه و تمرين پرواز است.
ارتباطات داخلي كه گاهي اوقات با عنوان روابط داخلي (Internal Relations) يا روابط كاركنان (Employee Relations) از آن نام ميبرند در سالهاي اخير به صورت يك تخصص رسمي روابط عمومي درآمده است. ارتباطات داخلي با چنين مفهومي شامل ارتباط با گروههاي داخلي با استفاده از همان تكنيكهاي تحقيق، برنامهريزي، اجرا و ارزيابي است كه در مورد گروههاي ديگر (گروههاي خارجي) مورد استفاده قرار ميگيرند.
قبل از هر چيز، آگاهي از نحوة كار مؤسسه به شما كمك ميكند كه در درون آن ارتباط مؤثرتري برقرار كنيد. در حاليكه هر سازماني قواعد پنهاني دارد كه تنها از طريق برخي مراحل آزمايش و خطا آموختني است، اغلب در خارج درباره راهي كه اطلاعات به آن متكي است تنها قراين و اشاراتي به چشم ميخورد.
براي مثال در مؤسسهاي كه لباس غير رسمي و آزاد رواج دارد و مسئولين درهاي اطاقشان را باز نگه ميدارند، شايد ارتباط فردي در مقايسه با ارتباط نوشتاري بيشتر بين كارمندان برقرار باشد، به اين شكل كه اين مؤسسه كمتر علاقه نشان ميدهد كه سلسله مراتب ارتباطات رسمي به وجود آورد و كارمندان سطوح پائين ميتوانند آزادتر با مديران بلندپايه ارتباط برقرار كنند.
حتي سبك معماري ساختمان مؤسسه ميتواند بر آئين ارتباطات داخلي تأثير بگذارد. «طرح دفاتر باز» (The Opn Pffice Plan) بدون ديوار گچي ثابت و بدون در، طرح پرطرفداري براي ساختمانهاي اداري در دهه 1970 بود، زيرا كارمندان براي برقراري ارتباط، راحتتر بودند كه بر سر ميز يكديگر حاضر شوند و پيام مورد نظر را مبادله كنند. (و يا تنها در فضاي باز سالن اداري با صداي بلند با همكارانشان ارتباط برقرار كنند).
در مقابل وارد مؤسسهاي ميشويد كه فضاهاي اداري آن به طور دقيق از يكديگر جدا شده است و كارمندان با عجله از راهروها عبور ميكنند. در اينجا هرگز به تلفنها پاسخ داده نميشود و شما درمييابيد كه همه ارتباطات داخلي، حتي سادهترين شكل آن بايد از طريق مكاتبه صورت گيرد و يك نظم خشك مبتني بر سلسله مراتب بر مؤسسه حكمفرماست و همه ارتباطات داخلي الزاماً بايد اين مسير را طي كند.
با وجود اين، بيشتر مؤسسهها، عناصري از اين رابطه را كه شامل ارتباطات گفتاري (ملاقاتهاي شخصي، جلسات گروهي و ارتباط تلفني) و ارتباطات نوشتاري (Written Communication) (مكاتبات اداري) است در خود جمع كردهاند. اين دو نوع ارتباط درون سازماني در خور دقت و مطالعه فراوان است، ليكن پيش از پرداختن به آن، نخست بايد نظري به برخي از قواعد ساده اما مهمي كه بر ارتباطات گفتاري حاكم است بيافكنيم.
بهرهگيري سازنده از همكاران در ارتباطات داخلي چگونه است؟
آگاهي بر چگونگي بهرهگيري از تجربه و افكار تازه همكاران بخشي از ارتباطات داخلي مؤثر به شمار ميرود. اين بدان معناست كه بايد مدام به علايق و استعدادهاي آنها توجه كرد و از طرحهاي در دست تهيه و همچنين طرحهايي كه در گذشته تدوين كردهاند آگاه بود. شيوههاي حرفهاي چندي وجود دارد كه از طريق آن ميتوانيد همكارانتان را به در ميان گذاشتن تجاربشان با شما برانگيزيد.
هميشه ميتوانيد همكاري را براي بحث درباره يك فكر تازه يا مشورت با او به صرف ناهار در بيرون از محل كار دعوت كنيد. يا براي اينكه فايده بيشتري حاصل شود، ميتوانيد تقاضاي تشكيل جلسه خلاقه (Brainstorming) (يا نوآفريني) را بكنيد. جلسه خلاقه، نشستي است كه قواعد ويژهاي در آن حكمفرماست. (يا به عبارت ديگر تحت شرايط خاصي فارغ از مراعات هر قاعدهاي است).
يكي از صاحبنظران اين رشته مقتضيات جلسهاي را كه در آن افكار نو و تازه پديد ميآيد چنين برميشمرد:
1.انتقاد و خردهگيري مردود است.
2. بين آزاد و بيپرواي افكار و انديشههاي تازه مطلوب شمرده ميشود.
3. بيشتر بر كميت افكار و انديشههاي نو تأكيد ميشود تا بر كيفيت آنها.
4. تلفيق يا جرح و تعديل انديشهها تشويق ميشود.
در مورد هر مطلبي كه ميخواهيد مشورت كنيد يا براي تكميل آن از افكار سازنده ديگران بهره گيريد درست آن است كه پيش از تشكيل جلسه نخست يادداشتي داخلي درباره آن براي شركتكنندگان بفرستيد و در آن خلاصهاي از پيشينه اطلاعاتي و فهرست نكاتي را كه به موضوع مربوط است بياوريد. اين امر به روشن شدن موضوع در ذهن خودتان كمك خواهد كرد و سبب خواهد شد كه در مباحثات توجه دقيقتري به موضوع شود.
آيا تا به حال به گردآوري و تدوين پيشينههاي اطلاعاتي براي استفاده مشتري انديشيده ايد؟
بنگاههاي روابط عمومي نيز روند تخصصي شدن را در پيش گرفتهاند. تعداد زيادي از آنها تنها در يكي از زمينهها از قبيل الكترونيك، بهداشت، روابط صنعتي يا مالي فعال هستند و يا اين كه انحصاراً به مسائلي نظير مسئوليت حقوقي شركتها، اداره بحران يا تبليغات فرهنگي ميپردازند.
همه بنگاههاي روابط عمومي به هر شكل و اندازهاي هم كه باشند در يك چيز مشترك هستند: همه آنها به مشتريهاي خود خدمات عرضه ميكنند و در همان حال كه كارمندان سطوح پايين ممكن است تماس ناچيزي با مشتريان داشته باشند، مسئوليت گردآوري و تدوين اطلاعاتي را كه مبناي تصميمگيريهاي مربوط به مشتري است بر عهده دارند. از اين روي، عرضه مؤثر چنين اطلاعاتي بخش مهمي از ارتباطات درون سازماني يك بنگاه است.
پيش از آغاز تحقيقاتش درباره محلهاي احتمالي كنفرانس، بيدرنگ پشت ميزش مينشيند و فهرست اطلاعات مورد نيازش را بدين شرح تعيين ميكند:
1. تاريخ پيشبيني شده برگزاري كنفرانس
2. شكل كنفرانس
3. شركتكنندگان احتمالي
4. بودجهاي كه مشتري براي اين كار اختصاص داده است.
مكانهاي احتمالي كنفرانس خبري براي شركت
جمعبندي و توصيه:
انتخاب محل به سه عامل زير بستگي دارد:
1. تعيين هر چه سريعتر تاريخ برگزاري كنفرانس
2. بودجه مشتري
3. تعداد تقريبي نمايندگان رسانهها كه در كنفرانس شركت خواهند كرد.