شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- ميدانيد كه پنج وظيفه اصلي مديريت عبارتند از: برنامهريزي، سازماندهي، به كارگماري نيروي انساني، رهبري و نظارت. حال ميخواهيم بدانيم برنامهريزي چيست و به چه منظوري صورت ميگيرد؟ درطراحي شرايط مناسب براي عملكرد موثر افرادي كه به شكل گروهي باهم كار ميكنند، ضروريترين وظيفه مديرآن است كه اطمينان يابد همه افراد ازهدفها و مقاصد گروه و شيوه هاي دستيابي به آن آگاه هستند، اگر قرار است كه كوشش گروه كارساز باشد افراد بايد بدانند كه ازآنان چه انتظاري ميرود، اين وظيفه برنامهريزي است.
درميان همه وظايف مديريت برنامهريزي، بنياديترين آنهاست. برنامهريزي يعني آن كه ازميان گزينههاي گوناگون راههاي عملكرد آينده سازمان به گونه كلي انتخاب شود و براي هريك ازبخشهاي سازماني چنين گزينشي صورت گيرد، اين كار مستلزم برگزيدن هدفهاي سازمان و مقاصد هربخش و راههاي دست يافتن به آنهاست. ازاين رو برنامهها براي دستيابي به هدفهاي ازپيش تعيين شده روشهاي عقلايي فراهم ميآورد. برنامهريزي همچنين برخلاقيت مديريت دلالت دارد.
برنامهريزي ميان آنجايي كه هستيم و آن جايي كه ميخواهيم به آن برويم پلي ميسازد و امكان تحقق خواستهها را فراهم ميكند، با آن كه به ندرت ميتوانيم آينده را درست پيشبيني كنيم و با آنكه عاملهاي بيروني ازنظارت ما ميتوانند با بهترين برنامههاي تهيه شده معارض گردند تا زماني كه براي آينده برنامهريزي نكنيم پيشامدها را به وقت واميگذاريم. برنامهريزي فرآيند فكري دشواري است كه لازم ميسازد تا آگاهانه راههاي عمل را تعيين كنيم و تصميمات خود را برپايه هدف، شناخت و برآوردهاي سنجيده استوار سازيم.
ماهيت برنامهريزي
ماميتوانيم با بررسي چهار جنبه عمده برنامهريزي ماهيت آن را آشكار سازيم:
1)كمكهاي برنامهريزي واهداف سازمان
2)اهميت نخستين آن درميان كارهاي ويژه مدير
3)گستردگي آن
4)كارآمدي دربه نتيجه رسانيدن برنامه
مقصود هربرنامه و ديگر طرحهاي كمكي آن ياري دادن به تحقق اهداف سازمان است، اين اصل درماهيت كارهاي سازمانيافته وجود دارد، ازآنجا كه عمليات مديريت درسازماندهي به كارگماري نيروي انساني، هدايت و نظارت برفعاليتها براي ياري رساندن به تحقق هدفهاي سازمان طراحي ميشوند، بنابراين برنامهريزي به گونه منطقي بيش از ديگر وظايف مديريت ميآيد با آنكه درعمل همه وظايف مديريت به هم ارتباط دارند، برنامهريزي سرشتي يگانه دارد چون كه به كار برقراري هدفهاي ضروري دركوششهاي گروهي ميپردازد.
همچنين يك مديربايد برنامهريزي كند تا پي ببرد كه به چه نوع ازپيوندهاي سازماني و شايستگي شخصي نياز است و زيردستان بايد درچه راهي راهنمايي شوند و چه نوع نظارت را به كار بست و البته اگر قرار باشد همه وظايف ديگر مديريت اثربخش وكارسازباشند بايد آنها را نيز برنامهريزي كرد.
برنامهريزي و نظارت ازهم جداناشدني هستند و براي برنامهريزي نشده نميتوان نظارت كرد، زيرا نظارت يعني پيشبرد فعاليتها درراستاي درست از راه تصحيح كجرويهايي كه دربرنامهها روي داده است، اگر برنامه نباشد هرگونه كوششي براي نظارت كردن بيمعني است زيرا براي اشخاص راهنمايي وجود ندارد كه بدانند به همان سويي كه ميخواهند بروند گام برميدارند. پس برنامهريزي معيارهاي نظارت را فراهم ميآورد.
برنامهريزي وظيفه مديران است، اگرچه ماهيت و دامنه برنامهريزي برپايه اختيارات هرمدير و سياستهاي كلي و برنامههايي كه ازسوي بالادستان تعيين ميشود تغيير پيدا ميكند اما درعمل ناممكن است كه كار مديران راچنان محدود كنيم كه آنان نتوانند هيچگونه آزادي نداشته باشند و اگر مديران ازمسووليت برنامهريزي برخوردار نباشند ديگر نميتوان آنها را مدير ناميد. اگرما دامنه گسترده برنامهريزي را نپذيريم آنگاه آسانترميتوانيم دريابيم كه چرا بعضيها بين تعيين سياستهاي كلي و اداره كردن يا بين مدير يا كارگزار يا سرپرست جدايي قايل هستند.
يك مديربه دليل اختياراتش يا پايگاهش درسازمان ممكن است درقياس با مدير ديگر برنامههاي گستردهتر و يا مهمتري بريزد همچنين برنامهريزي يك مدير درسنجش با مدير ديگر ممكن است بنياديتر و درخور به كاربستن دربخش گستردهتري ازسازمان باشد. درهرحال همه مديران از روسا تا سرپرستان رده پايين برنامهريزي ميكنند حتي رييس يك دسته ازكارگران راهسازي يا كارگران كارخانه با رعايت دستورها و روش هاي تقريباً مشخص تا اندازهاي به برنامهريزي دست ميزنند. شايان توجه است كه يك عامل موثر موفقيت سرپرستان درپايينترين رده سازماني به ميزان توانايي آنها دربرنامهريزي بستگي دارد.
با آنكه همه مديران برنامهريزي ميكنند ولي برنامهاي كه براي كار ازسوي سرپرست خط اول توليد تنظيم ميشود با برنامه راهبردي كه ازسوي مديران بلندپايه فراهم ميشود فرق دارد. درهمان حال كه مديران بلندپايه مسيركلي شركت را برنامهريزي ميكنند، مديران درهمه ردههاي سازماني بايد برنامههاي خود را آماده سازند تا ازآن راه به هدفهاي كلي سازمان ياري دهند.
كارايي يك برنامه را ازطريق كمكهايي كه آن برنامه دردستيابي به هدفهاي سازمان ميكند دربرابر هزينهها و ديگر عواملي كه براي تنظيم و اجراي آن به كار برده ميشوند، يك برنامه ميتواند دستيابي به اهداف را آسان سازد ولي با يك هزينههاي بالاي غيرضروري.
برنامهها زماني كارآمد هستند كه با هزينههاي معقول دستيابي به هدف را ممكن سازند. هزينه تنها درقالب پول و زمان اندازهگيري نميشود بلكه ميزان خشنودي فردي و گروهي را نيز به حساب ميآورد. بسياري ازمديران برنامههايي رابه كار بستهاند كه هزينه آنها، بيشتر از درآمدي بود كه ازآن برنامهها ميشود به دست آورد.
برنامهها حتي ميتوانند رسيدن به هدفها را ناشدني كنند به ويژه اگر اين برنامهها گروه مهمي را دردرون سازمان ناخشنود سازند. همچنين لازم است براي تحقق و پيشبرد برنامه ها روشهاي درستي به كار گرفته شود حتي بهترين برنامهها اگر با روش هاي مثبت توام نباشند به شكست ميانجامند.
انواع برنامهها
كوتاهي بعضي ازمديران درپي بردن به اين مهم كه شمار گوناگوني برنامه وجود دارد اغلب دشواريهايي در راه كاميابي برنامهريزي پديد آورده است. يك طرحي عمده مانند ساخت و تجهيز يك كارخانه نوعي برنامه است ولي بايد به ياد داشت كه شمار ديگري از راههاي عمل وجود دارد كه ميتوانند برنامه به شمار آيند، اگر به ذهن بسپاريم كه يك برنامه هرطرح مربوط به آينده را دربرميگيرد آنگاه ميتوانيم پي ببريم كه برنامهها گوناگونند. اين برنامهها را بدين شرح ميتوان دستهبندي كرد:
1- مقبوليتها
2- هدف ما
3- راهبردها
4- سياستهاي كلي
5- روشها
6- دستورها
7- برنامه هاي آموزشي
8- بودجهها
هرعمل سازمانيافتهاي مقصدي دارد و براي آنكه دستهكم معنا داشته باشد بايد چنين باشد، درهرنظام اجتماعي سازمانها داراي وظيفه اساسي هستند كه ازسوي جامعه به آنها داده شده است. به عنوان مثال غرض از بازرگاني؛ ساخت و پخش فرآوردهها وخدمات است. غرض از دادگاه، تغيير و تفسير قوانين وكاربرد آنهاست. غرض از دانشگاه؛ آموزش و پرورش است. با اينكه ميان غرضها و ماموريتها فرق نميگذاريم ولي شماري ازنظريهپردازان به چنين تفاوتي معتقدند.
براي نمونه درحاليكه غرض اجتماعي يك شركت بازرگاني ممكن است ساخت و پخش كالا و خدمات باشد، اين شركت ميتواند اين ماموريت را با بهكاراندازي خطوط معيني ازمحصولات به انجام برساند. درست است كه دربرخي ازشركتهاي بازرگاني و ديگر سازمانها غرض يا ماموريت اغلب مبهم و ناشناخته ميماند. اما دربسياري ازمجموعههاي بزرگ بازرگاني ماموريت خود را نوعي انباشت ميدانند كه از راه پيوستن انواع شركتها به دست ميآيد.
مردم اغلب فكرميكنند كه ماموريت و همچنين هدف يك فعاليت بازرگاني به دست آوردن سود است. اين درست است كه هرسازماني اگر قرار باشد پايدار بماند و كاري راكه جامعه به آن سپرده است به انجام برساند بايد نوعي هدف همافزايي كه دركار بازرگاني آن را سود خوانيم، داشته باشد اما اين هدف اساسي فقط ازطريق فعاليتها وگام برداشتن درراستاهاي روشن و مشخص، دستيابي به خرد هدفها و عملي كردن ماموريت سازمان به دست ميآيد.
هدفها نهتنها نقطه پاياني برنامهريزي كه غايت سازماندهي، بكارگماري نيروي انساني، رهبري ونظارت كردن نيز هستند. درهمان حال كه برنامه اساسي يك شركت هدفهاي آن را پديد ميآورد، هربخش شركت هم ميتواند هدف هايي را براي خود داشته باشد. هدف هاي يك بخش به دستيابي هدفهاي سازمان ياري ميدهد ولي اين دودسته ازهدفها ميتوانند يكسره ازهم جدا باشند. براي نمونه هدف يك شركت بازرگاني ممكن است سودبردن از راه ساخت خط معيني از وسايل پذيرايي خانگي باشد درحالي كه هدف بخش توليد آن ميتواند ساخت تعداد مشخصي تلويزيون با طراحي كيفيت ويژه و با يك هزينه معين باشد. اين هدفها با هم سازگارند ولي با هم ازاين روي فرق دارند كه بخش ساخت نميتواند به تنهايي دستيابي به هدف شركت را تضمين كند.
سه تعريف وجود دارد كه نشانگر عموميترين كاربرد واژه راهبردهاست:
1-برنامههاي كلي و به كارگيري منابع براي دستيابي به هدفهاي فراگير
2-برنامه هدفهاي يك سازمان، منابعي كه براي دست يافتن به هدفها به كار بسته ميشوند و آن سياستهاي كلي كه برتحصيل، مصرف و توزيع منابع فرمان ميرانند.
3-تعيين هدفهاي بلندمدت يك سازمان و پذيرفتن راههاي فعاليت و منابع لازم براي دستيافتن به آن هدف
بنابراين يك شركت بايد تصميم بگيرد كه به چه نوع فعاليت بازرگاني بپردازد، آيا ميخواهد دركار ترابري يا دركار راهآهن به فعاليت دست بزند و يا ميخواهد درساخت جعبههاي مقوايي يا درساخت اتاق حمل بار وارد شود. اين شركت بايد درباره هدف رشد وگسترش خود و سودبري مطلوبي كه درنظردارد تصميم بگيرد.
يك راهبر ميتواند سياستهاي كلي عمده را دربربگيرد مانند فرستادن كالا به بازار به طور مستقيم و نه ازطريق توزيعكنندگان و يا تمركز روي فعاليتهاي انحصاري يا داشتن خط توليد كامل خودرو. بنابراين غرض از راهبردها آن است كه از راه مجموعهاي ازهدف هاي عمده و سياستهاي كلي كه درذهن داريم درعمل به تحقق درآوريم. راهبردها دقيقاً نشان نميدهند كه چگونه يك سازمان به هدفهايش دست مييابد زيرا اين كاري است كه شمار فراواني برنامههاي بزرگ وكوچك كمكي انتظار ميرود.
راهبردها چهارچوبي را براي رهبري انديشه و عمل فراهم ميآورند. اگرچه سودمندي آنها درعمل و اهميتشان درهدايت برنامهريزي جدايي راهبردها را به عنوان نوعي از برنامه براي دستيابي به مقصود توجيه ميكند، راهبردها به گونهاي فزاينده پيچيده شدهاند و جهتگيري جهاني پيدا كردهاند، خطمشي نيز درشمار برنامهها قرار دارد به اين معني كه آنها بيانيهها و يا تفاهمات كلي هستند كه انديشه وكنش را درراه تصميمگيري هدايت ميكنند يا سوق ميدهند.
همه خط مشيها را نميتوان بيانيهاي خواند گاهي ميتوان آنها را از درون عملكرد مديران بيرون كشيد. براي نمونه رييس شركت ممكن است بيشتر برلحاظ سهولت تا برپايه خطمشي پيرو اين روش باشد كه افراد را از درون سازمان ارتقاء دهد. اين روش را ممكن است زيردستان يك خطمشي به حساب آورند و به دقت ازآن پيروي كنند. به راستي يكي از دشواريهاي مديران آن است كه اطمينان يابند كه زيردستان شان تصميمات جريي مديريت را كه به قصد فراهمآوردن الگوي كار گرفته شدهاند جزء خطمشي به حساب نياورند.
خطمشيها قلمروهايي را كه بايد تصميمات درآن گرفته شود روشنميكنند و اطمينان ميدهند كه اين تصميم با يك هدف سازمان سازگار و براي دستيابي به آن سودمند است. خطمشيها ياري ميدهند تا موضوعها پيش ازآنكه به مشكل مبدل شوند درباره آن تصميم گرفته شود. ازاين رو به مديران اجازه ميدهد تا بخشي از اختيارات را واگذارند و درهمان برآنچه زيردستان شان انجام ميدهند نظارت كنند براي مثال يك شركت راهآهن اين سياست را دارد كه به جاي زمينهايي كه درقلمرو حق عبور راهآهن به فروش ميرسانيد زمينهاي صنعتي را جايگزين كند. اين سياستكلي به مدير بخش زمين اجازه ميدهد تا طرح خريد زمينهايي صنعتي را بيآن كه لازم باشد به مديريتهاي بالاي سازمان رجوع كند سامان دهد و درهمان حال يك معيار نظارت را فراهم آورد.