شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : نقش بي بديل روابط عمومي ها در بحران
شنبه، 16 دی 1396 - 01:41 کد خبر:32247
كرمان از جمله استان هاي حادثه خيز است. حدود يك ماه مي شود زلزله در راس اخبار كرمان قرار دارد. زمين كه مي لرزد همه به دنبال خبرهاي درست و صحيح هستند. نقش روابط عمومي هاي مرتبط با حوادث ( در اينجا زلزله به عنوان يكي از حوادث طبيعي) در اطلاع رساني بهنگام و معتبر، بر كسي پوشيده نيست.

شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- كرمان از جمله استان هاي حادثه خيز است. حدود يك ماه مي شود زلزله در راس اخبار كرمان قرار دارد. زمين كه مي لرزد همه به دنبال خبرهاي درست و صحيح هستند. نقش روابط عمومي هاي مرتبط با حوادث ( در اينجا زلزله به عنوان يكي از حوادث طبيعي) در اطلاع رساني بهنگام و معتبر، بر كسي پوشيده نيست.


پس از هر زمين لرزه نسبتا بزرگ، نخستين اطلاعيه ها، از سوي روابط عمومي ها منتشر مي شوند و اگر دير بجنبند مخاطبيني كه تشنه خبر هستند از شايعات و خبرهاي ناقص، بسان آب گل آلود و ناسالم مي نوشند و عطش خبري شان، برطرف كه نمي شود هيچ، ناآرام تر هم مي شوند.


متناسب با وظيفه سازمان ها و نهادهاي مختلف؛ روابط عمومي هاي استانداري، فرمانداري، بخشداري، هلال احمر، دانشگاه علوم پزشكي و ديگر دانشگاه ها، آموزش و پرروش، نيروي انتظامي و ساير نيروها، شهرداري، دادگستري و ساير سازمان ها با فعاليت و تاثيرگذاري متفاوت وارد عرصه اطلاع رساني بحران مي شوند.


روابط عمومي هاي فعال با آنكه در متن هستند معمولا كمتر ديده مي شوند و به چشم مي آيند. در حوادث و بحران ها، شب و روز ندارند تا تازه ترين و صحيح ترين خبرها را از زبان مديران يا با صدور اطلاعيه به رسانه ها و مردم برسانند.


همانگونه كه پيش از اين آمد نحوه عملكرد روابط عمومي ها در بحران، متفاوت است و انتظار مي رود تلاش آنها نيز مورد توجه مديران ستاد بحران قرار گيرد و به فعال كردن ظرفيت هاي مختلف روابط عمومي ها توجه شود.


روابط عمومي ها البته براي مواقع عادي نيز بايد داراي برنامه و دستوركار مشخص باشند. ارتقاي آگاهي هاي عمومي متناسب با حوزه فعاليت يكي از وظايفي است كه اگر به درستي انجام شود و مديران سازمان ها و ستاد مديريت بحران با اختصاص اعتبار كافي از آن حمايت كنند ميزان رفتارهاي صحيح در زمان حوادث و بحران ها، از سوي مردم افزايش مي يابد. آنها هم چنين بايد پس از عادي شدن اوضاع، عملكرد خود را ارزيابي كنند.


كلام آخر آنكه، اميد مي رود از تلاش مسئولانه روابط عمومي هاي دستگاه هاي فعال مرتبط با زلزله اخير قدرداني، عملكرد آنها ارزيابي و نقاط ضعف و قوت براي كارايي و اثربخشي بهتر و كاملتر، شناسايي گردد.


در ادامه پيشنهاداتي در اين راستا ارائه شده است:
الف- پيشنهادبرگزاري مانور اطلاع رساني در بحران
شيوه اطلاع رساني قبل؛ حين و پس از حوادث نيز اهميت ويژه اي دارد و نقش مهمي در مديريت حوادث و سوانح ايفا مي كند.


نبود تمرين هاي اطلاع رساني در بحران، منجر به آشفتگي خبري، رهاشدن و سردرگمي خبرنگاران در محيط و اطلاع يابي از منابع نامرتبط و بروز شايعات در زمان حادثه و بحراني شدن اوضاع مي گردد.


لازم است سازمان هاي مرتبط با حوادث و بحران نيز آموزش ها، تجهيزات و دسترسي هاي لازم و سريع را در اختيار رسانه هاي معتبر قرار دهند تا آنها بتوانند اطلاع رساني خود را با بهترين عملكرد انجام دهند. سرمايه گذاري براي تجهيز رسانه هاي معتبر، عمليات امداد و نجات را تسهيل و سرعت عمل نيروهاي عمل كننده را افزايش و اعتماد عمومي را ارتقا مي دهد. پيشنهاد مي شود ستاد مديريت بحران كرمان مي تواند نخستين بحران اطلاع رساني در بحرن را برگزار نمايد.
ب- تشكيل و ارتقاي سطح فعاليت كارگروه روابط عمومي در ستاد بحران


اين كارگروه برنامه هاي زير را دنبال مي كند:
1- قبل از بحران:
1-1 ستاد بحران بايد در اين مرحله از روابط عمومي برنامه آمادگي درخواست كند. روابط عمومي ها در اين مرحله بايد از آموزش هاي لازم با ارتباطات بحران، برخوردار شوند.


1-2ستاد مديريت بحران بايد ابتدا اقدام به نيازسنجي نمايد و متناسب با نيازهاي احصاشده، براي روابط عمومي ها دوره هاي آموزشي را برگزار كند.


1-3برگزاري دوره هاي آموزشي را انجمن روابط عمومي استان مي تواند برنامه ريزي و برگزار كند.


1-4همچنين توليد و انتشار محتواهاي آموزشي در فرم هاي مختلف از وظايف روابط عمومي در اين مرحله است و لازم است گزارش عملكرد خود را به ستاد بحران استان ارائه كنند.


1-5 داشتن طرح عمليات اضطراري وظيفه ديگر روابط عمومي ها است. اين طرح متناسب با حوادث مختلف بايد تدوين گردد. ستاد بحران بايد از طريق دوره هاي آموزشي به كمك استادان مديريت بحران، نحوه تدوين طرح عملياتي در روابط عمومي را آموزش دهد. اين طرح بايد با آينده نگري و با قابليت اجرا در عمل (عملياتي بودن) نوشته شود.


به عبارتي بتواند پاسخگوي نياز روابط عمومي، در زمان حوادث و بحران باشد.
6-1 تعيين رابط سازمان هاي مرتبط با بحران با رسانه ها
هر سازمان بايد يك نفر را به عنوان رابط رسانه ها و به عبارتي سخنگوي سازمان به ستاد بحران معرفي كند.


7-1 تعيين و معرفي رابطان روابط عمومي ها در شهرها، مناطق و دهستان هاي استان:
روابط عمومي هاي هر سازمان مرتبط با بحران، بايد در مناطق مختلف، نماينده و رابط خود را با مشخصات كامل، شماره هاي دسترسي و.... به ستاد مديريت بحران معرفي كنند.


8-1 در دسترس بودن تجهيزات و امكانات لازم:
هر روابط عمومي بايد ليستي از تجهيزات مورد نياز تهيه و در دسترس داشته باشد تا در زمان بحران، در كمترين زمان ممكن به وظايف خود بپردازد.


2- زمان بحران:
وظايف در اين مرحله بر اساس طرح عملياتي اجرايي مي شوند:
2-1: ساماندهي ارتباطات رسانه اي:
روابط عمومي ها بايد طبق برنامه هاي قبلي، راه هاي دسترسي به اطلاعات را براي خبرنگاران آموزش ديده و خبرنگاران بحران، ترجيحا در ستاد مركزي خود فراهم كنند تا خبرنگاران مجبور به حضور در منطقه در لحظات اوليه نشوند. اين شيوه از انتشار اخبارناقص نيز جلوگيري مي كند. سخنگوي سازمان مرتبط با بحران در همين بخش، كار اصلي خود را آغاز مي كند.


2-2 اعلام راه هاي ارتباط مردمي:
روابط عمومي ها بايد راه هاي تماس مردمي را به سرعت اعلام كنند


2-3 راه اندازي تيم اطلاع رساني و روابط عمومي در منطقه حادثه ديده
از وظايف اين تيم مي توان به موارد زير اشاره كرد:
2-3-1 ساماندهي انتشار اخبار
2-3-2 ساماندهي حضور خبرنگاران
2-3-3 ساماندهي بازديدها در سطوح مختلف
2-3-4 مستندسازي لحظه به لحظه
2-3-5 تسهيل ارتباطات مردمي با مديران بحران
2-3-6 فراهم آوردن امكانات اينترنتي لازم براي پوشش اخبار و محتواي چند رسانه اي
2-3-7 وارسي فضاي مجازي و پاسخ به شايعات و شبه خبرها
2-3-8 استفاده مناسب از ظرفيت پيام رسان هاي موبايلي


فعاليت ها در بحران در مهار يك رويداد خطرناك و بازيابي پس از آن تاكيد دارد در حاليكه فعاليت هاي پيش از بحران به دنبال اين است كه بر رفتارها و سياست‌ها به گونه‌اي تاثير بگذارد كه مانع به وجود آمدن بحران شود


3- پسا بحران:
3-1 ارزيابي عملكرد و بررسي نقاط ضعف و قوت روابط عمومي ها توسط ستاد مديريت بحران بر مبناي استاندارهاي حرفه اي
3-2 بازبيني در برنامه ها و طرح هاي عملياتي و ارتقاي آنها با برگزاري جلسات كارشناسي
 

منبع: http://kermanemrooz.com/newslink.php?nid=31821