شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : متن هاي شنيداري در روابط عمومي
یکشنبه، 15 بهمن 1396 - 08:01 کد خبر:32517
متن هاي شنيداري انواعي دارد كه از آن جمله مي توان به متن هاي سخنراني، معرفي نامه ها، بيانيه هاي خبري ويديويي، اعلاميه هاي خدمات عمومي و فيلمنامه ها اشاره كرد. از آنجا كه مردم كمتر مي خوانند و بيشتر مي شنوند و مي بينند، نوشتن متن هاي شنيداري براي كارشناس روابط عمومي از اهميت خاصي برخوردار است.

شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- يكي از بهترين راه ها براي نگارش، نوشته هاي مطلوب براي متن هاي شنيداري يا سخنراني، اين است كه همانطور كه مي گوييم، بنويسيم در اين گونه متن ها بايد از ساده نويسي، جملات كوتاه، فعل هاي مؤثر، علايم اختصاري و واژه هاي يك و دو هجايي استفاده كرد.


متن هاي شنيداري انواعي دارد كه از آن جمله مي توان به متن هاي سخنراني، معرفي نامه ها، بيانيه هاي خبري ويديويي، اعلاميه هاي خدمات عمومي و فيلمنامه ها اشاره كرد. از آنجا كه مردم كمتر مي خوانند و بيشتر مي شنوند و مي بينند، نوشتن متن هاي شنيداري براي كارشناس روابط عمومي از اهميت خاصي برخوردار است.

سخنراني
كارشناسان روابط عمومي تمايل زيادي به نوشتن متن ها و سخنراني و متن هاي شنيداري دارند، چرا كه اين كار آنها را به مديريت سازمان نزديك مي كند. برخورداري آنها از اين امتياز آنها را در نزد مديران اجرايي بخش هاي بالايي سازمان نيز در انجام سخنراني ها به طور شايسته اي داراي اعتبار سازد.


مديران اجرايي امروزي، براي دفاع از سياست هايشان، توجيه كردن قيمت هايشان و توضيح براي اعمالشان به طور معمول از شخصيتهاي دولتي و گروههاي ذي نفوذي دعوت مي كنند تا به سازمان آنها بيايند تا بدين وسيله بتوانند موافقت بيشتر آنها را نسبت به گذشته جلب كنند. در يك چنين شرايطي، داشتن يك نويسنده خوب متن هاي شنيداري يك امتياز با ارزش است.


امروزه بسياري از سخنرانان عمومي، از مديران اجرايي گرفته تا كانديداهاي رياست جمهوري، براي آماده كردن سخنراني هايشان به كارشناسان روابط عمومي تكيه و در بيساري از موارد براي تهيه متن سخنراني نيز از آنها استفاده مي كنند. با وجود اينكه اين كار وظيفه آنهاست، اما پاداش معنوي و مادي هم براي آنها دارد.


نويسندگان متن سخنراني بايد توانايي لازم براي تركيب واژه ها و عقايد را با يك روش سريع و بدون عيب، كار كردن زير فشار شديد كمبود وقت و به كار بردن همزمان طرفداري و انتقاد از آنها را داشته باشند. با اين همه، نويسنده متن سخنراني، سخنران نيست، او بايد بپذيرد كه پشت صحنه باشد.


به طور كلي يك متن شنيداري يا سخنراني خوب بايد پنج مشخصه زير را داشته باشد:


1. سخنراني بايد براي شنيدن طراحي شده باشد نه خواندن. اشتباه نوشتن براي خواندن به جاي نوشتن براي شنيدن مشترك ترين مشكل سخنراني هاي بد است. بايد به خاطر داشت كه سخنراني ها نيازي به ويراستاري اديبانه ندارند، بلكه آنها به بيانروان نياز دارند.


2. در سخنراني بايد از زبان ساده استفاده شود.  گوش انسان از شنيدن مفاهيم كلي متنفر است و به تصورات روشن و واضح واكنش نشان مي دهد. عقايد بايد به طور آشكار براي مخاطب فرستاده شود تا مخاطب نكات اصلي را درك كند.


3. سخنراني بايد جوابگوي نيازهاي مخاطب باشد. هر واژه، متن و هر عبارت در يك سخنراني بايد جوابگوي يك نياز مخاطب باشد.


4. سخنراني بايد اهداف مشخص و واضح داشته باشد. سخنران و سخنراني بايد به بيان يك ديدگاه يا فرضيه بپردازند. اگر نقطه نظري وجود نداشته باشد، سخنران و مخاطبان وقت شان را بيهوده تلف كرده اند.


5. سخنران بايد براي يك مخاطب خاص آماده شود.  يك مخاطب نياز دارد كه احساس كند در سخنراني مطالب خاصي را مي شنود.

فرايند نوشتن متن سخنراني
فرايند نوشتن متن سخنراني چهار مرحله دارد:1) مقدمه سازي 2) مصاحبه كردن 3) تحقيق كردن 4) سازمان دادن و نوشتن.

مقدمه سازي
يكي از ساده ترين راه ها براي مقدمه سازي يك سخنراني، پاسخ دادن به چهار سئوال چه كسي، چه، كجا و چه وقت مي باشد.


چه كسي دو جزء مجزا را مطرح مي كند. سخنران و مخاطب يك نويسنده بايد همه چيز را درباره سخنران، روش سخنراني، استفاده از شوخي، واكنش مخاطب، سابقه سخنراني و چهره هاي سرشناس بداند، دانستن اين موارد به طور معمول نوشتن يك متن سخنراني را امكان پذير مي كند.


چه موضوع سخنراني است، موضوع پيشنهادي بايد قبل از اينكه به طور رسمي مورد تحقيق قرار بگيرد به وسيله نويسنده به طور واضح معرفي و خوب تعريف شود.


كجا محل سخنراني است، براي سخنراني به طور معول بايد از يك سالن كه بيشتر جنبه رسمي دارد، استفاده كرد. بيشتر اوقات محل سخنراني بهنر است كه در بردارنده اهميت تاريخي يا نمادين باشد تا بتواند اثر يك پيام را افزايش دهد.


جه وقت زمان سخنراني است، سخنراني بهتر است بيشتر در اوقات تعطيلي يا برگزاري جشن هاي خاص برگزار شود.

مصاحبه كردن
مصاحبه كردن سخنرانان قبل از سخنراني يك امر ضروري است، يك مصاحبه خوب، بيشتر اوقات يك سخنراني قوي را از ضعيف متمايز مي كند.


در مصاحبه، نويسنده متن سخنراني فرصتي را بدست مي آورد تا سخنران را از نزديك و به صورت كنجكاوانه مورد مشاهده قرار دهد و اطلاعات لازم براي نوشتن متن سخنراني را بدست آورد. مصاحبه بايد حداقل سه هدف خاص را براي نويسنده متن سخنراني داشته باشد.


1. مشخص كردن مقصود از سخنراني
قصد سخنراني از مفاد آن است. مفاد سخنراني موضع آن است، اما مقصود، هدف آن مي باشد و اين هدف آن چيزي است كه سخنران به طور عملي مي خواهد مخاطب بعد از اتمام صحبت هاي او انجام دهد.


2. مشخص كردن نقطه نظر اصلي سخنران
يك مخاطب به طور معمول فقط تعدادي نقطه نظر را در طول يك سخنراني درك مي كند. اين نقطه نظرها، در حالي كه به طور مستقيم از هدف سخنراني پيروي مي كنند، بايد داراي معيار نيز باشد. نتيجه اي كه از سخنراني بدست مي آيد. در اينجا، نويسنده بايد سه يا چهار نظر اصلي را در طول مصاحبه مشخص كند.


3. درك خصوصيات سخنران

در طول مصاحبه، بيش از همه نويسنده بايد خود سخنران را مورد مشاهده قرار دهد. واژه ها را بي قاعده به كار مي برد يا حساب شده؟ تكيه كلامش چه عبارات و اصطلاحاتي است؟


نويسنده بايد اين مشاهدات را در گوشه ذهنش طبقه بندي كند و در طول فرايند نوشتن آنها را تداعي كند و از آنها داخل متن سخنراني استفاده كند.

تحقيق كردن
يك شيوه درست در تحقيق كردن، پذيرفتن يك روش تحقيق فرمول بندي شده است. اين فرمول مي تواند به طريق زير باشد:
1. كاوش كردن داخل تمام نوشته هاي تخصصي، كتابها، مقاله ها، رسانه ها، سخنراني ها و ديگر نوشته ها در مورد سخنراني. سخنراني هاي گذشته سخنران نيز مي تواند مدارك مهمي براي تحقيق باشد. بيشتر اوقات يك كشوي پرونده هاي بايگاني شده (آفلاين يا آنلاين) بهترين دوست يك نويسنده متن سخنراني است.


2. فكر كردن درباره موضوع بايد افكار قابل درك سخنران را با موضوع سخنراني نسبت داد. احتمالا، سخنران بندرت درباره موضوع با نويسنده صحبت مي كند، بنابراين نويسنده مي تواند افكار سخنران را با درك خود وسعت دهد.


3. طلب كردن افكار ديگران درباره موضع سخنراني بايد در نظر داشت كه ممكن است سخنران با اطلاع ترين منبع درباره موضوع سخنراني در داخل سازمان نباشد، مي توان از مطالبي كه اقتصادانها، حقوقدانها، مديران مالي وديگر صاحب نظران در مورد موضوع منتشر كرده اند و همچنين مي توان از منابع بيروني نظير رهبران سياسي و تجاري كه مايل به بيان نظر خود درباره موضوع هستند، استفاده كرد.

سازمان دادن و نوشتن
وقتي مقدمه سازي، مصاحبه و تحقيق كامل شده باشد، قسمت آخر شروع مي شود. نوشتن متن يك سخنراني وقتي آسان تر مي شود كه سخنراني داخل چهار بخش مقدمه، فرضيه، متن و نتيجه سازمان داده شود.

مقدمه
اولين چيزي كه در يك مقدمه بايد به آن توجه شود، كنترل كردن است. يك مقدمه بايد مخاطب را تسخير كند و علايق آن را در دست بگيرد. مخاطبان به طور معمول در شروع صحبت و نسبت به سخنران هوشيار هستند. كار نويسنده اين است كه مخاطب را متقاعد كند، همانجا كه نشسته است، بماند.

فرضيه
فرضيه هدف سخنراني است. بيان يك فرضيه خوب به مخاطب اجازه مي دهد با يك جمله ساده بداند كه يك سخنراني از كجا شرع مي شود و چگونه ادامه خواهد يافت. بيان فرضيه به مخاطب اجازه مي دهد كه آنچه نقطه نظر اصلي سخنراني است را دريابند و شنوندگان را به اين كه منتظر سخنراني بشوند، سوق مي دهد.

متن
متن سخنراني همان نوشته كلي است كه از مدارك گفته شده است و سه يا چهار نظر اصلي را مطرح مي كند. اگرچه واقعيت ها، آمارها و جداول عناصر مهمي هستند، نويسندگان بايد تلاش كنند تا با استفاده از تشبيه و مقايسه، مخاطب را قادر بسازند كه آسان تر مطلب را درك كند.

نتيجه گيري
بهترين توصيه براي خاتمه دادن به يك سخنراني اين است كه اين كار سريع انجام شود. نتيجه گيري بايد پر حاصل، كوتاه و همراه با نقطه نظر باشد. نتيجه گيري بايد نقطه نظرهاي اصلي و فرضيه را در يك زمان كوتاه مرور كرده و سپس سخنراني را تمام كند.

واژه هاي گفتاري
از آنجايي كه سخنراني ها و متن هاي شنيداري براي گوش دادن، نوشته مي شوند، نويسنده بايد از ابزاري كه به كيفيت خاص واژه هاي گفتاري اهميت مي دهند، استفاده كند. چنين شيوه اي مي تواند به يك سخنراني قدرت حياتي بدهد و به محتواي خود واژه ها، تعالي بخشد. تعدادي از شيوه هايي كه مي توانند يك سخنراني متوسط را تبديل به يك سخنراني قوي كند، عبارتند از؛


1. آوردن كلمات با صداي مترادف. در واقع تكرار صوت هاي مشابه در واژه ها.
2. استفاده از عقايد موافق و مخالف در يك متن
3. استفاده از كنايه و مجاز . درواقع بكار بردن كلمه اي در غير از معني اصلي اش.
4. استفاده از استعاره و تشبيه
5. شخصيت دادن . يعني زندگي و روح دادن به موضوعات يا عقايد.
6. تكرار . يعني يك واژه يا يك عبارت را به دفعات تكرار كردن.


در استفاده از واژه هاي گفتاري، بيش از همه يك نويسنده بايد واژه هاي گفتاري را كه براي يك سخنراني انتخاب مي كند، درك كرده و سخنران نيز بايد معني و مفهوم واژه هايي را كه مورد استفاده قرار مي دهد، بفهمد.

استفاده از شوخي
استفاده از شوخي در سخنراني هم مي تواند، موجب خشنودي و هم موجب لعن و نفرين شود. در كل براي استفاده از گفتار شوخي آميز در سخنراني و متن هاي شنيداري بايد سه قاعده زير رعايت شود.:


1. شوخي بايد مناسب و مربوط با موضوع باشد.
2. شوخي بايد به شكلي ارايه شود كه مخاطبان از آن لذت ببرند.
3. شوخي بايد جديد و روشن باشد.

فشرده و موجز بودن كلام
تهيه و تنظيم متن، آخرين وظيفه نويسنده متن هاي شنيداري است. مثل بسياري ديگر از اشكال نوشتن، متن شنيداري نيز بايد فشرده و موجز باشد.


بعد از كامل شدن پيش نويس يك متن، نويسنده بايد به دقت متن را جمله به جمله مرور كند. يكي از شيوه هاي ارايه يك گفتار روان، اين است كه آن را با صداي بلند براي فردي بخوانيم. نويسنده با اين كار واكنش يا بازخورد يك مخاطب را از پيش بدست مي آورد و در نتيجه متن نهايي خود را با اطمينان بيشتري تنظيم مي كند.


در مورد اينكه نوشتن يك متن شنيداري چه مقدار طول مي كشد، بايد گفت اين مساله به پيچيدگي موضوعات بستگي دارد، اما در مورد اينكه خواندن آن بايد چه مقدار طول بكشد، بايد به عنوان يك قاعده گفت كه هيچ سخنراني يا نطقي نبايد بيشتر از 20 دقيقه طول بكشد، چرا كه بيشتر مردم اين روزها، وقت نشستن و گوش داشت كه مشهورترين سخنراني ها و نطق ها در طول تاريخ، كوتاهترين آنها بوده اند.

ويرايش گفتار
بعد از اينكه يك متن نوشته شد، كارگزاران ماهر روابط عمومي، آنها را براي اينكه برانگيزنده باشد، ويرايش مي كنند. يكي از چيز هاي كه يك متن را بر انگيزنده مي كند، عنوان آن است. عنوان اولين چيزي است كه يك ويراستار به آن توجه مي كند، گاهي اوقات، يك عنوان خوب باعث چاپ شدن يك متن مي شود.
آنچه كه بايد بيش از همه بخاطر داشت اين است كه بهترين راهنما براي نوشتن متن هاي شنيداري، درست مثل انواع ديگر نوشتن، تجربه است.

ارايه موثر متن هاي شنيداري
براي اينكه يك متن شنيداري به طور موثر ارايه شود، بايد موارد زير ار در مورد آن در نظر داشته باشيد:


1. سازمان داشته باشد.
براي اينكه يك متن شنيداري به طور مؤثر ارايه شود، بايد آن را مورد بررسي قرار دهيد و به چهار سوال در مورد آن جواب دهيد. مخاطب شما كيست؟ سعي داريد چه چيزي را بيان كند؟ كجا و چه وقت مطالب آن بيان كنيد؟


2. بايد يك نقطه نظر داشته باشد.
سعي فرضيه شما چيست؟ سعي داريد چه چيزي را اثبات كنيد؟ و هدف اصلي شما از ارايه آن چيست؟


3. بايد به طور منطقي بيان شود
شما بايد ارايه يك متن را در ذهنتان به طور منطقي سازمان دهيد. به طور بي هدف و اتفاقي به بيان فكر براي ديگران نپردازيد. مطلب تان را به ترتيب با بيان اهداف، استراتژي ها و تاكتيك هاي تان براي رسيدن به هدف اصلي بيان كنيد.


4. براي ديگران نوشته شده باشد
مطلب تان را از ديدگاه مخاطبان مورد بررسي و تجزيه و تحليل قرار دهيد.
5. بايد از بروز نظرات مخالف جلوگيري كند
شما بايد از انتقادات خرده گيران جلوگيري كنيد. از طريق اشاره به موارد قابل انتقاد در متن از مخالفت ها و ايرادگيري آنها جلوگيري كنيد.


6. بايد گفته شود نه اينكه خوانده شود
شما بايد مثل اينكه از تمام طلاعات متن آگاهي داريد بايد آنها را بگوييد و براي اين كار بايد قبل از اجرا تمرين كنيد، بگونه اي كه تمام اطلاعات متن را از حفظ شويد.


7. بايد قابل درك باشد
گفته هاي شما بايد همانطور كه وجود شما براي مخاطبان قابل درك است براي آنها قابل درك باشد. يعني بايد مطالب تان واضح و محسوس باشد.


8. بايد از بيان گرافيكي استفاده كنيد
يعني بايد از جداول و نمودارها براي تشريح بهتر مطالب استفاده كنيد.


9. بايد متقاعد كننده باشد
شما بايد مطالب تان را با شور و شوق بيان كنيد، آنها بايد با روح، جذاب و با حرارت بيان شوند، شما بايد مخاطبانتان را متقاعد كنيد كه آنچه شما ارايه مي كنيد، يك چيز ضروري براي آنهاست.


10. بايد پايان كوتاه داشته باشد
شما بايد در پايان، به طور مختصر به جمع بندي و نتيجه گيري معيني كه مورد نظرتان است، بپردازيد.

متن هاي شنيداري در راديو و تلويزيون
امروزه، بسياري از مردم اطلاعات مورد نيازشان را از طريق راديو و تلويزيون كسب مي كنند، ولي متاسفانه كاركنان روابط عمومي توجه كمي به راديو و تلويزيون دارند و همانطور كه مشخص است بيشتر كارشناسان روابط عمومي براي ارتباط با رسانه هاي چاپي تربيت شده اند و احساس مي كنند ارتباط با آنها راحت تر است.

بيانيه اي خبري راديو و تلويزيوني
اساس بيانيه هاي خبري براي پخش اين است كه مطالب مهم به موقع به دست مديران پخش راديو و تلويزيون برسد. بيشتر روابط عمومي ها مساله زمان را براي آماده كردن بيانيه هاي خاص براي استفاده پخش هاي راديويي و تلويزيوني در نظر نمي گيرند.


در مورد سبك نوشتن بيانيه هاي خبري بايد گفت كه سبك نوشتن براي پخش هاي راديويي و تلويزيوني به طور كامل با سبك نوشتن براي روزنامه ها و رسانه هاي چاپي متفاوت است.

 

به طور معمول، پخش يك مقوله خبري نبايد بيشتر از 10، 2. يا حداكثر 30 ثانيه طول بكشد، بندرت ممكن است پخش يك مقوله خبري مهم چند دقيقه طول بكشد. به طور كل در نوشتن براي پخش هاي راديويي و تلويزيوني نوشته هر چه كوتاهتر باشد بهتر است مطلب بايد در طول دو يا سه جمله بيان شود.

 

به عبارت ديگر، در بيشتر نوشته هاي پخش هاي راديويي و تلويزيوني به سبك هرم وارونه بايد بيشتر تاكيد بر جلب كردن توجه مخاطب باشد.


رعايت موارد زير در نوشتن براي راديو و تلويزيون مي تواند كمك كننده باشد:
1. از جملات ساده و اخباري استفاده كنيد.
2. آمار و ارقام بايد زنده شده باشد.
3. شهرت شخصي كه از آن نقل قول مي شود بايد قبل از جمله نقل قول بيايد.
4. سعي كنيد از نقل قول مستقيم اجتناب كنيد.
5. هر وقت كه ممكن بود با اطلاعات و سوابقي كه از خبر داريد به آن جنبه شخصي بدهيد.
6. از توصيف هاي طولاني پرهيز كنيد.
7. از بيان جملات مبتذل و كليشه اي اجتناب كنيد.


كارمندان روابط عمومي بايد سعي كنند كه در زمان نوشتن براي شبكه هاي راديويي و تلويزيوني، بيانيه خبري خود را مطابق با نياز اين شبكه ها تدوين كنند.

اطلاعيه آگهي
اطلاعيه آگهي يكي از آگهي هاي تجاري است كه در شبكه هاي راديويي و تلويزيوني پخش مي شود، و به طور معمول از 10 تا 60 ثانيه زمان مي برد. پخش هاي راديويي و تلويزيوني براي اينگونه اطلاعيه ها تخفيف ويژه اي قايل مي شوند. سازمان هاي غير انتفاعي از اين نوع اطلاعيه به مقدار زيادي استفاده مي كنند.

 

سازمان هاي تجاري نيز ممكن است از اطلاعيه آگهي براي فعاليت هاي غير انتفاعي شان استفاده كنند. آنچه مسلم مي باشد اين است كه اطلاعيه آگهي در راديو به مراتب بيشتر از تلويزيون استفاده مي شود. برخلاف بيانيه هاي خبري، اطلاعيه آگهي راديويي به سبك آگهي تبليغي نوشته مي شود، يعني كوتاه و واضح آنچه كه در نوشتن اطلاعيه آگهي ضروري مي باشد در نظر داشته باشيد، عبارت است از:


1. مقداري از اطلاعات را براي آن انتخاب كنيم كه مورد استفاده باشد.

 2. اطلاعات غير ضروري را حذف كنيد.

 3. بايد شنونده را متقاعد كنيد كه با ميل خود به آن عمل كند.
 

برطبق تحقيقات به عمل آمده، پخش هاي راديويي و تلويزيوني سه معيار اوليه را براي تعيين اين كه چه اطلاعيه آگهي پخش شود، در نظر مي گيرند:

 1. اعتبار آگهي دهنده

 2. ارتباط پيام با جامعه

 3. طرح پيام.


شهرت اگهي دهنده در درستكاري و صداقت و امانتداري براي پخش هاي راديويي و تلويزيوني مهم است، همچنانكه در ارتباط پيام با جامعه، مشكلاتي اجتماعي ضروري مانند مقوله سلامتي و تندرستي و پخش آموزش هاي مرتبط با آن را در سطح بالا به وسيله پخش هاي راديويي و تلويزيوني مهم است. در مورد طرح پيام بايد گفت كه پيام هايي كه تخيلي تر، تازه تر و هيجاني تر باشد، شانس بيشتري براي پخش شدن دارد.

فيلمنامه
فيلم يكي از رسانه هاي مهم براي كاركنان روابط عمومي است، به خصوص آنهايي كه براي اتحاديه هاي ملي و شركت هاي توليدي كه مشتريان زادي دارند، كار مي كنند.


نوشتن يك فيلمنامه به پيام هاي شنيداري و ديداري معيني احتياج دارد، نويسنده نباي به تصوير بيش از حد بپردازد، بلكه بايد به اندازه كافي ديالوگ را افزايش دهد تا پيام تصوير جلوه بيشتري كند.


شكل عمومي نوشتن متن يك فيلمنامه بدين شكل است كه عنوان ها و دستورات تصويري در سمت چپ صفحه و عنوان هاي شنيداري و ديالوگ ها در سمت راست صفحه فهرست مي شود.


با اين حال، كارگزاران روابط عمومي بندرت خودشان را درگير نوشتن فيلمنامه مي كنند ولي بعضي از آنها به شركت هاي سازنده فيلم هاي تجاري سفارش ساختن فيلم هاي آگهي مي دهند.