شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : ده گام ساده براي مستندسازي فرايندهاي كسب و كار
دوشنبه، 23 مرداد 1396 - 11:18 کد خبر:30924
اغلب سازمان ها از فرايندهاي كسب و كار تكراري براي انجام ماموريت هاي خود بهره مي برند و چنانچه سازماني بخواهد وضعيت موجود خود را بهبود بخشد، مي بايست ابتدا وضعيت موجود را مستند نمايد.

شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- اغلب سازمان ها از فرايندهاي كسب و كار تكراري براي انجام ماموريت هاي خود بهره مي برند و چنانچه سازماني بخواهد وضعيت موجود خود را بهبود بخشد، مي بايست ابتدا وضعيت موجود را مستند نمايد.

 

مستندسازي اين فرايندها مي تواند در قالب هاي مختلف و با رويكردهاي گوناگوني انجام پذيرد. اما بسياري از سازمان ها به قدري درگير كسب و كار و امور جاري خود مي شوند كه از مستندسازي فرايندهاي خود غافل مي شوند.

 

حال آن كه جدا از مباحث بهبود فرايندي مستمر كه امري لازم است، ارائه ي خدمات و محصولات استاندارد و در نهايت رضايت مشتريان نيز در گرو داشتن فرايندهاي يكپارچه و استاندارد است. لذا اولين گام براي هر گونه اقدامي در راستاي حفظ و بهبود وضعيت موجود، مستندسازي فرايندهاي سازمان خواهد بود. در ادامه الگويي گام به گام و سريع براي مستندسازي فرايندهاي سازماني ارائه خواهد شد:

1 نام گذاري فرايند: براي آغاز، عنوان فرايندهاي سازمان را به همراه توصيفي مختصر بنويسيد.


2 مرزبندي فرايند: نقاط آغاز و پايان هر فرايند را تعيين كنيد. چه چيزهايي موجب آغاز فرايند مي شوند و چگونه متوجه پايان فرايند مي شويد؟


3 خروجي هاي فرايند: تعيين كنيد چه چيزي توسط فرايند توليد مي شود.


4 ورودي هاي فرايند: مشخص كنيد چه مواردي لازم است تا فرايند انجام شود و اين موارد از كجا مي آيند (مانند نامه، فكس، وب، تلفن و ...).


5 فعاليت هاي فرايند: با استفاده از تكنيك توفان مغزي، فعاليت هايي را كه مي بايست انجام شوند تا يك فرايند از آغاز تا پايان انجام پذيرد، مشخص كنيد. اين فعاليت ها را در قالب عبارت هايي همچون پذيرفتن درخواست، امضاي نامه، توزيع كردن فرم و ... بيان كنيد. در اين مرحله نگران ترتيب و اولويت انجام فعاليت ها نباشيد و آزادانه فكر كنيد. يادداشت نويسي بر روي كاغذهاي كوچك در اين گام بسيار اثربخش خواهد بود. هر فعاليت را جداگانه بر روي يك كاغذ يادداشت بنويسيد.


6 سازماندهي فرايند: تمام مواردي را كه در گام قبلي به صورت توفان مغزي نوشته بوديد، در اين مرحله به ترتيب درست و در قالب يك نمودار جريان فرايند بنويسيد. اطمينان حاصل كنيد كه نقاط كليدي تصميم را به درستي در هر فرايند شناسايي و مشخص كرده ايد.


7 مرور فرايند: نگاه دوباره اي به ترتيب فعاليت ها داشته باشيد. آيا بر اساس مرزهاي تعيين شده در گام دوم كامل به نظر مي رسد؟


8 نقش هاي فرايند: نقش هايي (كساني) را كه وظيفه ي انجام هر فعاليت بر عهده آنان است را در طول فرايند مشخص كنيد. به هر فعاليت يك نقش تخصيص دهيد. يعني معين شود كه انجام هر فعاليت را چه كسي بر عهده خواهد داشت.


9 ثبت فرايند در نرم افزار: پس از انجام تمامي گام هاي ياد شده، در اين مرحله مي بايست با بهره گيري از يك نرم افزار مستندسازي فرايند، آن را ثبت و ضبط نمود.


مرور نهايي فرايند: در اين گام مي بايست جريان فرايند را با صاحبان و ذينفعان مرور كنيد و تاييد درستي هر فرايند را از تمامي اعضاي جلسه به دست آوريد.

البته بديهي است كه مستندسازي فرايندهاي كسب و كار در سازمان، امري تخصصي است و نياز به تجربيات گذشته و همچنين دانش آكادميك افراد دارد، اما اگر در سازمان شما تاكنون هيچ اقدامي در اين خصوص انجام نگرفته باشد، اين الگوي ده گانه مي تواند نقطه ي آغاز مناسبي براي اين حركت باشد. چرا كه مستندسازي و بهبود فرايند امري پيوسته است كه در طول زمان مي بايست در سازمان جاري باشد.


www.imadiseh.ir
https://t.me/iBazari