اشاره
شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- نشريات داخلي، ميتواند نقش موثري را در ايجاد ارتباط متقابل و متعادل بين بخشهاي مختلف يك سازمان ايفا نمايند و فرصت مناسبي را براي تشريح و تبيين اهداف سازماني و جلب مشاركت پرسنل، براي اداره سازمان فراهم آوردند.
در حال حاضر نشريات درون سازماني به عنوان يك رسانه در اغلب سازمانها منتشر ميشوند. اين نشريات در قالبهاي «نشريه داخلي»، «بولتن»، «خبرنامه»، «پيك» و … و در شكل و شمايلهاي متفاوتي به چاپ ميرسند.
هدف نشريه داخلي
روشن كردن افكار عمومي در سازمان و آگاهي داده به اعضاء در خصوص اتفاقات و اخباري كه در آن روي ميدهد و سهيم كردن آنان در سرنوشت خودشان از طريق تبادل افكار و آراء در شكل يك سند مكتوب ميتواند هدف و كاركرد اصلي «نشريات داخلي» باشد. همچنين پركردن اوقات فراغت كاركنان و خانواده آنان و پاسخگويي به پرسشهاي كاركنان ميتواند از ديگر اهداف انتشار يك خبرنامه باشد.
در يك وضعيت مطلوب و به شرطي كه كاركردهاي اصلي و رسالت واقعي اين گونه نشريات به درستي شناخته و به كار گرفته شوند، فرصت مناسبي براي بيان اهداف يك سازمان و همگرايي فكري، ذهني و علمي ميان مديريت و ديگر بخشهاي آن سازمان خواهد بود.
تعريف نشريه داخلي
نشريه داخلي يا خبرنامه، سند مكتوبي است كه در سازمانهاي دولتي يا غيردولتي در زمينههاي اخبار سازمان، مسايل آموزشي، فني و تخصصي، فرهنگي و سياسي و نظاير آن (مرتبط با سياستها و وظايف قانوني و در محدوده فعاليتهاي سازمان) منتشر و به منظور اطلاعرساني، ايجاد ارتباط و همگرايي فكري و عملي بين مسئولان سازمان و كاركنان و جلب نظر و همكاري طرفين بين اعضاي سازمان توزيع ميشود.
محتواي نشريه داخلي
با توجه به اهداف و ماموريتهاي يك سازمان نشريه داخلي از بخشهاي مختلفي تشكيل ميشود كه بخشهاي ذيل معمولاً ميتوانند به عنوان بخشهاي اصلي مورد توجه قرار گيرند.
- سرمقاله (بيان خط و مشيهاي خبرنامه، مناسبتها، پيامهاي اداري و …)
- مقالات (آموزشي، تخصصي، فرهنگي، اجتماعي، سياسي و …)
- گزارش (اداري، آموزشي، اختصاصي، فرهنگي، اجتماعي و …)
- تريبون آزاد (ستون ويژه كاركنان و خوانندگان در قالبهاي مصاحبه، مقاله، نقد، پيشنهاد، خاطره و …)
- اخبار (پيشرفتهاي سازمان، اتفاقات جديد، اخبار انتصابها و …(
- مسابقه و سرگرمي (جدول، مسابقات، طنز، كاريكاتور و …)
- تازهها (در زمينههاي علمي، فني، آموزشي، فرهنگي و …)
علاوه بر موارد ياد شده براي غناي نشريه و افزايش جذابيت آن با توجه به ماموريتها و اهداف اصلي هر سازمان ميتوان عناوين مرتبط ديگري چون: بهداشت، جامعه، ورزشي و … را به مطالب نشريه اضافه كرد.
مديريت نشريه داخلي
چاپ و دوام انتشار يك نشريه داخلي، نيازمند مديريت، سازماندهي و طراحي بر اساس اصول حرفهاي مربوط به آن ميباشد.
وجود يك مدير مسئول و بخشهاي تحريريه، ويرايش، حروف چيني، صفحه بندي، طراخي و عكاسي، نظارت بر چاپ و توزيع براي توليد يك نشريه داخلي ضروري ميباشد.
همچنين با توجه به بخشهاي فوق يك تركيب نيروي انساني شامل: خبرنگار، گزارشگر، عكاس، طراح، صفحه بند، ناظر چاپ، ويراستار و متصدي توزيع براي اداره نشريه مورد نياز است و براي سامان دهي امور اجرايي و محتوايي نشريه نياز به يك سردبير و مدير اجرايي نيز ميباشد.
با توجه به موارد فوق ساختار تشكيلاتي يك نشريه داخلي ميتواند به شرح زير باشد.
انتشار نشريه داخلي
برابر «ماده 15 آيين نامه قانون مطبوعات مصوب سال 1364» قبل از انتشار نشريه و با مراجعه به اداره كل مطبوعات داخلي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي و طي مراحل قانوني و اداري بايد مجوز انتشار نشريه را دريافت كرد.
بر اساس اين ماده قانوني، ضوابط مربوط به صدور مجوز براي نشريه داخلي به شرح زير است:
1. درخواست انتشار نشريه و معرفي مدير مسئول پيشنهادي از سوي بالاترين مقام مسئول سازمان؛
2. مطالب و اخبار به طور عمده بايستي درباره اهداف و شرح وظايف مركز درخواست كننده و فقط براي استفاده كاركنان باشد؛
3. داراي چاپ ساده و حداكثر دو رنگ براي جلد باشد؛
4. تعداد صفحات نبايد از 48 صفحه تجاوز كند؛
5. رايگان باشد.
همچنين در تبصره 2 اين ماده قانوني تصريح شده است، صدور مجوز انتشار نشريات دولتي با رعايت ساير قوانين مربوط خواهد بود. پس از كسب مجوز انتشار نشريه توجه به موارد زير ضروري و راهگشا خواهد بود.
- تعيين هدف يا اهداف نشريه؛
- تعريف و تعيين مخاطبان نشريه؛
- تعيين كيفيت مورد نظر براي نشريه در خصوص (قطع، چاپ، نوع كاغذ و …)؛
- انتخاب نام و نشانه نشريه؛
- تعيين مسئولان و اعضاي هيئت تحريريه؛
- زمان انتشار و نحوه توزيع نشريه و …
همچنين اصول و قواعد زير در تنظيم مطالب خبرنامه بايد مورد توجه قرار گيرد.
- رعايت اصل ساده و كوتاه نويسي مطالب؛
- پرهيز از طرح اطلاعات كلي و يا بسيار جزئي و كاربرد جملات به صورت كامل؛
- پرهيز از ارائه اطلاعات و آمارهاي مبهم و بيان مطالب به صورت قابل فهم براي عموم مخاطبان؛
- عدم كاربرد اصطلاحات تخصصي و كلمات و عبارات پيچيده؛
- رعايت اصول خبرنويسي (تنظيم خبر، توجه به عناصر و ارزشهاي خبري، تيتر، سوتيتر و …)؛
- بيان موضوعات مطالب از ساده به پيچيده؛
- استفاده از جذابيتهاي بصري و طراحي مناسب و گيرا به خصوص در روي جلد نشريه.
توزيع نشريه داخلي
نشريه پس از چاپ و در اولين فرصت مناسب بايد توزيع شود.
از آن جايي كه اين گونه نشريات داراي محدوديت زماني و حاوي اخبار و اطلاعات نو و تازه هستند در صورت تاخير تازگي و جذابيت خود را از دست خواهند داد.
روشهاي توزيع
- ارسال نشريه به منازل كاركنان از طريق پست؛
- در صورت امكان ارسال الكترونيكي نشريه به آدرسهاي پست الكترونيك همكاران؛
- ارسال نشريه به وسيله نامه رسانهاي سازمان براي كاركنان؛
- توزيع نشريه از طريق قرار دادن نشريه در محل قابل دسترس كاركنان مانند ايستگاههاي مطالعه و …؛
- توزيع نشريه در پايان كار روزانه و هنگام ترك سازمان؛
- ارسال نشريه از طريق سيستم اداري و دبيرخانه سازمان در محل كار افراد.