فشار زمان، لزوم هميشه در دسترس بودن، وظيفه انجام چند كار به طور همزمان و به هم خوردن تمركز به دلايل گوناگون از جمله عوامل استرسزا در محيط كار هستند. چه امكاناتي هست تا فرد بتواند از استرس محيط كار در امان بماند؟
هنگامي كه مشغول انجام كاري هستيم كه به ما احساس شادي ميبخشد ميتوانيم بيشترين بازدهي را داشته باشيم؛ در اين ميان مهم نيست كه اين كار چقدر پيچيده يا فوري باشد.
استرسي كه كار چالشبرانگيز ايجاد ميكند باعث ميشود كه تمركز و دقتي كه براي انجام آن لازم است هم به وجود بيايد. بدين ترتيب كار راحتتر انجام ميگيرد و نتايج باارزشتري هم به دست ميآيد. بنابراين ميزان معين و درستي از استرس تاثير مثبت بر كار ميبخشد.
در مقابل اما استرس منفي توانايي بازدهي ما را كاهش ميدهد، مانع خلاقيت و كارآيي ما ميشود و اگر براي مدتي طولاني ادامه پيدا كند مشكلات فيزيكي و روحي مانند اختلال گوارشي و مشكل خواب را به وجود ميآورد.
در بدترين حالت، استرس منفي باعث بيماريهاي روحي چون فرسودگي شغلي (Burnout) و افسردگي ميشود يا سبب بيماريهاي فيزيكي ميشود مانند پشت درد و اختلال در سيستم قلب و جريان خون.
به دليل خطرات استرس منفي در محيط كار چه بسا افراد به فكر تغيير محيط كار يا شغلشان ميافتند. اما شرايط زندگي هميشه اجازه چنين تغييري را نميدهد.
پيش از اينكه تصميم مهمي مثل تغيير شغل را اتخاذ كنيد، بد نيست ببينيد كه آيا ميتوانيد كمك كنيد تا محيط كاري كه در آن به سر ميبريد مطبوعتر و كماسترستر بشود يا نه.
پرفسور دكتر نوربرت روهلدر، استاد رشته مديريت و روابط اجتماعي در مدرسه عالي ماينس آلمان، شش پيشنهاد برايتان دارد:
۱. شرايط و محيط
نخست برايتان بايد روشن شود كه چه شرايط مشخصي باعث نارضايتيتان ميشود. همه عوامل استرسزايي كه ناراحتتان ميكند را براي مدتي، مثلا براي يك هفته، يادداشت كنيد. همچنين چيزهايي كه باعث خوشحاليتان ميشود را يادداشت كنيد. بدين ترتيب ميتوانيد متوجه شويد كه از چه چيزهايي بايد بپرهيزيد و چه چيزهايي بايد تغيير كند تا وضعيت بهتر بشود.
همچنين سعي كنيد "دورههاي بهتر" را به خاطر بياوريد و دربارهاش فكر كنيد تا ببينيد در آن دورهها چه چيز به گونهاي ديگر بوده كه محيط كار را دلپذيرتر ميكرده است.
در وضعيت پراسترس معين، بهترين كار اين است كه قبل از هيجانزده شدن يك گام به عقب برداريد. براي مثال اگر وظيفه جديدي را به شما محول ميكنند، از خودتان بپرسيد: چه كاري از من ميخواهند؟ ميتوانم اين كار را در اين حجم و در اين مدت زماني كه ميخواهند انجام دهم؟ چه امكاناتي در اختيار دارم براي اينكه كار را به تعويق بيندازم، بخشي از آن را انجام ندهم يا حتي آن را رد كنم؟ چگونه به ديگران نشان ميدهم كه چه كاري را ميتوانم يا چه كاري را ميخواهم انجام بدهم؟
بدين ترتيب از "نقش قرباني" بيرون ميآييد و بر وضعيت احاطه پيدا ميكنيد. براي اينكه در پراسترسترين شرايط هم بتوانيد چنين كنترلي را بر وضعيت داشته باشيد، اين تمرين را در مورد هر وظيفهاي كه به شما سپرده ميشود، انجام دهيد.
۲. برنامهريزي و سازماندهي
ساختار بخشيدن به روند كار و روشن كردن اولويتها در انجام وظايف، عناصر پايهاي براي انجام كار روزانه بدون استرس هستند. با كمك فهرست كردن كارهاي پيش رو و يادداشت وظايف و قرارها در يك برنامه ميتوان راحتتر دانست كه در طول روز يا هفته چه كارهايي را بايد انجام داد. بدين ترتيب ميتوانيد مانع اين خطر بشويد كه بار زياد روي شانههايتان قرار بگيرد و همچنين تعداد رخدادهاي غافلگيركننده را هم به حداقل برسانيد.
اما ضروري است كه درباره توانايي بازدهي و مدتي كه براي هر وظيفه نياز داريد واقعبين باشيد. نيازهاي خودتان را بشناسيد و آنها را با همكارانتان هم در ميان بگذاريد تا از شما توقعات واقعبينانه داشته باشند.
در ضمن هر انساني ريتم خودش را دارد: وظيفهاي كه به شما سپرده ميشود بايد دربرگيرنده چه حدي از پيچيدگي باشد تا شما با احساسي خوب آن را انجام بدهيد؟ در چه ساعتي از روز ميتوانيد بيشترين بازدهي را در كارتان داشته باشيد؟
۳. چالش و چشمانداز
آنچه در ارتباط نزديك با برنامهريزي واقعبينانه براي كارتان قرار ميگيرد عبارت است از داشتن تصويري روشن از اهداف كارتان و راهي كه براي رسيدن به آن بايد طي كنيد: چه ميخواهيد به دست بياوريد؟ چقدر وقت و انرژي بايد صرف كنيد تا به اهدافي كه داريد برسيد؟
اهدافتان را طوري انتخاب كنيد كه بتوانيد به آنها برسيد ولي رسيدن به آنها خيلي هم راحت نباشد. چون انجام كارهايي كه زير حد تواناييهاي شماست هم ميتواند در درازمدت استرسزا باشد و باعث بشود لذتي از كار نبريد.
در مقابل اما كارهاي باارزش و واقعبينانه ميتوانند در شما انگيزه ايجاد كنند و به شما احساس شادي ببخشند. مهم اين است كه از تعداد زياد كارهاي نيمهتمام پرهيز كنيد، چون شعبدهبازي با چند كار كه هيچ كدام هم به انجام نرسيده، كيفيت نتايج كار را پايين ميآورد.
به جاي آن، وظايفي كه به شما سپرده ميشود را گام به گام و با ديد روشن نسبت به توقعاتي كه وجود دارد به انجام برسانيد.
۴. حمايت و احترام
وقتي به علت سنگين بودن وظيفهاي كه به شما سپرده شده، حمايت همكارانتان را جلب كنيد، بار روي دوشتان را سبك ميكنيد. اين باعث ميشود كه همكارانتان هم احساس كنند به آنها احترام ميگذاريد، چون در اصل به آنها اين پيام را دادهايد كه ميدانيد داراي تواناييها و تخصصهايي هستند. بنابراين جلب حمايت همكاران دو تاثير مثبت به همراه دارد: هم همكاري با هم تقويت ميشود و فضاي كاري بهبود مييابد و هم فشار كاري شما كاهش پيدا ميكند. در فضاي كاري خوب احتمال اينكه ديگران به كار شما احترام بگذارند هم افزايش مييابد.
اعتماد كردن به همكاران و سپردن وظايف به آنها، يعني كار تيمي، وسيلهاي مؤثر براي مقابله با دلسردي است و ميتواند شادي در محيط كار را افزايش دهد.
۵. فراغت و استراحت
لحظات فراغت براي به دست آوردن تعادل و حفظ آرامش در شرايط پراسترس مهم هستند. براي همين به خودتان اجازه دهيد كه به طور مرتب لحظاتي را بدون انجام كار به سر آوريد. مدتي را براي استراحت آگاهانه در برنامه كاري روزانه خود بگنجانيد.
به چه چيز براي اين كار نياز داريد؟ لازم است مدتي را مثلا در وقت نهار براي قدم زدن به خارج از محيط كار و هواي آزاد برويد؟ يا دوست داريد با همكارانتان گپ بزنيد؟
يك راه ساده و پرنتيجه اين است كه براي مدتي كوتاه دستگاههاي ارتباطي ديجيتالتان را خاموش كنيد و تا جايي كه ميشود از محيط كار دور شويد. اين باعث ميشود كه فكرتان آزاد بشود و انرژي تازه براي چالشهاي جديد به دست آوريد.
همچنين وقتي كه بدون برنامه قبلي وظيفه جديدي به شما داده ميشود، ابتدا كمي صبر و تامل كنيد. فشار كاري كه پيشبيني نشده باشد باعث ميشود كه كيفيت كارتان پايين بيايد.
حتي اگر فكر ميكنيد كه "نه گفتن" انرژي و شهامت زيادي از شما ميطلبد، اما در طولانيمدت با چنين انرژي و شهامتي ميتوانيد مانع ايجاد شرايط پراسترس در محيط كار بشويد.
۶. بازسازي و تعادل
در زمان فراغتتان هم ميتوانيد خود را براي بهتر كردن محيط كار آماده كنيد. به طور مرتب ورزش كنيد و از ديدار با دوستان، آشنايان و اعضاي خانوادهتان لذت ببريد.
حركت واقعا باعث كاهش تنش در بدن ميشود، بهخصوص اگر براي ساعتهاي طولاني پشت ميز كار نشسته باشيد. حركت همچنين مقاومت بدن را بالا ميبرد و توانايي بازدهي شما را افزايش ميدهد.
در محيط كار هم بايد تا جايي كه ممكن است حركت كنيد: به طور مداوم تمرين ژيمناستيك يا حركات كششي انجام دهيد. وسايلي كه اغلب مورد نيازتان است را در نزديكي خود قرار ندهيد تا براي استفاده از آنها مجبور شويد چند قدمي راه برويد.
افزون بر پيشنهادهايي كه در اينجا برشمرده شدند ميتوانيد از همان ابتدا به تمايلات منفي با خوشبيني و افكار مثبت پاسخ دهيد تا جايي براي رشد پيدا نكنند.
عادتهاي جديد را جايگزين عادتهاي قديمي در محيط كار كنيد. بدين ترتيب انگيزهتان قوي ميشود و راههاي جديدي براي كاهش استرس در محيط كار خواهيد يافت.
همچنين در اين باره آگاهانه بينديشيد كه تا چه حد زندگي خصوصيتان دچار استرس است؟ زيرا چه فايده اگر در محيط كار استرس كمتري داشته باشيد اما تعهدات زندگي خصوصيتان باري بر دوشتان باشد؟
در نهايت هر كس خود بايد در پي ايجاد شادي و استرس كمتر در محيط كارش باشد.