شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- هدف روابطعمومي به تصوير كشيدن كسبوكار شما به بهترين شكل ممكن است. اين كار ميتواند از تثبيت جا در بازار گرفته تا كنترل زيان را شامل شود. بر خلاف تبليغات، هدف شما اين نيست كه بابت زمان و فضا در رسانه پولي بپردازيد بلكه ميخواهيد رسانهها را تشويق كنيد تا به كسبوكار شما علاقهمند شوند درباره آن خبر تهيه كنند.
در ادامه به برخي از خطاهايي كه بايد در روابطعمومي از آنها اجتناب كرد ميپردازيم:
1. زمانبندي ضعيف. زمانبندي بسيار مهم است و اغلب مسئولين روابط عمومي كار خود را به موقع شروع نميكنند. شما بايد فرصت نشريات، روزنامهها و ديگر رسانهها را براي جمعبندي مطالب در نظر بگيريد.
2. انتخاب زبان اشتباه. اصطلاحات تخصصي سردبيران را كه با حجم وسيعي از اطلاعيههاي رسمي و زمان محدود روبرو هستند، تحت تأثير قرار نميدهد. با يك زبان ساده به نكته اصلي اشاره كنيد.
3. اطلاعيههاي رسمي با نگارش بد. اشتباه، از قلمافتادگي، جملات با كلمات نامناسب، كپيهاي طولاني و ساختاربندي بد همگي دلايلي هستند كه سبب ميشود يك اطلاعيه رسمي سر از سطل آشغال درآورد. شما بايد توجه خواننده را جلب كنيد، به نكات اصلي اشاره كنيد، و در ادامه اطلاعات مربوط به آن رويداد يا فعاليت را بيافزاييد. كوتاه بنويسيد و تمام جزئيات مربوط را بگنجانيد.
4. پيگيري ضعيف. اگر ميخواهيد شنيده شويد، آمادگي پرسشهاي پس از آن را داشته باشيد. بسياري از شركتها خبري را از دست ميدهند زيرا آمادگي پايان دادن به آن را ندارند.
5. آب و تاب بيش از اندازه. شما ميخواهيد مثبت باشيد، اما بهترينها خستهكننده ميشوند و ميتوانند شك خوانندگان را برانگيزند. به خاطر داشته باشيد: شما براي رسانههاي خبري جذاب هستيد، بنابراين حقايق را ارائه دهيد و از كليگويي و اغراق بپرهيزيد.
6. اطلاعيههاي رسمي بيهدف. اگر مانند چوپان دروغگو، هر بار كه پيشرفت كوچكي در كسبوكار شما اتفاق ميافتد اطلاعيه بدهيد، مردم ديگر به شما گوش نخواهند داد. زماني كه اتفاق واقعا مهمي بيافتد، سردبيران بنا بر عادت هميشگي با ديدن نام شما دكمه حذف را فشار ميدهند. سعي نكنيد از چيزي كه وجود ندارد خبر بسازيد. برخي از متخصصان روابطعمومي اين كار را ميكنند تا خود را پرمشغله نشان دهند و صورتحسابهاي خود را توجيه كنند.
7. عدم آگاهي از روزنامهها و رسانه هاي جديد. بسياري افراد سعي در انجام روابطعمومي در خلأ دارند. مطالعه روزنامهها و رسانه هاي جديد به شما كمك ميكند تا از آنچه در دنيا رخ ميدهد مطلع باشيد. اين كار دو منفعت دارد. ميتوانيد از رويدادهاي محلي و حتي جهاني به عنوان رويدادي مربوط در اخبار خود استفاده كنيد. همچنين ميتوانيد از اطلاعيههاي رسانهاي با زمانبندي بد جلوگيري كنيد.
8. عدم برنامهريزي. كار روابطعمومي به صورت فيالبداهه انجام نميشود. اگر برنامه عملي نداشته باشيد، از كجا خواهيد دانست كه قدم بعدي چيست. بايد تصميم بگيريد كه به كجا، كي و چگونه حركت خواهيد كرد. همچنين بايد انعطافپذير باشيد و در صورت به هم خوردن همه برنامهها، برنامه كمكي داشته باشيد.
9. بيفايدگي. بسياري از شركتها پول هنگفتي را به جيب كارگزاريهاي گرانقيمت سرازير ميكنند و برخي ديگر سعي دارند همه كارها را خود انجام دهند. مهم اين است كه يك واسطه مناسب پيدا كنيد.
10. محدود كردن. بسياري از شركتها تنها به يك روزنامه يا راديو ميچسبند. راههاي مختلفي براي جلب توجه وجود دارد. در واقع، برخي از كارگزاران روابطعمومي به جاي ارسال اطلاعيههاي رسمي مستعمل از نامههاي گيرا براي خبرسازي استفاده ميكنند.
منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)