شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : نكاتي براي جلوگيري از اشتباهات پرهزينه در ارسال فوري ايميل
شنبه، 12 اسفند 1391 - 17:50 کد خبر:2659
به عنوان كارشناس روابط عمومي مهم است كه در همه كارها دقت عمل به خرج دهيم و اين مسايل را دست كم نگيريم. اين امر مي تواند موجب حفظ وفاداري مشتري و ايجاد روابط خوب با خبرنگاران شود.

نكاتي براي جلوگيري از اشتباهات پرهزينه در ارسال فوري ايميل
مليسا هرلي


شارا، زهرا بابازادگان-بايد سريع كار كنيم. اغلب ضرب العجل هاي كوتاه و مشترياني داريم كه به ما براي دريافت پاسخ سريع اعتماد مي كنند.
متاسفانه، زماني كه به سرعت كار مي كنيم، اشتباهات كوچكي اتفاق مي افتد و به عنوان متخصصان ارتباطات، اشتباهات كوچك مي تواند پرهزينه باشد، به ويژه هنگامي كه ما در حال صحبت كردن با اعضاي رسانه ها باشيم.
قبل از اينكه كليد "ارسال" را در يك ايميل فشار دهيد و يا گوشي تلفن را براي تماس با يك مشتري يا خبرنگار برداريد مطمئن شويد كه اين نكات را براي جلوگيري از يك قدم اشتباه كه مي تواند به رابطه شما صدمه بزند در نظر گرفته ايد.
1. كارشناس ايميل باشيد: ارسال تصادفي يك ايميل به مشتري اشتباه و يا يك خبر نيمه آماده به يك خبرنگار كه داراي نام اشتباه، بدون خط موضوع، ضميمه فراموش شده و يا با قالب بندي (رنگ و تناقضات فونت) نامرتب باشد، شرم آور است و به روابط شما با مشتري يا روزنامه نگار آسيب مي رساند. شما مي توانيد با چند دستورالعمل ساده از ارسال ايميل باعجله جلوگيري كنيد.
هنگام تهيه ايميل پيش نويس، آدرس ايميل گيرنده را در آخر وارد كنيد. اگر شما در حال پاسخ دادن به يك ايميل هستيد، آدرس را حذف و بعد از تهيه پيش نويس پاسخ آن را دوباره وارد كنيد. اگر آدرس ايميل را در آخر وارد كنيد، خطر ارسال اشتباهي در اثر برخورد اتفاقي با كليد ارسال پيش نخواهد آمد.

2. سوالات مناسب بپرسيد: مشتريان (گاهي) پرسش را دوست دارند زيرا آنها ترجيح مي دهند پروژه هايشان در بار اول بادقت به انجام برسند و تاخير زماني در اثر سوء تفاهم پيش نيايد و اطمينان حاصل كنند كه ما به درستي نمايندگي آنها را بدست گرفته ايم. قبل از طرح هر سوالي موارد زير را در نظر بگيريد:
آيا من در حال حاضر پاسخ را مي دانم و يا به آساني قادر به يافتن پاسخ هستم؟ اگر پاسخ به راحتي در سندي كه در اختيار شماست وجود دارد يا در يك ايميل و يا از طريق اينترنت قابل دسترسي است، اين گزينه ها را قبل از درخواست از مشتري امتحان كنيد. اين شما را كاردان و مطلع معرفي مي كند و نشان مي دهد كه تا چه اندازه به وقت مشتري خود ارزش قايل هستيد.
همگي ما اين وضعيت را تجربه كرده ايم. ما همه دكمه "ارسال" در يك ايميل را به طور تصادفي فشرده ايم و پس از آن زماني كه متوجه شديم نامه از صندوق پستي ما اشتباها ارسال شده و كاري از دست ما برنمي آيد دچار وحشت و نگراني شده ايم. ما همه سوالاتي پرسيده ايم كه احتمالا مي توانستيم خودمان پاسخش را بيابيم، اما شتابزده عمل كرده ايم.
با اين حال به عنوان كارشناس روابط عمومي مهم است كه در همه كارها دقت عمل به خرج دهيم و اين مسايل را دست كم نگيريم. اين امر مي تواند موجب حفظ وفاداري مشتري و ايجاد روابط خوب با خبرنگاران شود.

مليسا هرلي مدير ارشد شركت روابط عمومي و رسانه هاي اجتماعي افكت در نيويورك مي باشد.

 

منبع اول: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران(شارا)